Réconciliation des résultats comptables en 1s 8.2. Infocraft : Formule Logement et services communaux. Quand rouler

Publié le 13/01/2017 09:22 Vues : 6504

En janvier, beaucoup de gens ont envie de tout recommencer à zéro, et j'entends très souvent de la part des clients et des lecteurs la question : « Pouvons-nous créer une nouvelle base de données 1C, laisser toutes les erreurs dans le passé et commencer à tenir correctement les registres ? Existe-t-il une sorte de possibilité automatique de « couper » la base de données 1C en début d'année ? Un tel désir est tout à fait compréhensible et compréhensible, car quelqu'un a reçu une base de données en mauvais état d'un ancien comptable, et quelqu'un a simplement étudié et commis de nombreuses erreurs, mais maintenant il a les connaissances, les compétences et le désir de travailler correctement, mais ils ne veulent pas traîner constamment le fardeau des erreurs passées. Dans le programme 1C : Enterprise Accounting 8 édition 3.0, il existe une fonction telle que la convolution base d'informations, qui permet de générer automatiquement des soldes au début de la période sélectionnée et de supprimer les anciens documents.

Pourquoi la convolution de la base de données 1C est-elle pratique ? Si vous créez simplement une nouvelle base de données vide et commencez à saisir manuellement les soldes de tous les comptes, vous passerez beaucoup de temps sur ce travail, car vous devrez transférer non seulement les montants des soldes, mais également les données de tous les répertoires nécessaires à les travaux (contreparties, particuliers, salariés, nomenclature, etc.). Lors du rapprochement, le programme lui-même générera automatiquement des soldes de comptes, que vous pourrez ajuster si nécessaire, tous les éléments des répertoires resteront dans la base de données et les anciens documents seront supprimés. Si vous souhaitez également « nettoyer » les répertoires, vous pouvez supprimer manuellement les éléments inutiles. Cela prendra beaucoup moins de temps que de saisir tous les éléments nécessaires dans une nouvelle base de données.

Une nuance importante : après le roll-up, les documents antérieurs à la date sélectionnée dans votre base de données actuelle seront supprimés, mais vous devez impérativement enregistrer ces informations dans une autre base de données, car elles peuvent encore être nécessaires pour des travaux ultérieurs. Habituellement, je crée une deuxième base de données identique (dans la liste des bases de données dans le nom vous pouvez indiquer qu'une des bases de données appartient à la période, par exemple, avant 2017, et l'autre à partir de 2017), puis vous pouvez réduire l'une des eux, dans lesquels la comptabilité sera effectuée pour l'année en cours. La deuxième base de données sert simplement d’archives des données des années passées, accessibles à tout moment.

Après avoir traité les copies de la base de données et vérifié les données sur le SALT, nous allons dans la section « Administration » et sélectionnons l'élément « Réduction de la base d'informations ».

Tout d'abord, le programme vous demandera à nouveau de faire une copie de la base de données. Si vous en avez déjà une copie, vous pouvez ignorer cet élément (décochez la case). Si vous n’en avez pas encore un exemplaire, ne le manquez sous aucun prétexte !

Ensuite, vous devez indiquer l'année au début de laquelle nous établirons les soldes. Comme c'est exact, il s'agit de l'année en cours, mais une fois dans ma pratique, je suis tombé sur une demande de laisser les données des trois dernières années dans le programme lors du cumul (à cette époque, les enregistrements dans la base de données étaient conservés depuis plus de plus de 5 ans). S'il y a plusieurs organisations dans la base de données, alors on note si le rollup sera effectué pour toutes ou uniquement pour celles sélectionnées.

A l'étape suivante, il est nécessaire d'indiquer les données à partir desquelles nous allons décomposer les registres. Si vous n'avez pas de souhaits particuliers, tous les paramètres peuvent rester inchangés.

Ensuite, nous voyons à l'écran une liste de transactions qui ont été automatiquement générées pour refléter les soldes au début de la période sélectionnée. Il est possible d'ouvrir chaque opération pour la visualiser et, si nécessaire, d'éditer les données. Mais il sera possible d'étudier attentivement les transactions générées même une fois la convolution terminée.

A l'étape suivante, les données sont vérifiées : les soldes des comptes avant et après rapprochement sont comparés. Idéalement, les montants devraient correspondre. En cas de divergences, assurez-vous d'imprimer le rapport généré par le programme et d'examiner en détail chaque compte pour lequel des différences sont survenues.

Lors de la dernière étape du rapprochement, les anciens documents sont supprimés ; ce processus peut prendre beaucoup de temps, surtout si les enregistrements du programme sont conservés depuis de nombreuses années.

Le programme signalera alors la réussite de la convolution.

Bien entendu, la convolution n’est pas une « pilule magique » et ne résoudra pas rapidement tous les problèmes si les enregistrements de la base de données n’ont pas été conservés très soigneusement pendant une longue période. Après le rapprochement, vous devrez peut-être ajuster les soldes ou comprendre pourquoi tous les documents n'ont pas été automatiquement supprimés. Dans ce cas, vous devrez consacrer un certain temps pour amener la base de données à un état optimal : travailler avec les documents de saisie des soldes et analyser pourquoi le programme n'a pas pu supprimer certains anciens documents. La seule chose que je veux vous demander, c'est de faire des copies de la base d'informations ! Et si l'état de la base de données est très négligé ou si le volume de documents saisis est important, alors il est préférable de demander l'aide de spécialistes expérimentés pour effectuer le rollup.

