Automatización de la elaboración de documentos en ms excel. Resumen: Automatización del trabajo del usuario en el entorno MS Office. Herramientas de desarrollo de controladores de automatización y VBA

INSTITUTO ECONÓMICO Y FINANCIERO DE CORRESPONDENCIA DE TODA RUSIA

DEPARTAMENTO DE TRATAMIENTO AUTOMATIZADO DE LA INFORMACIÓN ECONÓMICA

trabajo de curso

en la disciplina "Informática"

en el tema

"Automatización del trabajo del usuario en el entorno EM oficina »

Ejecutor: KV Baburin

Grupo TNF

número de libro de registro 1271/737

Supervisor: G. A. Zhukov

Moscú

- Introducción

1. Interacción de aplicaciones (3-4 páginas).

- parte teórica

MICROSOFT PALABRA

2. Disposiciones generales (5 páginas).

3. Automatización de tareas y obtención de ayuda (5 páginas).

a) Moverse por un documento grande (5 páginas).

b) Copia de texto (5-6 páginas).

c) Guardar el documento mientras se trabaja (6 páginas).

d) Autocorrección (6 páginas).

e) Formato automático al ingresar (6-7 páginas).

f) Resumen (7 páginas).

g) Maestría en Letras (7 páginas).

h) Asistente (7 páginas).

4. Corrector ortográfico (8 páginas).

5. Tablas, bordes y rellenos (8-9 páginas).

6. Colaboración de varios usuarios (9 páginas).

7. Soporte multilingüe (10 páginas).

MICROSOFT SOBRESALIR

8. Características generales del procesador de hojas de cálculo (10-11 páginas).

9. Conceptos básicos para trabajar en el entorno de Excel (11-12 páginas).

10. Construcción de tablas (12-13 páginas).

11. Construcción y diseño de diagramas (13-14 páginas).

12. Funciones de Excel (14-15 páginas).

13. Características adicionales de Excel 15-16 páginas).

MICROSOFT ACCESO

14. Algunas palabras sobre... (16 p.).

15. Tablas (16 páginas).

17. Formularios (17 páginas).

18. Lecturas (18 páginas).

19. Macros, comandos de macros (18 páginas).

20. Módulos (18 páginas).

- Conclusión(19 págs.).

- parte práctica

21. Características generales de las tareas (20 páginas).

22. Diseño de formularios de documentos de salida .... (20 páginas).

23. Tablas y diagrama (21-24 páginas).

25. Manual de usuario (25 páginas).

- Lista de literatura usada(26 páginas).

- Introducción:

Cualquier empresa se enfrenta al problema de automatizar el trabajo de los empleados y departamentos en su conjunto. El primer problema con esto es cómo elegir los productos de software correctos. Las propiedades deseadas de un sistema de información dependen en gran medida del tamaño de la empresa y de las características específicas de su negocio, pero también existen requisitos universales.

Por supuesto, cualquier empresa necesita herramientas para trabajar con textos (creación, edición, papeleo), así como para el procesamiento de datos (hojas de cálculo, herramientas de análisis y planificación, DBMS). Pero esto no suele ser suficiente. Después de todo, diferentes personas trabajan con documentos, y los documentos a menudo constan de varias partes, incluidos textos, números, tablas, gráficos, diagramas, dibujos e incluso sonido o video.

Hoy, todo esto es posible gracias a la familia de programas creados por Microsoft para dar soporte a las actividades ofimáticas Microsoft Office.

El conjunto de productos de software de Microsoft Office incluye varias aplicaciones que forman un solo entorno para procesar la mayoría información variada. Microsoft Office incluye un potente procesador de textos Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, una herramienta para preparar y demostrar presentaciones de Microsoft PowerPoint y una herramienta para organizar y planificar el trabajo en Microsoft Outlook. Además, existe una versión profesional de Microsoft Office que, además de las aplicaciones enumeradas, incluye el sistema de gestión de bases de datos (DBMS) Microsoft Access.

Interacción de la aplicación

Microsoft Office es una aplicación altamente integrada. Esto significa que todos los programas que forman parte de Microsoft Office "saben cómo" intercambiar información y te permiten hacerlo de forma bastante sencilla.

