Comment mettre à jour les rapports réglementés 1s 7.7

La préparation des états financiers intermédiaires (trimestriels) fait partie intégrante du travail du service comptable de l’organisation à la fin de chaque période de reporting. Moderne informatique vous permettent de simplifier considérablement la préparation des rapports. Dans cet article S.A. Kharitonov, docteur en économie, professeur à l'Académie financière du gouvernement de la Fédération de Russie, parlera de la préparation automatisée des états financiers dans le programme 1C : Comptabilité 7.7.

Cadre réglementaire et périmètre de reporting

En 2002, lors de la préparation des rapports intermédiaires, les organisations devraient être guidées par le cadre réglementaire suivant :

1. Loi fédérale du 21 novembre 1996 n° 129-FZ « sur la comptabilité ».
2. Règlements sur la comptabilité et le reporting dans Fédération Russe, approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 29 juillet 1998 n° 34n.
3. Plan comptable pour la comptabilité des activités financières et économiques des organisations et instructions pour son application, approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 31 octobre 2000 n° 94n.
4. Code civil de la Fédération de Russie. Premières parties, deux et trois.
5. Arrêté du ministère des Finances de la Russie du 13 janvier 2000 n° 4n « Sur les formulaires d'états financiers des organisations ».
6. Lignes directrices sur la procédure de formation d'indicateurs des états financiers des organisations, approuvées. par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 28 juin 2000 n° 60n.
7. Règlement comptable "Politique comptable de l'organisation" PBU 1/98, approuvé. par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 9 décembre 1998 n° 60n.
8. Règlement comptable « Comptabilisation des accords (contrats) pour la construction d'immobilisations » PBU 2/94, approuvé. par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 20 décembre 1994 n° 167.
9. Règlement comptable « Comptabilisation des biens et des passifs d'une organisation dont la valeur est exprimée en devises étrangères » PBU 3/2000, approuvé. par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 10 janvier 2000 n° 2n.
10. Règlement comptable "Rapports comptables des organisations" PBU 4/99, approuvé. par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 6 juillet 1999 n° 43n.
11. Règlement comptable « Comptabilisation des stocks » PBU 5/01, approuvé. par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 09/06/2001 n° 44n.
12. Lignes directrices pour la comptabilisation des stocks, approuvées. par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 28 décembre 2001 n° 119n.
13. Règlement comptable « Comptabilité des immobilisations » PBU 6/01 », approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 30 mars 2001 n° 26n.
14. Lignes directrices pour la comptabilisation des immobilisations, approuvées. par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 20 juillet 1998 n° 33n.
15. Règlement comptable « Revenus de l'organisation » PBU 9/99, approuvé. par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 6 mai 1999 n° 32n.
16. Règlement comptable "Dépenses de l'organisation" PBU 10/99, approuvé. par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 6 mai 1999 n° 33n.
17. Règlement comptable « Comptabilisation des aides d'État » PBU 13/2000, approuvé. par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 16 octobre 2000 n° 92n.
18. Règlement comptable « Comptabilisation des immobilisations incorporelles » PBU 14/2000, approuvé. par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 16 octobre 2000 n° 91n.
19. Règlement comptable « Comptabilisation des prêts et crédits et des coûts de leur service » PBU 15/01, approuvé. par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 02.08.2001 n° 60n.

La préparation des états financiers intermédiaires peut également être basée sur d'autres réglementations qui clarifient les caractéristiques de la comptabilisation des biens individuels, des passifs et des transactions.

Conformément au paragraphe 2 des instructions sur le champ d'application des formulaires d'information financière, approuvées. Par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 13 janvier 2000 n° 4n, les états financiers intermédiaires comprennent :

• bilan (formulaire n°1) ;
• compte de résultat (formulaire n° 2).

Dans le même temps, les organisations peuvent en outre inclure dans leurs états financiers intermédiaires les formulaires présentés dans le cadre de leurs états financiers annuels :

• état des variations du capital (formulaire n° 3) ;
• rapport de circulation Argent(formulaire n°4) ;
• Annexe au bilan (formulaire n°5) ;
• rapport sur l'utilisation prévue des fonds reçus (formulaire n° 6).

Composants du reporting automatisé

Les technologies de l'information modernes utilisées dans le programme 1C : Comptabilité 7.7 permettent de simplifier considérablement le remplissage des formulaires standards. La préparation automatisée des états financiers dans 1C : Comptabilité 7.7 repose sur l'utilisation de rapports dits réglementés, qui, ainsi que les exemples de formulaires eux-mêmes, contiennent des algorithmes pour les remplir sur la base des informations comptables enregistrées dans la base d'informations.