Effondrement de la base d'informations- une procédure que de nombreux utilisateurs connaissent depuis l'époque de la plateforme 7.7. Dans certaines organisations cette procédure Nous avons passé chaque année à l'heure convenue. Les utilisateurs travaillaient chaque année dans une base de données qui ne contenait que les soldes et mouvements de l'année en cours. À mesure que la productivité matérielle augmentait et que la plate-forme 1C s'améliorait, l'effondrement des bases de données n'est plus devenu un phénomène aussi fréquent. À cet égard, dans ce document, nous examinerons en détail ce qu'est cette procédure, ainsi que comment la réaliser dans diverses configurations 1C.

Convolution de base de données dans 1C 8 - que sont-elles et pourquoi est-elle nécessaire ?

Lors de l'exploitation de l'entreprise en Système d'Information accumule un grand nombre de documents, répertoires et autres données. Certaines de ces données ne présentent aucun intérêt pour la période de travail en cours, certaines données nécessitent un accès uniquement en mode lecture. Dans le même temps, des objets sont stockés dans le système, ce qui ralentit son fonctionnement dans son ensemble, augmente le temps d'archivage (sauvegarde), et il ne sert à rien de sauvegarder quotidiennement les données de l'année dernière si aucune modification n'y a été apportée. Bien entendu, travailler dans une seule base de données peut être nécessaire du point de vue de l'analyse des rapports et de l'échantillonnage des données sur une longue période. Tout dépend de la situation spécifique de l'organisation et de la configuration utilisée. Par exemple, si la base de données de comptabilité de gestion est correctement configurée dans la base de données de travail actuelle du service comptable de l'entreprise, il ne sert à rien de stocker les données pendant 3 à 5 ans. L'historique des transactions peut toujours être consulté dans une copie ; tous les rapports analytiques sont construits dans d'autres produits. Quelle est la sortie de cette situation - réduisez régulièrement la base de données une fois par certaine période temps.

Lors de l'exécution d'une convolution, des documents sont générés pour la saisie des soldes dans les registres sur date spécifique(date de réduction) et suppression des documents et mouvements non utilisés dans les registres (information, cumul, comptabilité) jusqu'à la date de réduction incluse (délai de réduction). Objectifs de base :

Augmenter la vitesse du programme en mode utilisateur ;

Augmenter la vitesse de travail lors de la mise à jour (modification) de la configuration, ainsi que la vitesse de test et de correction de la base d'informations ;

Créer les conditions de suppression des objets comptables qui ne sont plus nécessaires à l'utilisateur ;

Réduire la taille de la base d'informations.

Procédure générale pour effectuer la procédure de convolution

1.Création copie de sauvegarde.

Quels que soient les outils que vous utilisez, il est particulièrement important de sauvegarder votre base de données. Premièrement, cette copie ne sera pas simplement une archive de données. Il est fort possible qu'il doive être immédiatement déployé dans toute l'entreprise et mis à la disposition des utilisateurs intéressés. Il est important de bloquer l'accès aux modifications de cette base de données. Lisez comment faire une copie

2. Paramètre de convolution.

A ce stade, il est nécessaire d'indiquer l'année au début de laquelle il est prévu de décomposer la base d'informations. Autrement dit, si vous spécifiez 2013, les documents jusqu'au 31/12/2012 23:59:59 seront supprimés.

Fixez une date d’interdiction pour modifier les données. Drapeau indiquant la nécessité de fixer une date d'interdiction pour la période d'effondrement.

3.Formation de résidus.

Déterminer la composition des objets à effondrer et la méthode d'effondrement. Les actions suivantes avec les registres sont fournies :

Ne pas effondrer - les objets ne sont pas effondrés ;

Réduire - les objets qui précèdent la date de réduction sont réduits ;

Effacer - les objets précédant la date de cumul sont supprimés et les documents de saisie du solde ne sont pas créés. Le mode est disponible uniquement pour les registres d'informations.

4.Affichez les transactions.

5.Vérifiez.

A ce stade, tous les documents de saisie de solde créés sont affichés avec la possibilité de les modifier.

6.Suppression des anciens documents.

Tous les documents antérieurs à la date de roulement sont supprimés. Dans les documents comportant des mouvements restants, le drapeau « Ajustement manuel » est activé et la marque de suppression n'est pas activée.

Quel outil dois-je utiliser pour réduire la base de données ?

Malheureusement, même toutes les configurations standard ne fournissent pas un traitement standard pour effectuer une convolution.