Por ejemplo, si es necesario preparar un informe sobre los resultados de un período financiero que contenga ilustraciones, entonces los datos se pueden procesar en Microsoft Excel, se pueden construir gráficos y cuadros en base a ellos y luego colocarlos en el texto de un documento creado. en Microsoft Word. Mover el gráfico se realiza mediante operaciones de copia al portapapeles Microsoft Windows e insertos en el documento, que están disponibles a través del menú principal de la aplicación, a través de las barras de herramientas, a través de teclas de acceso rápido o mediante el menú contextual que aparece cuando presiona el botón derecho del mouse. Finalmente, una ilustración, como cualquier otro objeto, se puede "vincular" a un documento simplemente "agarrando" el mouse en una aplicación y "arrastrándolo" a un lugar adecuado en otra (modo "Arrastrar y soltar").

Las aplicaciones de Microsoft Office permiten el intercambio de cualquier dato entre cualquier aplicación. Por ejemplo, puede usar gráficos de Microsoft Excel para diseñar informes en Microsoft Word o para ilustrar una presentación en Microsoft PowerPoint. Puede colocar una parte de una tabla de Excel en el texto de un documento de Word o en una diapositiva de PowerPoint, o puede importarla a una base de datos de Microsoft Access. Además, cualquier aplicación de Microsoft Office le permite colocar una imagen en cualquier formato, así como un clip de video o solo un clip de audio, en un documento (ya sea texto, una hoja de cálculo, una presentación o una base de datos).

Al transferir objetos individuales de una aplicación a otra, además de la operación habitual de copiar y pegar, es posible utilizar el mecanismo de vinculación del objeto original y su copia. En este caso, cuando cambia los datos de origen en la tabla de Excel, el gráfico construido sobre su base cambia, y con él, la copia del gráfico que está contenido en el documento de Microsoft Word. Esto hace posible trabajar eficientemente con documentos compuestos que utilizan diferentes fuentes. Por ejemplo, los datos se pueden tomar de una base de datos de Access. Se actualizarán automáticamente y cualquiera que quiera leer dicho documento verá los números más recientes.

La familia de Microsoft Office contiene un conjunto de herramientas comunes a todas las aplicaciones. Estos incluyen motores de revisión ortográfica y gramatical, una herramienta de dibujo, una herramienta de encabezado colorido, un editor de organigramas, una herramienta de edición de fórmulas matemáticas, un editor de fotos, una biblioteca de imágenes, etc. Esto incluye barras de herramientas e incluso menús, que son estándar elementos de cualquier aplicación de Microsoft Office.

Estas herramientas se instalan en el disco una vez y luego las utilizan todas las aplicaciones de Microsoft Office. Esta función le permite ahorrar espacio en disco, proporcionar aplicaciones de alta velocidad y una interfaz unificada. Puede comenzar fácilmente con cualquier aplicación de Microsoft Office aprendiendo solo una.

A partir de la versión 97, Microsoft Office incluye una nueva aplicación, Microsoft Outlook. Esta aplicación es una herramienta para organizar y planificar actividades personales. Microsoft Outlook incluye correo electrónico, base de datos de contactos, calendario, etc. Pero lo principal es que conecta todas las aplicaciones, actuando como un medio para organizar el trabajo con ellas. Con Microsoft Outlook, puede programar una cita agregando un documento adjunto a la descripción. Esto podría ser una lista de temas para ser discutidos en formato de Microsoft Word, o un informe de ventas de fin de año en formato de Microsoft Excel. Puede enviar el documento completo por correo electrónico o como un mensaje de fax.

- Parte teórica:

MICROSOFT PALABRA

Provisiones generales

Microsoft Word es un sistema de procesamiento de textos multifuncional. Dado que el procesador de textos Word funciona en el entorno de Windows, su excepcional facilidad de uso se encuentra en primer lugar entre sus ventajas.