Le remplissage correct des exemples de formulaires repose sur le respect des accords sur la structure des métadonnées de configuration et la tenue des registres. Tout d'abord, cela s'applique au plan comptable de travail et aux constantes.

Les transactions commerciales effectuées dans une organisation sont reflétées dans la comptabilité selon la méthode en partie double : par débit d'un compte et crédit d'un autre. Le compte comptable est destiné à résumer les informations sur la disponibilité et le mouvement des biens, les passifs, les dépenses, etc. L'ensemble des comptes utilisés par une organisation forme un plan comptable de travail. Dans « 1C : Comptabilité 7.7 », le plan comptable de travail est construit sur la base du plan comptable, approuvé. par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 31 octobre 2000 n° 94n. Il stocke les numéros de compte du premier niveau du plan comptable. Parallèlement, les sous-comptes de deuxième niveau, ainsi que la comptabilité analytique, sont organisés de telle manière que, d'une part, ils ne violent pas les dispositions de la notice d'utilisation du Plan comptable, et d'autre part , pour assurer le degré maximum d'automatisation du travail comptable et du reporting.

Divers formulaires de déclaration indiquent les mêmes informations, par exemple le nom et l'adresse de l'organisation, des informations sur le directeur et le chef comptable, le secteur d'activité (type d'activité), les codes OKPO, OKONH, OKOPF, OKFS, le numéro d'identification fiscale (TIN), etc. Ce type d'informations permanentes et conditionnellement permanentes dans « 1C : Comptabilité 7.7 » est stocké dans des constantes, qui sont renseignées à l'aide du traitement « Informations sur l'organisation », appelé depuis le menu « Service ». Les constantes contenant des informations générales sur l'organisation sont renseignées dans les onglets « Organisation » et « Codes » de ce traitement. Pour sélectionner le signet approprié, cliquez simplement sur son nom.

Sur l'onglet « Organisation » (Fig. 1) sont indiqués : la date d'enregistrement public, le nom abrégé et complet de l'organisation, l'adresse légale et postale, les numéros de téléphone de l'organisation, et sur l'onglet « Codes » (Fig. 2) - numéro d'identification fiscale, codes et nom du principal type d'activité, forme juridique et forme de propriété, codes OKPO et OKDP.

Riz. 1. Onglet « Organisation » traitant « Informations sur l'organisation »

Riz. 2. Onglet « Codes » traitant « Informations sur l'organisation »

Connexion et utilisation des rapports réglementés

Les rapports réglementés suivants sont destinés à l'établissement des états financiers en « 1C : Comptabilité 7.7 » :

L'établissement des états financiers en « 1C : Comptabilité 7.7 » s'effectue dans le mode « Rapports réglementés » du menu « Rapports ». Dans ce cas, une fenêtre avec une liste des rapports réglementés s'affiche à l'écran (Fig. 3).

Riz. 3. Fenêtre de sélection d'un rapport réglementé

En haut de la fenêtre se trouve un champ permettant de sélectionner un groupe de rapports. Le fait est que les rapports pour chaque période de reporting forment un groupe distinct, par exemple « Reporting du 2ème trimestre 2002 », « Reporting du 3ème trimestre 2002 », etc. Pour chaque trimestre de reporting, un ensemble de rapports réglementés comprend un ensemble fichiers externes avoir une prolongation ERT. Ces fichiers sont placés dans le dossier ExtForms, dans lequel, à leur tour, des dossiers sont créés pour stocker un ensemble de rapports réglementés pour un trimestre spécifique.

Le nom du dossier correspond à la période de reporting. Par exemple, un dossier appelé Rp02q2.grp regroupe les fichiers de reporting du 2ème trimestre 2002, portant le nom Rp02q3.grp- préparer les rapports pour le 3ème trimestre 2002.

Chaque dossier contient fichier texte RpList.txt, contenant une liste des rapports inclus dans le package et les noms des fichiers dans lesquels ils sont stockés.

Un ensemble de rapports réglementés est préparé par 1C sous la forme d'un fichier d'archive auto-extractible avec l'extension EXE. Par exemple, fichier Rp02q2.exe contient des rapports réglementés pour le reporting du 2ème trimestre 2002, fichier Rp02q3.exe- pour l'établissement des rapports du 3ème trimestre 2002, etc.