Actuellement, le traitement est disponible uniquement dans les configurations suivantes :

• Comptabilité d'entreprise, édition 3.0/Comptabilité d'entreprise CORP., révision 3.0 (BP 3)
• Gestion du commerce, révision 11 (UT 11)

Physiquement il y a un traitement, mais vous ne pourrez pas l'utiliser ni même l'ouvrir dans les configurations suivantes :

• Gestion d'entreprise ERP (ERP)
• Automatisation intégrée 2 (KA)

Dans les commentaires du code de traitement, nous lirons une phrase peu optimiste :

// Le traitement est utilisé uniquement dans UT11

En conséquence, le traitement lui-même n'est qu'un « talon » pour le bon fonctionnement du BSP.

Il n'y a aucun traitement dans les configurations typiques suivantes :

• Gestion des salaires et du personnel 2.5, 3 (ZUP)
• Gérer notre entreprise, version 1.6 (anciennement Gérer une petite entreprise)

Ainsi, pour les données de configuration, ainsi que pour les configurations auto-écrites, vous devrez effectuer vous-même le pliage. Aussi, vous pouvez commander ces travaux auprès de professionnels !

Ainsi, l’utilisateur peut effectuer la convolution de manière autonome dans seulement deux configurations : Comptabilité 3, Commerce 11. Il est important de lire attentivement nos instructions, l’aide au traitement et de suivre toutes les recommandations de l’assistant.

Vous trouverez les traitements pour la convolution dans la section Administration (ou Données de base et administration). Sous-rubrique "Service". Nous ouvrons le traitement et effectuons soigneusement toutes les étapes préliminaires.

Vous pouvez aussi simplement écrire « convolution » dans la fenêtre de recherche des sections du programme. Vous trouverez ci-dessous une image montrant comment procéder dans Trade Management 11.

Pour réduire les configurations suivantes :

• Gestion des entreprises manufacturières, révision 1.3
• Comptabilité d'entreprise 2.0
• Gestion du commerce, édition 10.3

Vous aurez besoin d'un traitement externe de 1C, vous pouvez le télécharger depuis le site ITS, dans la section traitement de la plateforme 8.2.

Dans d'autres configurations, par exemple en UNF, il sera très problématique d'effectuer la convolution soi-même. Pour la même raison, il n’y a aucun traitement dans certaines configurations typiques. Le fait est que toutes les données ne peuvent pas être réduites correctement. Par exemple, pour les salaires, il est très important de disposer d'informations dans les registres pour le calcul correct de nombreux indicateurs. Essentiellement, vous devez clairement comprendre quels registres peuvent être réduits, lesquels ne peuvent pas l'être et lesquels peuvent être difficiles.

Pour le reste, vous devrez écrire vous-même les traitements, ou modifier ceux existants. Notre équipe possède une grande expérience dans la résolution de problèmes de ce type et propose des prix abordables. Au stade de l'étude de la base de données, nous pourrons vous indiquer immédiatement le montant total de ce type travaux

Cher lecteur, la convolution n'est pas la solution la plus efficace pour optimiser une base de données 1C : il est beaucoup plus rapide et moins laborieux de passer à SQL. Grâce au passage à SQL, vous conserverez l'accès à tous les documents, augmenterez la vitesse de la base de données plusieurs fois et vous n'aurez pas besoin de minimiser la base de données chaque année et de vous soucier de l'exactitude du transfert de données.

1C v7.7 est actuellement considéré comme obsolète, mais certaines entreprises l'utilisent encore. Comme les progrès ne s'arrêtent pas, la plupart des spécialistes 1C se sont depuis longtemps reconvertis pour la plateforme 1C:v8 et ont oublié les « sept » et ne veulent donc pas y travailler. Dans cet article, je vais vous expliquer comment réduire une base de données (archiver une période). Ce n'est pas un hasard si j'ai choisi de réduire la base de données ; le fait est que pour ceux qui utilisent actuellement les « sept », les configurations de la base de données ont été considérablement modifiées et moyens standards je ne pourrai pas l'utiliser. Cet article sera rédigé sur la base d'une configuration basée sur 1C : Commerce et Entrepôt 9.2.

Digression lyrique : Tous les traitements présentés ici appartiennent à leurs auteurs et je ne revendique en aucun cas leur paternité.

Introduisons la notation suivante :

1. La base complète est notre base de travail, que nous allons réduire progressivement.
2. Base vide - une base contenant uniquement des constantes et des ouvrages de référence.
3. Une base de données sans documents est une base de données qui contient les soldes, mais ne contient pas de documents de mouvement pour la période.
4. Base réduite - une base contenant les soldes et les documents de mouvement pour la période.

Développons donc un petit algorithme pour effectuer une convolution de base de données :

1. Vérifier la base d'informations pour les erreurs ;
2. Ajout d'un document à la configuration pour travailler avec les registres ;
3. Créer une copie de la base d'informations ;
4. Supprimer tous les documents et détails périodiques de la base de données ;
5. Formation et transfert des soldes de la « Base de données complète » vers la « Base de données vide » ;
6. Transfert des documents effectuant un mouvement pendant la période de roll-up de la « Base de données complète » vers la « Base sans documents » ;
7. Publication des documents et restauration des séquences dans la "Base de données Collapsed".

Et maintenant chaque étape dans l'ordre avec des photos et des explications :

1. Vérification de la base d'informations pour les erreurs - cette étape effectué dans le configurateur. (Administration - Tests et corrections).