La gestión de todos los elementos y comandos del menú se puede realizar tanto con el mouse como con la ayuda de teclas de acceso rápido (accesos directos), para ahorrar tiempo al usuario para realizar un determinado conjunto de operaciones. La vista WYSIWYG (lo que ves es lo que obtienes) te permite ver un documento listo para imprimir en la pantalla sin perder tiempo ni papel en la impresión de páginas de prueba. El formato de los caracteres, como cursiva o negrita, tiene una representación adecuada en la pantalla. Y esto es cierto para cualquier auricular y pin.

El editor de Microsoft Word y Microsoft Words son desarrollados por la misma corporación. Esto permite la máxima coherencia de estos sistemas entre sí, así como con otros programas compatibles con Microsoft Windows. Los textos e ilustraciones en muchos formatos pueden importarse a Word directamente desde otros programas e incrustarse en el texto del documento. Como resultado de este procedimiento, pasan a formar parte del archivo de texto de WinWord o continúan existiendo por separado debido al mecanismo de vinculación e incrustación de objetivos (Objekt Linking And Embeding). También hay una serie de características bien establecidas, como la capacidad de imprimir algunas páginas sin interrumpir el trabajo con el documento. En este caso, el administrador de impresión en cola se hace cargo de la supervisión de la impresión en segundo plano. Cartas y faxes, notas e informes, publicaciones y páginas web: esta no es una lista completa de documentos con los que el usuario tiene la oportunidad de trabajar utilizando el procesador de textos Word.

Automatiza tareas y obtén ayuda

Word tiene una amplia gama de herramientas de automatización que facilitan las tareas comunes.

Moverse por un documento grande

El desplazamiento por el documento se realiza con el ratón, utilizando las barras de desplazamiento, y con el teclado, utilizando los siguientes atajos de teclado:

Ctrl + ® - una palabra a la derecha, Ctrl + ¬ - una palabra a la izquierda,

Ctrl + ¯ - al párrafo siguiente, Ctrl + - al párrafo anterior, página,

Ctrl + PgDown - pantalla hacia abajo, Ctrl + PgUp - al comienzo de la página siguiente,

Ctrl + Inicio - al principio del documento, Ctrl + Fin - al final del documento,

Alt + Ctrl + PgUp - al principio de la pantalla, Alt + Ctrl + PgDown - al final de la pantalla.

Copiar texto

Formas de copiar texto:

1 manera:

Seleccione un fragmento de texto;

use los comandos Cortar, Copiar, Pegar en el menú Editar;

2 vías:

seleccione un fragmento;

presione Ctrl cuando se mueva, Ctrl + Shift cuando copie;

coloque el cursor en el punto de inserción, presione el botón derecho del mouse;

3 vías (usando el teclado):

seleccione un fragmento;

presione F2 cuando se mueva, Shift + F2 cuando copie;

muévase al punto de inserción con las teclas del cursor, presione Enter;

4 maneras:

seleccione un fragmento;

arrastre el mouse a la ubicación deseada mientras mantiene presionada la tecla izquierda, mientras copia, mantenga presionada la tecla Ctrl.

Guardar un documento mientras se trabaja. Uso de las propiedades del documento

Formas de guardar un documento:

El editor le permite guardar documentos en los siguientes formatos: punto (plantillas), rtf (texto con formato), txt (texto sin formato), HTML (texto con hipervínculos), formato MS-DOS, doc (versión anterior de Word 6.0/ 95), xls (hojas de cálculo), etc.

Autocorrección

Los siguientes son algunos tipos de errores que se pueden corregir automáticamente a medida que escribe:

· Las consecuencias de presionar accidentalmente la tecla BLOQ MAYÚS (aparece por primera vez en Word 95). Por ejemplo, al comienzo de una oración, la palabra THOT se reemplaza automáticamente por This

Y el modo de capitalización (correspondiente a la tecla BLOQ MAYÚS presionada) se apaga automáticamente.

Errores ortográficos típicos en frases. Por ejemplo, las palabras dirección postal se reemplazan automáticamente por las palabras dirección postal.

· Pares de palabras gramaticalmente incompatibles. Por ejemplo, las palabras esta palabra se reemplazan automáticamente por las palabras esta palabra.