La connexion des rapports réglementés pour le prochain trimestre de reporting s'effectue à l'aide du bouton « Télécharger ». Une fenêtre s'ouvre dans quelle norme en utilisant Windows le chemin d'accès au fichier archive est indiqué et celui-ci est ouvert (bouton "Ouvrir"). Dans ce cas, les nouveaux rapports réglementés sont chargés du fichier d'archive dans le répertoire ExtForms, subordonné au répertoire dans lequel se trouve la base d'informations actuelle.

Si les rapports de ce trimestre ont déjà été téléchargés, le programme propose de les placer dans un groupe existant (mise à jour des fichiers existants) ou d'en créer un nouveau.

Les utilisateurs qui reçoivent le disque de support informatique par abonnement ont la possibilité de copier les formulaires de rapport directement à partir du disque ITS. Pour ce faire, entrez simplement dans la section « 1C : Formulaires de reporting, versions de programme et de configuration », sélectionnez l'ensemble de formulaires de reporting approprié, dans la liste des infobases, cochez celles dans lesquelles il doit être installé, et cliquez sur le bouton « Copier ». vers l'infobase" (Fig. .4).

Riz. 4. Sélection des bases d'informations pour la copie des formulaires de déclaration

Sous le nom du groupe sélectionné (Fig. 3), se trouve une liste des rapports qui y sont inclus.

Pour accéder à un rapport spécifique, sélectionnez le rapport souhaité dans la liste avec le curseur et cliquez sur le bouton "Ouvrir" ou double-cliquez sur le bouton gauche de la souris.

Les rapports réglementés sont configurés pour partager deux parties du formulaire dans une seule fenêtre d'écran : une boîte de dialogue à l'écran et un tableau (Fig. 5).

Riz. 5. Fragment de la forme écran d'un rapport réglementé

La boîte de dialogue à l'écran comprend les boutons « Fermer », « Enregistrer », « Restaurer », « Effacer », « Remplir », « Texte » et « Imprimer », ainsi que des détails pour définir les paramètres individuels de génération de rapport. Par exemple, pour un bilan, la période de reporting, l'unité de mesure et l'exactitude de la présentation des données, la date de soumission du bilan et une option de traitement des données sur les comptes créditeurs et débiteurs par échéance sont indiqués.

Un tableau est un analogue informatique d'un formulaire standard : il se compose de cellules contenant des informations fixes et des résultats.

Les cellules du premier type contiennent des informations textuelles saisies dans le formulaire au stade de la conception, par exemple le nom du rapport, des indicateurs, etc. Ces informations sont communes à toutes les organisations et ne sont pas disponibles pour modification lorsque vous travaillez avec le programme en mode de lancement 1C:Enterprise. Une variété est constituée de cellules contenant des informations précisant la période de reporting, la date du rapport, l'unité de mesure et la valeur de certains autres indicateurs. Ces cellules sont remplies automatiquement en fonction des valeurs des détails dans la boîte de dialogue à l'écran du formulaire de rapport et des constantes, mais elles ne sont pas non plus disponibles pour modification directement dans le tableau.

Toutes les cellules du tableau qui fournissent des informations de sortie sont surlignées en jaune ou en vert. La couleur jaune signifie que la valeur de la cellule peut être modifiée. La couleur verte signifie que la valeur est calculée automatiquement à l'aide d'une formule. Par exemple, dans le rapport « Bilan (Formulaire n°1), les cellules des colonnes 3 et 4 des lignes 211 à 217 sont surlignées en jaune, et dans les mêmes colonnes, les lignes 210 sont surlignées en vert, puisqu'elles sont remplies selon la formule : la somme des lignes 211-217 (Fig. .6).

Riz. 6. Fragment du formulaire écran du rapport « Bilan (Formulaire N°1) »

Lorsque vous ouvrez le formulaire de rapport pour la première fois, les informations sur les résultats sont manquantes dans le tableau. Pour le recevoir, cliquez sur le bouton « Remplir ». Si les indicateurs calculés sont affichés dans les cellules surlignées en jaune, ils sont alors disponibles pour modification. Lorsqu'ils changent, la valeur des autres indicateurs liés par la formule à l'indicateur ajusté est recalculée automatiquement.

Le formulaire standard complété est imprimé sur papier à l'aide du bouton « Imprimer » en mode « Imprimer immédiatement » ou « Afficher le formulaire ». Dans le premier cas, un tableau avec les informations sur le résultat est immédiatement imprimé ; dans la seconde, un rapport préparé pour l'impression est affiché à l'écran pour aperçu et modification. Le deuxième mode permet de voir une image électronique d'un formulaire standard à l'écran et de modifier les paramètres de la page (position de la feuille de papier, marges, échelle, etc.).