Nous devons maintenant configurer le processus de test et de correction ; pour ce faire, cliquez sur le bouton « Paramètres » :

Nous mettons toutes les cases à cocher comme sur les images, cliquez sur « OK » et « Exécuter ». Le processus de test et de correction est assez long, surtout si la base de données est volumineuse. Il semblera que tout est gelé, mais en réalité tout fonctionne.

2. Ajout d'un document à la configuration pour travailler avec les registres - ce document nous permet de créer un document contenant les données du registre dont nous avons besoin. Vous pouvez télécharger le document. À l'intérieur de l'archive, il y a une explication sur la façon d'ajouter un document à la base de données, mais je vais le dupliquer ici. Ouvrez le configurateur et appelez l'assistant de fusion des configurations (Configuration-Merging Configurations), une fenêtre de sélection d'un fichier de configuration s'ouvrira. Indiquons le chemin d'accès à l'endroit où nous l'avons décompressé et sélectionnons le fichier 1Cv7.MD.

Nous n'avons besoin que d'un seul document, nous décochons donc toutes les cases sauf « Documents », vérifions que les commutateurs en bas de la fenêtre sont comme dans la capture d'écran et cliquons sur « OK ». Le programme ajoutera le document et ouvrira la configuration. Vous devez maintenant enregistrer les modifications ; pour ce faire, cliquez sur le bouton « Enregistrer » et acceptez les modifications.

3. Création d'une copie de l'infobase - tout est simple ici, nous copions simplement le répertoire de l'infobase (celui dans lequel nous avons vérifié et ajouté le document) dans un nouveau répertoire et spécifions le chemin d'accès à celui-ci dans la fenêtre de sélection de configuration 1C.

4. Suppression de tous les documents et détails périodiques de la base de données - pour effectuer cette procédure, nous aurons besoin d'un fichier *.bat. Téléchargez, copiez dans un dossier avec une copie de l'infobase et exécutez - cette action vous permettra de supprimer tous les documents de la base de données. L'étape suivante consiste à lancer 1C en mode exclusif en mode 1C : Entreprise (vous devez exécuter une copie sans documents), la base de données sera réindexée. Nous devons maintenant effacer la base de données des détails périodiques - pour ce faire, nous allons commencer à tester et à corriger la base de données dans le configurateur (similaire au point 1).

5. Formation et transfert des soldes de la « Base de données complète » vers la « Base de données vide » - pour terminer cette étape, ouvrez la « Base de données complète » et créez le document « Soldes par registre » que nous avons intégré dans la configuration. Les documents doivent être générés la veille du jour du roll-up, par exemple, si on remonte la base de données le 01/01/2011, alors les documents doivent être générés le 31/12/2010. Pour créer un document, nous devons ouvrir le journal général des documents, appuyer sur le bouton "Insérer" du clavier ou "Entrée nouvelle ligne" dans la fenêtre du journal général.

Ensuite, vous devez sélectionner le document « Soldes selon le registre » et cliquer sur « OK ». Un formulaire de document devrait s'ouvrir comme indiqué ci-dessous :

Nous devons maintenant générer des soldes pour chaque registre de notre base de données. Pour ce faire, sélectionnez le registre dont nous avons besoin dans la liste déroulante et cliquez sur le bouton « Remplir », l'essentiel est de ne pas oublier à quelle date nous créons les soldes. Si le rollup de base est effectué le 01/01/11, alors les soldes sont constitués le 31/12/10. Après avoir rempli le document, cliquez sur les boutons « Enregistrer » et « Fermer » ; le document ne peut pas être publié. Cette opération doit être effectuée pour chaque registre de votre base de données (sélectionnez le registre souhaité dans la liste déroulante, n'oubliez pas la date). Tous les documents « Soldes selon le registre » doivent être générés en une journée.

Après avoir généré tous les documents « Soldes selon le registre », nous devons les transférer vers la « Base vide ». Pour transférer, nous avons besoin de ce traitement. Téléchargez, décompressez et ouvrez le fichier « Universal.ert » dans la « Base de données complète » (Fichier->Open-Universal.ert). Une fenêtre s'ouvrira comme indiqué ci-dessous :

Vous devez maintenant configurer le traitement ; pour ce faire, étape par étape (comme dans la capture d'écran ci-dessous), remplissez toutes les conditions de traitement :

N'oubliez pas que lors du traitement, vous spécifiez le chemin vers la "Base vide". Une fois que vous avez rempli toutes les exigences de traitement sur le premier onglet, nous procédons directement au transfert des soldes. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet « Documents », marquez le seul document « Soldes selon le registre » et fixez la date à laquelle les documents ont été générés.

On vérifie la correspondance avec la capture d'écran ci-dessus, si tout correspond, alors cliquez sur « OK » -> « Transférer les documents ».

Le transfert des soldes vers la « Base vide » commencera ; une fois le transfert terminé, vous devrez ouvrir notre « Base vide » dans laquelle les soldes ont été transférés et déposer tous les documents dans les « Soldes selon le registre ». Pour cela, ouvrez le journal général des pièces, rendez-vous à la date de transfert (dans notre cas, le 31/12/10) et comptabilisez tous les documents « Soldes selon le registre ».