Autoformatear mientras escribe

Word tiene la capacidad de formatear automáticamente el texto a medida que escribe.

· Creación automática de listas numeradas y con viñetas (apareció por primera vez en Word 95). Por ejemplo, si ingresa un asterisco al comienzo del primer elemento de una lista, se creará una lista con viñetas.

· Creación automática de bordes (apareció por primera vez en Word 95). Por ejemplo, si escribe tres o más guiones (-) o signos de igual (=) seguidos y luego presiona ENTRAR, se creará automáticamente un borde simple o doble.

· Asignación automática de estilos integrados al texto (apareció por primera vez en Word 95). Por ejemplo, si finaliza una línea de texto sin un signo de puntuación, sino presionando la tecla ENTER dos veces, se le asignará automáticamente el estilo Título 1.

· Formato automático de números de serie y fracciones (presentado por primera vez en Word 95; aplicable solo al texto en inglés). Por ejemplo, la combinación "1º" se reemplaza automáticamente por la combinación, y la fracción "1/4" se reemplaza automáticamente por el símbolo ј.

· Diseño automático de rutas de red y direcciones de Internet (por ejemplo, \\Reports\May\Week1.doc y http://www.microsoft.com/) como hipervínculos. Al seleccionar un hipervínculo a una dirección de Internet, se inicia automáticamente su navegador web existente y se abre la página web especificada. Al seleccionar un hipervínculo a una ruta de red, se inicia automáticamente el programa necesario para abrir el archivo de destino y se abre el archivo especificado.

· Aplica automáticamente el formato utilizado para decorar el comienzo del primer elemento de una lista al comienzo de los elementos subsiguientes en esa lista. Por ejemplo:

1. Word hará todo el trabajo por usted.

2. Word hará que sus documentos sean hermosos.

· Cambio de carácter automático. Por ejemplo, el texto *Negrita* se convierte automáticamente a Negrita y _Cursiva_ a Cursiva.

· Conversión automática de una secuencia de más y guiones (+----+----+) en una tabla. Cada par de signos más (+) corresponde a una columna.

· Reemplazo automático de espacios al principio de un elemento de una lista numerada o con viñetas con la sangría izquierda correspondiente.

Autocompletar

Sugiera automáticamente la versión completa de una palabra o frase después de escribir las primeras letras. Para aceptar la opción sugerida, presione la tecla ENTER. Los siguientes son algunos de los elementos a los que se aplica la función de autocompletar:

· La fecha actual;

· días de la semana;

Elementos de la lista de autotexto.

abstracto

En Word, se hizo posible realizar análisis estadísticos y lingüísticos de un documento para resaltar sus disposiciones clave. Con base en este análisis, se compila un resumen. De esta forma, puede resaltar disposiciones clave en un documento electrónico y verlo con diversos grados de detalle, o colocar un resumen compilado automáticamente en un documento separado. El tamaño del resumen lo establece el usuario y puede variar.

Al compilar resúmenes, debe cumplir con las leyes de derechos de autor. La responsabilidad de la exactitud del resumen no recae en el programa, sino en el usuario.

Creación automática y vista previa de estilos.

Use las siguientes características nuevas cuando trabaje con estilos en Word:

· Cuando se aplica un nuevo formato al texto, se crea automáticamente un nuevo estilo.

· Si cambias el formato del texto, los cambios apropiados se realizan automáticamente en la definición del estilo.

· La lista de estilos en el panel de formato contiene estilos de muestra.

Maestro de letras

El Asistente de letras le permite crear fácil y rápidamente la letra deseada seleccionando elementos de letra predefinidos. Además, una vez introducidos los datos del destinatario (nombre, apellidos, dirección, cargo, etc.) se guardan automáticamente. Al crear la siguiente carta, bastará que este destinatario seleccione su nombre de la lista; todos los demás datos se agregarán automáticamente.