Décoder l'algorithme de remplissage

L'algorithme de remplissage automatique du formulaire de reporting représente la connaissance des documents réglementaires et pédagogiques formalisés dans le langage du programme intégré sur l'interprétation des données comptables primaires analytiques et synthétiques et les règles de génération des indicateurs de reporting. Pour expliquer le fonctionnement de l'algorithme en langage comptable, les rapports réglementés proposent un mode de décryptage de l'ordre de formation des indicateurs. Il est appelé à l'aide du bouton « Développer » après avoir rempli le formulaire de manière automatisée.

En figue. La figure 7 montre un fragment de l'algorithme de décodage pour remplir le bilan.

Riz. 7. Tableau décodant l'algorithme de remplissage du bilan

Pour les indicateurs individuels donnés dans le tableau de transcription, vous pouvez obtenir des informations plus détaillées. À de tels indicateurs, le curseur prend la forme d'une « loupe » et les détails sont appelés en double-cliquant sur le bouton gauche de la souris. Si l'indicateur caractérise le chiffre d'affaires entre comptes, le registre « Posting Journal » est constitué. Si l'indicateur caractérise la rotation du compte, un rapport standard de votre choix est généré.

En figue. La figure 8 présente le rapport « Bilan du compte », détaillant l'indicateur « Solde en fin de période au débit du compte 04 ».

Riz. 8. Détailler l'indicateur du tableau-décodage

Analyse technologique de la comptabilité

L'exactitude de l'interprétation des données comptables lors de la génération automatique d'indicateurs de formulaires standards dépend du respect des accords sur la technologie informatique comptabilité.

Le premier groupe est constitué d'accords issus du cadre juridique régissant la comptabilisation des actifs et des passifs. Ainsi, les biens de l’organisation (immobilisations, immobilisations incorporelles, matériaux, etc.) sont reflétés dans l’actif du bilan. Elle est prise en compte sur les comptes actifs dont le solde ne peut être que débiteur.

Les obligations de l'organisation (envers le personnel pour les salaires, les banques pour les prêts reçus, etc.) sont reflétées au passif du bilan. Ils sont donc enregistrés sur des comptes dont le solde ne peut être qu’au crédit.

Violation ordre établi le reflet des biens et des passifs de l'organisation conduit au fait que le formulaire de bilan rempli automatiquement sera déséquilibré (les indicateurs des lignes 300 et 700 ne sont pas égaux).

La deuxième partie des accords découle de la nécessité d'obtenir des informations détaillées de nature analytique pour la génération automatique d'indicateurs individuels des formulaires de reporting. Par exemple, dans le compte de résultat (formulaire n°2), il est nécessaire de fournir des informations sur la composition des produits et charges hors exploitation.

Pour obtenir ces informations, la comptabilité analytique du compte 91 « Autres produits et charges » est structurée de manière à analyser automatiquement le chiffre d'affaires pour les postes de résultat correspondants. Tout écart par rapport à ce modèle de comptabilisation des produits et charges des autres opérations entraîne une distorsion des composantes du résultat financier.

Pour vérifier l'exactitude des données sources avant la déclaration, une analyse technologique de l'état de la comptabilité est effectuée. Pour le réaliser, l'ensemble des rapports réglementés comprend le rapport « Analyse de l'état de la comptabilité » (Fig. 9).

Riz. 9. Formulaire écran du rapport « Analyse de l'état de la comptabilité »

L'analyse technologique de la comptabilité est réalisée dans les domaines suivants :

1) analyse du plan comptable de travail ;
2) analyse des soldes des comptes ;
3) analyse des résultats comptables ;
4) analyse des écritures comptables.

Au chapitre " Analyse du plan comptable de travail"Les paramètres du plan comptable principal sont vérifiés pour vérifier leur conformité aux recommandations de la société 1C. Si les propriétés du compte sont mal décrites par rapport au côté bilan, un message d'erreur s'affiche.

Si la case « Structure comptable analytique » est cochée dans la boîte de dialogue à l'écran du rapport, alors l'exactitude de la comptabilité analytique sur les comptes utilisés dans les algorithmes de remplissage des formulaires standards est vérifiée. Toutes les divergences constatées sont divulguées dans le rapport.