7. Transfert des documents circulant pendant la période de roll-up de la « Base de données complète » vers la « Base sans documents » - cette étape s'effectue comme la précédente, par traitement. Nous savons déjà comment l'utiliser, nous faisons donc tout comme dans la capture d'écran du point 6 :

Allez dans l'onglet "Documents", sélectionnez absolument tous les documents et définissez la plage de dates du début de la période au moment actuel, dans notre cas du 01/01/11 au 13/10/11. Nous définissons également les commutateurs « Sur marqué pour suppression » et « Sur effectué » selon la capture d'écran.

L'étape suivante consiste à accéder à l'onglet "Paramètres avancés". Vous devez cocher les cases comme sur la capture d'écran, indiquer votre plage de dates :

Après avoir coché toutes les cases et commutateurs, cliquez sur « OK » -> « Transférer des documents » (capture d'écran de l'étape 6) :

7. Publication des documents et restauration des séquences dans la « Base de données effondrée » - une fois le transfert des documents terminé, il sera nécessaire de republier l'intégralité de la base de données « effondrée » depuis le début de la période jusqu'à la date du jour (dans notre cas, le 01.01 .11-13.10.11). "Opérations" -> "Publication de documents" :

P.S. : Résolution des problèmes avec le document « Soldes selon le registre » :

Après la publication de l'article, j'ai reçu de nombreuses demandes par email demandant pourquoi le document « Soldes selon le registre » n'est pas rempli et donne une erreur. Résoudre ce problème et pour répondre aux questions de chacun, je laisse ici un guide pour finaliser le document.

1. Ouvrez le configurateur et sélectionnez le document « Enregistrer les soldes ».

2. Ouvrez le formulaire de document :

3. Cliquez sur le bouton "Nouveau" et ajoutez le nombre requis de ressources et de dimensions.
a) Pour la ressource, les paramètres sont les suivants :

b) Pour mesurer, les paramètres sont les suivants :

Pour ma base, j'ai créé environ 10 dimensions et 9 ressources.

4. Ouvrez le formulaire de document dans le configurateur et cliquez sur le bouton « Formulaire » :

5. Dans le formulaire qui s'ouvre, sélectionnez la partie tabulaire et cliquez sur le bouton illustré dans la figure « Ajouter des détails » :

6. En bas, sélectionnez toutes les nouvelles ressources et dimensions et collez-les dans le document :

7. Après l'insertion, enregistrez le document.

P.S. : Si quelque chose n’est pas clair, le courrier est toujours ouvert pour vous !

P.P.S. : Le processus de cumul de périodes décrit dans cet article n'est pas adapté au cumul des totaux comptables. Pour regrouper les résultats comptables, vous devez utiliser le traitement standard wrap.ert ou développer une nouvelle méthodologie.

À mesure que la base d'informations fonctionne, sa taille augmente inévitablement. DANS grandes entreprises il peut atteindre 5 Gigaoctets par an ou plus. Une croissance aussi rapide peut affecter à la fois les performances du programme et la sécurité des données. Comment taille plus grande base d'informations, plus les pannes entraînant une perte de données sont probables.

Comment effacer la base de données d'informations 1C, en conservant toutes les informations nécessaires ?

"L'effondrement de la base d'informations 1C" aidera à résoudre ce problème - le processus de traitement des documents et des registres de configuration, vous permettant de supprimer les anciens documents inutiles. Au lieu de cela, plusieurs documents sont générés pour saisir les soldes pour une période donnée. Ainsi, on « réduit » la comptabilité à une période donnée.

Les principaux objectifs de la convolution sont :

Augmentation de la vitesse du système

Réduire la taille de la base d'informations

Vous devriez penser à la convolution si :

1C ralentit

Grande taille Bases de données 1C (à partir de 5 Gigaoctets et plus)

La mise à jour 1C prend beaucoup de temps

Les documents des années passées sont une horreur

Dans le cadre du projet, j'ai été confronté à la tâche : Comment réduire la base de données 1C lors du passage de 1C:ERP 2.0 à 1C:ERP 2.1 ?

Au moment du besoin de réduction, la société 1C a développé des mécanismes standards uniquement pour 1C:UT 11 et 1C:BP 3.0, ainsi que pour les anciennes versions.

Pour développer le rollup, j'ai pris comme base le mécanisme de 1C:UT 11. La sortie de 1C:UT 11 a eu lieu à peu près en même temps que 1C:ERP 2.0.

Étapes de réduction d'une base de données 1C

La base d'informations est constituée en trois étapes :

saisir des soldes

supprimer les données des périodes passées (supprimer les mouvements et marquer les documents à supprimer)

• rapprochement des soldes avec la base de travail

Saisie des soldes

Des documents spéciaux sont fournis pour la saisie des soldes dans n'importe quelle configuration.

La configuration 1C:ERP est une symbiose de plusieurs sous-systèmes. Chaque sous-système utilise ses propres documents pour saisir les soldes initiaux.

Pour certains documents de saisie des soldes dans 1C:UT 11, des procédures sont prévues pour le remplissage automatique des soldes par les registres.