Asistente

La nueva herramienta de Office, el Asistente, utiliza la tecnología IntelliSense™. Su objetivo principal es proporcionar automáticamente consejos e información de referencia que puede ser necesaria a medida que avanza la tarea. Por ejemplo, si el asistente decide que va a comenzar a crear una carta, le ofrecerá iniciar el asistente de cartas. El Asistente es su medio principal para obtener ayuda para trabajar en Word, así como sugerencias para mejorar la eficiencia de su trabajo, ejemplos visuales e instrucciones paso a paso para realizar tareas específicas.

Corrector ortográfico

Las siguientes son las principales herramientas de corrección ortográfica y edición de texto utilizadas en Word.

1. Revisa la ortografía mientras escribes

Compruebe si hay errores ortográficos mientras escribe y resalta posibles errores directamente en el documento (apareció por primera vez en Word 95).

2. Revisa la gramática mientras escribes

Comprobación de errores gramaticales a medida que escribe y resalta los posibles errores directamente en el documento. Al igual que con verificación automática la corrección ortográfica y gramatical sugiere automáticamente posibles opciones ortografía correcta. Para mostrar una lista de opciones, haga clic derecho en el texto seleccionado.

3. Saltarse ciertos elementos del texto al revisar la ortografía

· A petición del usuario, el corrector ortográfico omite palabras formadas por letras mayúsculas y/o que contengan números.

· Saltarse nombres de archivos y direcciones de Internet.

4. Revisión de gramática

Resaltar errores y sugerir automáticamente la ortografía correcta puede reducir significativamente el tiempo de edición. En comparación con versiones anteriores, se ha mejorado el análisis, las sugerencias ortográficas se han vuelto más precisas y se ha ampliado el conjunto de reglas gramaticales y estilísticas.

5. Revisión conjunta de ortografía y gramática

El texto se busca simultáneamente en busca de errores ortográficos y gramaticales. Todos los errores se eliminan en una sesión de prueba.

Tablas, bordes y sombreado

Word ha agregado las siguientes herramientas para facilitar el trabajo con tablas, bordes y sombreados.

mesas

1. Mesas de dibujo

Le permite crear tablas (columnas, filas y celdas) dibujándolas con el mouse, como un lápiz. Ahora las celdas individuales de la tabla pueden tener cualquier ancho y alto.

2. Borrador

Le permite eliminar fácilmente el borde de cualquier celda, fila o columna de una tabla, dando el mismo efecto que la combinación de celdas. En versiones anteriores de Word, solo podía combinar celdas que estaban en la misma fila. En Word 97, puede combinar cualquier celda adyacente, tanto vertical como horizontalmente.

3. Alineación vertical

Le permite alinear rápidamente el contenido de las celdas de tabla seleccionadas en la parte superior o inferior, o en el centro de la celda, utilizando los botones de alineación ubicados en la barra de herramientas. Si el texto de las celdas está orientado verticalmente, el propósito de estos botones cambia automáticamente: utilícelos para alinear en la parte superior o inferior, o en el centro de la celda.

4. Orientación de texto vertical

Le permite colocar texto verticalmente (girado 90 grados) en celdas de tablas, cuadros de texto y marcos. Esta herramienta puede resultar muy útil a la hora de crear etiquetas, así como documentos impresos que contengan información de derechos de autor, etc., dispuestos verticalmente.

5. Cambiar el tamaño de una fila de la tabla

Le permite ajustar la altura de cualquier fila directamente en la tabla arrastrando el borde de la fila hacia arriba o hacia abajo, de forma similar a como puede cambiar el ancho de una columna. Si mantiene presionada la tecla ALT mientras arrastra, la regla vertical mostrará la altura real de la fila.

Fronteras

1. Nuevos tipos de fronteras

Hay más de 150 tipos diferentes de bordes para documentar, incluidos los bordes 3D y los bordes de varias líneas, que son especialmente populares en los documentos profesionales.

2. Bordes de página

Le permite crear un borde alrededor de cada página. Además de los 150 tipos de bordes nuevos, hay más de 160 tipos de bordes de páginas gráficas. También es posible personalizar los bordes de la página. Por ejemplo, puedes:

· establece tu propio tipo de borde para cada borde de la página;

colocar encabezados y pies de página dentro del borde;

· diseñar la primera página de forma diferente al resto.