Au chapitre " Analyse du solde du compte"sont analysés résultats comptablesà la fin de la période de référence. Conformément à la procédure établie, les comptes comptables individuels font l'objet d'une « clôture » à la fin de chaque mois de reporting. Les soldes de ces comptes sont radiés sur d’autres comptes comptables et ne figurent donc pas dans le bilan. Les contrôles de solde sont effectués pour les comptes suivants :

• 25 « Frais généraux de production » ;
• 26 « Frais généraux d'entreprise » ;
• 40 « Libération des produits (travaux, services) » ;
• 90 « Ventes » ;
• 91 « Autres revenus et dépenses » ;
• 99 « Bénéfices et pertes » (au 1er janvier de l'année de référence).

Le document réglementaire « Month Closing » est destiné à la « clôture » automatique des comptes. La liste des comptes traités (« clôturés ») est indiquée dans la boîte de dialogue à l'écran du formulaire de document.

Si les comptes à clôturer à la fin de la période de référence présentent des soldes, des informations sur ces comptes sont fournies.

Au chapitre " Analyse des résultats comptables" est vérifié:

• conformité des soldes des comptes comptables avec la description de leurs propriétés par rapport au bilan ;
• présence d'erreurs dans les comptes indiquant une comptabilité quantitative ;
• identification des comptes avec le signe de comptabilité en devise, pour lesquels les soldes à la fin de la période n'ont pas été recalculés au taux de la Banque centrale de la Fédération de Russie.

Pour chaque compte (sous-compte) dans la colonne "Act". Sous la forme de la liste du plan comptable « Principal », ses caractéristiques par rapport au bilan sont établies.

Les comptes actifs ont le signe « A », les comptes passifs ont le signe « P », les comptes actifs-passifs ont le signe « AP ».

La section vérifie les soldes au début et à la fin de la période de reporting sur les comptes synthétiques et analytiques, et affiche un message si le compte actif a un solde créditeur et le compte passif a un solde débiteur.

Les soldes des comptes (sous-comptes) sont vérifiés, dans la colonne « Compte ». sous forme de liste du plan comptable "Basique", le signe de tenue de la comptabilité quantitative est défini - le signe "+". Cet attribut est installé sur les comptes 10 « Matériaux », 41 « Marchandises », etc.

À la suite d'un enregistrement incorrect des transactions avec des objets de comptabilité analytique sur ces comptes, les situations pratiques suivantes sont possibles :

Cas 1. L’objet a un équilibre en termes monétaires, mais pas d’équilibre en termes physiques.

Cas 2. L’objet a un équilibre en nature, mais pas d’équilibre en termes monétaires.

Situation 3. Les soldes en termes monétaires et physiques se situent sur le compte de manière symétrique : en termes physiques - par débit, en termes monétaires - par crédit, et vice versa.

Quelles que soient les raisons qui ont conduit à l'apparition des situations décrites dans la pratique, ce « mariage » dans le travail comptable, qui n'entraîne pas toujours une distorsion des indicateurs du bilan, doit être corrigé.

Avant de préparer des états financiers, on oublie souvent la nécessité de recalculer les actifs et les passifs dont la valeur est exprimée en devises étrangères. Cette exigence est contenue dans le PBU 3/2000. En conséquence, la structure du bilan est déformée. Pour les comptes (sous-comptes) destinés à synthétiser les informations sur les actifs et les passifs dont la valeur est exprimée en devise étrangère, dans la colonne « Val ». sous forme de liste du plan comptable "Principal", le signe de tenue de la comptabilité en devise est défini - le signe "+". Le recalcul est effectué au taux de la Banque centrale de la Fédération de Russie pour dernier rendez-vous période de référence. Les taux de change sont stockés dans le répertoire « Devises ». Si l'équivalent en rouble du montant en devise recalculé au taux de la Banque centrale de la Fédération de Russie à la dernière date ne coïncide pas avec le solde en rouble de l'objet comptable analysé, la différence de taux de change est calculée. Il est attribué au compte 91 « Autres produits et charges », objet de comptabilité analytique avec la valeur de l'attribut « Nature des autres produits et charges » - « Différences de change ».

Le recalcul automatique des actifs et passifs enregistrés dans les comptes avec le signe de comptabilité en devise au dernier jour du mois de reporting est effectué à l'aide du document réglementaire « Réévaluation en devise ».

Dans la rubrique « Analyse des écritures comptables », on vérifie la présence d'écritures erronées pouvant entraîner une distorsion de l'assiette fiscale et du montant de la taxe due au budget au titre de la taxe sur la valeur ajoutée et de la taxe sur les ventes.