Par exemple, « marchandises en entrepôts », « règlements mutuels avec clients/fournisseurs », « commandes clients/fournisseurs », « emballages consignés », « espèces »).

Pour les autres documents, il est nécessaire de développer vos propres procédures.

Par exemple, les « règlements avec les salariés », en partie selon les registres comptables, les dossiers du personnel, les actifs non courants.

Avant de transférer des soldes, vous devez analyser quelles données de la base de données source doivent être transférées. Afin de ne rien manquer lors du développement, j'ai déterminé pour quels registres d'accumulation, de comptabilité et d'information il y a des soldes (données) dans la base de données source à la date de saisie - j'ai développé un rapport sur les soldes et les mouvements pour toutes les accumulations, informations, comptabilité enregistre.

• Remplir les documents « Saisie des soldes initiaux »

Pour chaque type d'opération de saisie des soldes, j'ai analysé l'existence d'un mécanisme de saisie des soldes en traitement à partir de 1C:UT 11, déterminé quels registres déplacent ce type d'opération. Pour les mécanismes de saisie des soldes inexistants, j'ai développé le mien.

• Remplir les documents « Ajustement des registres », « Transfert de données » et « Fonctionnement (comptabilité réglementée) »

Après avoir développé la saisie des soldes à l'aide de documents standard, il s'est avéré que pour certains sous-systèmes, mécanismes et registres, il n'existe pas de documents correspondants pour la saisie des soldes.

Par exemple, les soldes des registres de production, les « autres actifs et passifs », les « ordres de transfert », les « ordres d'émission », les « règlements avec les fonds des primes d'assurance ».

Vous pouvez modifier le paramétrage de la saisie des soldes à l'aide des registres (mécanismes) suivants ou développer le remplissage des soldes à l'aide de documents :

"Transfert de données" - adapté aux registres des sous-systèmes de paie et de gestion du personnel

"Opération (comptabilité réglementée)" - adapté aux soldes des registres comptables basés sur des données qui n'étaient pas reflétées dans les documents "Saisie des soldes"

• « Ajustement du registre » - adapté à d'autres sous-systèmes.
• Schémas complexes de saisie des soldes

Pour certains mécanismes 1C:ERP, vous ne pouvez pas vous limiter à la saisie des soldes à la date de cumul. Cela est dû au fait que pour certains mécanismes, les données clés sont stockées non seulement dans les registres, mais également dans les documents eux-mêmes. Il s’agit essentiellement de documents référencés par les données du registre. Dans le traitement standard de la saisie du solde, un tel mécanisme est conçu pour enregistrer les commandes des clients. Son essence est la suivante :

1. Les soldes restants des soldes de commandes non clôturés sont pris en compte

2. Les documents du reste sont marqués d'un commentaire spécial

3. Pour les commandes partiellement non clôturées, la partie tabulaire est remplie uniquement avec les données de solde à la date de cumul

Dans ce cas, nous ne saisissons pas les documents d'inscription des soldes dans les registres du mécanisme de commande, et les documents de commande pour lesquels il existe des soldes sont marqués d'un commentaire spécial. Ces documents ne sont pas supprimés lors des étapes ultérieures de réduction.

J'ai utilisé le même mécanisme pour les documents personnels. Les documents des salariés travaillant à la date de la réduction étaient marqués d'un commentaire spécial, les documents restants ont été supprimés lors des étapes ultérieures de réduction.

Suppression des données historiques

La suppression des données s'effectue en deux étapes :

suppression de mouvements de documents

marquage des documents pour suppression

Lors de la suppression de mouvements pour chaque registre :

1. Tous les documents sont sélectionnés qui :

« déplacé » le registre jusqu’à la date d’effondrement

2. L'utilisation des totaux est désactivée

3. Les mouvements sont supprimés pour chaque document

Pour chaque type de document, une liste de documents ne contenant pas de commentaire particulier est générée. Ils sont marqués pour suppression.

Vérifier l'exactitude de la saisie des soldes avec la base de données de travail

Dans un premier temps, les soldes sont vérifiés dans leur ensemble pour chaque registre, pour toutes les ressources (sans détail par dimensions). Si le montant total de chaque ressource correspond, alors nous vérifions le registre suivant. S’il y a une différence, nous analysons alors des bilans plus détaillés en termes de mesures. Vous devez commencer par les mesures qui ont le moins de valeurs différentes.

Par exemple, pour la plupart des grands livres, la dimension Organisation est analysée en premier. Il est révélé pour quelles organisations il existe des écarts. Ensuite, des données plus détaillées sont analysées pour chaque organisation.

Si des systèmes complexes tels que 1C : ERP, 1C : UPP, 1C : Integrated Automation, 1C : Holding Management sont utilisés dans une plus grande mesure à des fins comptables, une utilisation incomplète ou partiellement incorrecte de certaines fonctionnalités du programme est possible. Cela est dû au fait que les employés du service comptable effectuent un contrôle sur les registres comptables, effectuent des ajustements manuels avec les documents d'exploitation (comptabilité réglementée) et ne contrôlent pas les données des registres d'accumulation correspondants.