3. Bordes de texto

Le permite aplicar bordes a palabras y caracteres individuales dentro de un párrafo. En este caso, puede utilizar cualquier tipo de borde disponible. Por ejemplo, esto hace que sea mucho más fácil crear bordes alrededor de los encabezados.

llenar

1. Relleno de texto

Le permite resaltar los fragmentos más importantes del documento, sobre los que debe llamar la atención de otros usuarios. En Word, el relleno se puede aplicar no solo a todo el párrafo, sino también a palabras y caracteres individuales dentro del párrafo. En este caso, puede utilizar cualquier tipo de relleno disponible.

Colaboración con múltiples usuarios

Word tiene nuevas funciones y herramientas que mejoran la productividad y la eficiencia de los miembros del grupo de trabajo.

1. Versión

Mantener un historial de trabajo en un documento. Esto permite determinar con precisión el momento, la naturaleza y el autor de los cambios realizados en el documento. Además, se pueden agregar notas arbitrarias a cada versión del documento. Toda la información de versiones del documento se almacena en el propio documento, lo que elimina la necesidad de conservar varias copias del documento. Además, puede configurar el modo de guardado automático de la versión actual del documento al final de cada sesión de trabajo con él. Esto le permite identificar al autor de cualquier versión de un documento.

2. Fusión de documentos

Combinar todos los cambios y comentarios realizados por varios revisores en un solo documento con una sola operación. Varios revisores pueden recibir copias separadas del documento para su revisión, después de lo cual todas las copias corregidas se combinan en el documento final. O, por ejemplo, puede llevarse una copia del documento a casa, corregirlo allí y luego devolver la copia corregida y fusionar automáticamente sus cambios con el documento original.

3. Notas e información sobre herramientas

Vea rápidamente los comentarios en pantalla de cualquier revisor directamente en el documento sin abrir un área separada. Las anotaciones son fáciles de detectar en un documento: el texto con una anotación se resalta en amarillo. Cuando coloca el puntero sobre este texto, aparece una información sobre herramientas encima que contiene el texto del comentario y el nombre del revisor.

4. Panel de revisión

Ahora todas las herramientas habituales de revisión de documentos están en la misma barra de herramientas: grabar y ver cambios, insertar y ver comentarios, resaltar texto, guardar versiones y enviar un documento por correo electrónico.

Soporte multilingüe

Word 95 introdujo el cambio automático de fuente e idioma al cambiar de teclado, lo que permite usar texto en varios idiomas en un documento y algunos cuadros de diálogo. Word 97 facilita aún más la creación y visualización de documentos que contienen texto en varios idiomas europeos. Además, puede ver documentos creados con versiones del Lejano Oriente de Word en la versión estadounidense de Word.

1. Cambio de teclado

Cambio automático de fuentes en el documento al cambiar el teclado (el conjunto de fuentes utilizado está determinado por la disposición actual del teclado). Cambiar el teclado también provoca un cambio de idioma y, por lo tanto, proporciona la verificación del texto en otro idioma, como el griego, mediante la verificación de ese idioma en particular.

2. Soporte para textos en varios idiomas en cuadros de diálogo

Se hizo posible editar y ver texto en varios idiomas en versiones localizadas de Word. Por ejemplo, puede especificar el nombre griego del autor como término de búsqueda de archivos en el cuadro de diálogo Buscar archivos.

3. Abrir documentos con texto en varios idiomas en una versión localizada de Word

Visualización correcta del texto de un documento creado en una versión localizada de Word, si el sistema tiene las fuentes adecuadas. Por ejemplo, los documentos creados en la versión japonesa de Word se pueden abrir y ver en la versión estadounidense de Word. Cabe señalar que esta posibilidad no se aplica a los idiomas en los que la dirección de escritura puede cambiar (hebreo, árabe, etc.).

4. Copie y pegue texto Unicode

Es posible copiar texto en griego, ruso o cualquier otro idioma europeo de la versión estadounidense de Word y pegarlo en una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Además, puede copiar y pegar texto en formato Unicode en los campos de algunos cuadros de diálogo (Buscar, Reemplazar, etc.).

5. Clasificación

Es posible especificar el idioma y, por lo tanto, el orden de clasificación, que se utilizará al clasificar el texto en un documento. Por ejemplo, las letras dobles húngaras como "cz" se ordenan correctamente en la versión estadounidense de Word cuando se especifica húngaro como idioma de ordenación.

6. Insertar símbolos

Para poder insertar caracteres y letras utilizados en un idioma en particular, simplemente seleccione el conjunto de caracteres de fuente Unicode apropiado en el cuadro de diálogo Símbolo (menú Insertar). Por ejemplo, para insertar letras rusas en el texto, debe seleccionar el conjunto "Cirílico".

MICROSOFT SOBRESALIR

Gestión de archivos

Con Excel, puede crear una variedad de documentos. Las hojas de trabajo se pueden utilizar para tabulación, evaluación estadística, gestión de bases de datos y creación de gráficos. Para cada una de estas aplicaciones, Excel puede crear un documento separado que se guarda en el disco como un archivo.

El archivo puede contener varias hojas de trabajo interconectadas que forman un solo documento multidimensional (cuaderno, carpeta de trabajo). Con la ayuda de documentos multidimensionales, el usuario obtiene acceso directo a varias tablas y gráficos al mismo tiempo, lo que aumenta la eficiencia de su procesamiento.

Es posible configurar el modo de guardado automático de archivos en ciertos intervalos, el modo Copia de reserva y modo de protección de datos (guardar el documento con contraseña).

Estructura del documento

Los documentos multidimensionales (cuadernos, carpetas) son una de las novedades más importantes de Excel, que simplifica y agiliza enormemente el trabajo con la gestión de tablas y hojas de cálculo. EN nueva versión Los documentos de trabajo pueden contener hasta 255 tablas, gráficos o programas VBA en un archivo, y el principio de trabajar con ellos se asemeja al trabajo habitual con cuadernos de negocios en cualquier oficina. Cada cuaderno de trabajo puede contener toda la información comercial relacionada con un tema y almacenarla en un archivo, lo que puede aumentar considerablemente la visibilidad de los documentos de trabajo.

Las hojas de trabajo separadas de un documento se encuentran una debajo de la otra. Usando el índice de nombres (caso de nombres) ubicado en la parte inferior de la pantalla, puede pasar de una hoja a otra. En el índice de nombres están las raíces de las hojas de trabajo, dispuestas en orden ascendente de números: Hoja1, Hoja2, etc.

El usuario puede agregar al documento elementos de los siguientes tipos:

Hojas de trabajo para crear tablas;

Gráficos (como elemento de tabla o en una hoja separada);

Hoja de trabajo para escribir una macro como módulo de programa;

Hoja de trabajo para crear un cuadro de diálogo.

La nueva hoja siempre se inserta antes de la hoja de cálculo activa. El usuario puede hacer clic con el botón derecho en el título de la hoja de trabajo, que abrirá un menú contextual (situacional) que también tiene una directiva de agregar. Si desea eliminar una hoja de trabajo, debe hacer clic derecho en el menú contextual y ejecutar la directiva de eliminación.

Ajuste de altura de fila y ancho de columna

En primer lugar, se debe marcar la fila o columna corregida de la tabla. Para hacer esto, haga clic izquierdo en el número (coordenada) de la fila o columna. En el menú Formato hay submenús Línea Y Columna. Al seleccionar uno de estos submenús, se abre el menú del siguiente nivel. En el submenú Columna llamar a la directiva Ancho, luego se abrirá un cuadro de diálogo donde el usuario puede especificar el ancho de la columna. Puede utilizar un carácter como unidad de medida. Equipo Autoajustar ancho del menú Columna ajusta automáticamente el ancho de la columna para adaptarse a su contenido.

La corrección también se puede realizar con el ratón. Para hacer esto, el puntero del mouse debe colocarse en el borde entre los números de fila o las direcciones de columna.

Celdas de tabla y sus propiedades.