Dans 1C:ERP, la base des opérations comptables sont les registres d'accumulation. Les opérations de génération des documents de saisie des soldes sont effectuées à partir des données des registres d'accumulation.

Dans cette situation, les soldes inscrits par remontage de la base selon les registres d'accumulation, selon les registres comptables, différeront entre la nouvelle base et la base de travail.

Il existe deux options pour résoudre le problème :

1. Dans la base de données de travail, mettez dans l'ordre les soldes dans les registres d'accumulation

2. Réécrire les procédures de saisie des soldes des données des registres d'accumulation aux données des registres comptables (si les données des registres comptables couvrent les données des registres d'accumulation). J'ai utilisé la deuxième méthode.

Organisation du processus de collecte des données

Pour organiser l'effondrement d'une base d'informations, une copie distincte de celle-ci est généralement créée et un traitement y est lancé, qui effectue les opérations décrites ci-dessus. Une copie de la base de données est effectuée afin de sauvegarder les anciennes données dans une base de données distincte et de continuer à travailler dans une nouvelle base de données réduite.

Tout serait simple sans le long temps de traitement - de plusieurs heures à plusieurs semaines.

La durée du processus de convolution dépend de :

configuration de la base de données

sous-systèmes utilisés

volume de données saisies avant la date de roll-up

En raison de la longueur du processus, deux problèmes importants se posent :

. Jusqu'à ce que la nouvelle base de données réduite soit prête, il est nécessaire de poursuivre la comptabilité : rédiger des documents, calculer et enregistrer les données modifiées, soumettre des rapports. Après avoir créé une nouvelle base de données réduite, les utilisateurs doivent saisir dans la nouvelle base de données toutes les informations qui ont été saisies dans l'ancienne lors du processus de réduction et saisir simultanément de nouvelles données, c'est-à-dire effectuer les travaux en cours. De plus, vous devez toujours vérifier les soldes dans le nouveau et vérifier le fonctionnement du système après avoir ajouté les soldes, car Il peut y avoir des erreurs cachées lors de la réduction de la base de données.

2. Difficulté à tester le traitement de convolution . Au stade du développement d'une méthodologie de convolution ou de l'écriture d'un code de traitement, le coût d'une erreur augmente. Si, par exemple, le processus de réduction prend 1 jour, alors le processus de test avec 10 erreurs peut prendre 10 jours si chaque erreur n'a pas été détectée immédiatement, mais après chaque nouveau test. Et si le rollup ne prenait pas 1 jour, mais une semaine ? Et s'il n'y avait pas 10 erreurs, mais plus ?...

Pour résoudre ces problèmes, j'ai utilisé le plan d'échange et le traitement « Upload and Download » Données XML”.

Dans la base de données de travail, j'ai ajouté un plan d'échange qui enregistre toutes les modifications après avoir créé une copie de la base de données pour le cumul. Après le rollup, les données modifiées ont été transférées vers la base de données de travail à l'aide du traitement « Téléchargement et chargement de données XML ». Ainsi, les utilisateurs n'avaient pas besoin de saisir les données dans la nouvelle base de données, elles étaient transférées automatiquement.

L'identification des erreurs de codage se produit généralement au stade de la vérification des soldes, c'est-à-dire après avoir saisi les soldes et supprimé les données historiques. Étant donné que l'étape de suppression est assez longue et que l'exactitude de la saisie des soldes dans la plupart des cas ne dépend pas de l'étape de suppression, il est plus pratique de tester et d'affiner la saisie des soldes dans une troisième base de données distincte. Pendant que la nouvelle base de données subissait le processus de suppression des données historiques, j'éliminais les erreurs identifiées dans le traitement du cumul et finalisais les nouvelles procédures de cumul. Après avoir fini de supprimer les anciens documents et mouvements, j'avais une nouvelle base de données prête, mais avec des restes incorrects. Sur une copie séparée de la base de données de travail, j'ai généré les documents de solde, les modifications ont été automatiquement enregistrées dans le plan d'échange et, en traitant le « Téléchargement et chargement des données XML », j'ai transféré les soldes modifiés vers la nouvelle base de données de travail. Lorsque de nouvelles erreurs ont été identifiées, j'ai répété ces opérations. Cette méthode a considérablement accéléré le développement et les tests des procédures de saisie des soldes.

La base de données du client contenait 1,5 million de documents au cours de la période précédente.

La durée des opérations était de :

1 heure – saisie des soldes

6 jours – suppression des mouvements

4 jours – définition des marques de suppression

Étant donné que le processus de développement demande beaucoup de main-d'œuvre et que la durée des étapes de réduction est longue, pour l'avenir, j'ai déterminé moi-même la séquence d'actions suivante :

1. Ajout d'un plan d'échange à la base de données de travail.

2. Création d'une copie de la base de données - « nouvelle base de données réduite »

3. Exécution d'une procédure dans la base de données réduite pour supprimer toutes les données avant la date de réduction (l'opération la plus longue)

4. Analyse des soldes et élaboration des opérations de saisie des soldes

5. Formation dans une copie séparée de la procédure de saisie des soldes (avec enregistrement des modifications dans le plan d'échange)

6. Transfert des données de saisie des soldes d'une copie de la copie de travail vers la « nouvelle base de données réduite »

7. Vérifier les soldes, en répétant les étapes 5,6,7 si nécessaire.

Il est difficile d'écrire le traitement parfait de convolution de base de données pour 1C:ERP la première fois, et même la deuxième fois ; vous devez bien connaître chaque mécanisme, chaque sous-système de l'intérieur, mais à chaque fois cela s'avérera de mieux en mieux.

Le traitement est situé dans le sous-système « Administration », bloc « Service », et vise à réduire la taille de la base d'informations sur les fichiers et à augmenter la vitesse du système, ainsi qu'à réduire le temps d'archivage et de mise à jour.

Important! La réduction de l'infobase est disponible uniquement en mode de fonctionnement local.

Le rapprochement fait référence au processus de traitement des documents et des registres, formant des soldes au début d'une certaine année. Lors de la réduction de la base d'informations, les documents des périodes précédentes sont marqués pour suppression.

Cependant, vous devez comprendre que le cumul de base de données utilisant un traitement standard ne peut être effectué qu'avec une configuration standard. Sinon, des erreurs pourraient apparaître qui ne seront pas immédiatement visibles. Si vous n'avez pas de configuration standard, vous feriez mieux de contacter un programmeur 1C expérimenté pour rassembler la base de données.

Le traitement de convolution effectue les opérations suivantes :

• crée les documents de saisie des soldes « Opération (registres Infokraft) » pour tous les comptes/registres à la date requise ;
• Marque les documents pour suppression avant la date requise.

Important! Avant d'effectuer le cumul de la base de données, il est recommandé de :

1. Effectuez des tests préliminaires du rollup sur une copie de la base d'informations de travail.
2. Ce n'est que sur la base des résultats de tests réussis qu'une décision peut être prise quant à la possibilité d'utiliser la base d'informations fonctionnelle.

Instructions étape par étape pour réduire la base d'informations :

1. Création d'une sauvegarde de sécurité des informations: vous devez entrer dans la base de données en mode « Configurateur », élément de menu « Administration » - « Télécharger la base de données d'informations ».
2. Avant le cumul, des rapports doivent être générés sur ces objets de configuration, sur lesquels les informations des périodes passées seront nécessaires dans les périodes futures. Dans la configuration « Formule Logement et Services Publics + Comptabilité », le rapport « Bilan de Chiffre d'affaires » avant roll-up n'a pas besoin d'être généré, puisque la vérification des soldes dans les registres comptables avant et après roll-up est incluse dans le traitement. étapes.
3. Démarrez le traitement à partir du sous-système « Administration » - « Service ». Si le rollup est effectué sur une copie déjà créée du programme, il n'est pas nécessaire de définir l'indicateur « Créer une copie de sauvegarde ». Sinon, vous devez spécifier le répertoire de sauvegarde IS.

4.Mise en place de la convolution. A ce stade, il est déterminé au début de quelle année les soldes seront constitués. Par défaut, le drapeau « Définir la date d'interdiction des données » est sélectionné - il sera mis au 31/12/2016 si les soldes sont générés début 2017. Il est possible de regrouper la base de données pour toutes les organisations ou une seule.

5.Formation de résidus. A ce stade, la composition des objets à effondrer et la méthode d'effondrement sont déterminées. Les actions suivantes avec les registres sont fournies :

• Ne pas effondrer - les objets ne sont pas effondrés, c'est-à-dire tous les mouvements de registre resteront et les documents d'enregistrement ne seront pas marqués pour suppression ;
• Réduire - les objets qui précèdent la date de réduction sont réduits, c'est-à-dire les documents du registre seront marqués pour suppression et les mouvements du registre contiendront les données à la date de rapprochement ;
• Effacer - les objets précédant la date de cumul sont supprimés et les documents de saisie du solde ne sont pas créés. Le mode est disponible uniquement pour les registres d'informations.

Par défaut, par exemple, pour les registres « Commentaires de calcul », « Exécuteurs de candidatures par type de travail » et autres registres, il est défini sur « Ne pas réduire », c'est-à-dire que le programme a déjà analysé quels paramètres de base de données doivent être enregistrés. dans son intégralité et qui peut être replié.

Lors du passage à l'étape suivante, la date d'interdiction de modification des données est fixée si le drapeau correspondant a été sélectionné à l'étape précédente n°5. Il est possible de restaurer les paramètres recommandés.

6.Afficher les transactions. A ce stade, vous pourrez ouvrir les soldes générés à compter du 01/01/2017, les transactions seront enregistrées dans la base de données au 31/12/2016. Il est possible d'ajuster les soldes et même de créer une nouvelle opération de saisie des soldes à l'aide du bouton " Créer".

Vous trouverez ci-dessous une variante de l'opération créée pour registres d’informations « Services du bâtiment » :

7.Examen. A ce stade, tous les documents de saisie de solde créés sont affichés avec la possibilité de les modifier. Il est possible d'afficher des informations sur des registres individuels d'informations et d'accumulations. En utilisant le bouton « Plus », vous pouvez activer ou supprimer le drapeau de sélection pour les registres pour lesquels nous souhaitons recevoir des informations :