Todos los datos de la tabla se registran en el llamado células, que están en la intersección de las filas y columnas de la tabla. De forma predeterminada, Excel presenta el contenido de una celda en un formato estándar que se establece cuando se inicia el programa. Por ejemplo, para números y textos, se establece un tipo y tamaño de fuente específicos.

El programa Excel tiene menús contextuales, que se llaman con el botón derecho del ratón cuando se marca alguna zona de la tabla. Estos menús contienen muchas directivas de formato y procesamiento de tablas. Las directivas de formato también se pueden llamar en el panel de formato (segunda línea del menú de iconos) haciendo clic en el icono correspondiente.

Etiquetado de celdas. Las celdas individuales de la tabla se marcan (resaltan) automáticamente con el puntero de celda. Para mover el puntero a una celda determinada, debe hacer clic en él con el botón izquierdo del mouse o usar las teclas del cursor. Para marcar varias celdas, haga clic al comienzo del área marcada (esquina superior izquierda) y, manteniendo presionado el botón del mouse, mueva el manipulador hasta el final del área (esquina inferior derecha).

Una fila o columna de la tabla se marca haciendo clic en el número (dirección) ubicado en el encabezado de la fila o columna. Para marcar varias filas o columnas, debe hacer clic en el número de la primera fila (columna) y luego, manteniendo presionado el botón del mouse, mueva el manipulador a la posición deseada.

Copia de datos. En primer lugar, debe marcar un grupo de celdas cuyo contenido debe copiarse y luego llamar al comando Copiar del menú Editar. Después de eso, el área marcada quedará enmarcada. Ahora debe mover el puntero del mouse a la posición donde se deben copiar los datos y presionar la tecla enter Ingresar. El contenido del área con viñetas aparecerá en la nueva ubicación. Si necesita eliminar el contenido de un grupo de celdas y colocarlo en un nuevo lugar en la tabla, debe usar la directiva Cortar del menú Editar .

Eliminación de datos. En primer lugar, debe marcar un grupo de celdas cuyo contenido debe eliminarse. Luego puede usar una de las formas de eliminar datos.

Formateo de números. En primer lugar, debe marcar las celdas en las que necesita cambiar el formato para representar números. Después de eso, puede abrir el menú contextual con el botón derecho del mouse y llamar a la directiva en él Formato de celda, o llamar a la directiva Celúla del menú Formato. En cualquier caso, aparecerá un cuadro de diálogo en la pantalla. Formato células. De forma predeterminada, la opción se seleccionará en el campo superior de esta ventana. Número, que se utiliza para formatear números.

Alineación de datos. Para alinear el contenido de las celdas, en primer lugar, debe marcar las celdas alineadas. A continuación, llame al cuadro de diálogo: Formato - Celdas - y en el campo superior de esta ventana, seleccione la pestaña Alineación.

Instalación de fuentes. Es necesario marcar las celdas en las que desea cambiar la fuente. Después de eso, puede abrir el menú contextual con el botón derecho del mouse y llamar a la directiva Formato de celda. En el campo superior de la ventana que se abre Formato de celda tienes que seleccionar una opción Fuente. Aparecerá un cuadro en la ventana. Fuente, en el que puede seleccionar el tipo de fuente de la lista propuesta. El contenido de esta lista depende de la configuración realizada en el entorno de Windows.

en el campo derecho Tamaño establecer el tamaño (punto) de la fuente. En la lista de estilos de fuente inscripción Puede elegir estilo regular (Regular), cursiva (cursiva), negrita (negrita) y cursiva negrita (cursiva negrita). en campo subrayando puedes elegir el tipo de subrayado del texto (una o dos líneas), etc.

Computación de mesa

usabilidad fórmulas y funciones es una de las características más importantes de un programa de hoja de cálculo. Esto, en particular, permite análisis estadístico valores numéricos en la tabla.

El texto de una fórmula que se ingresa en una celda de tabla debe comenzar con un signo igual (=), para que Excel pueda distinguir la fórmula del texto. Después del signo igual, se escribe en la celda una expresión matemática que contiene argumentos, operaciones aritméticas y funciones.

Como argumentos en la fórmula se suelen utilizar números Y direcciones de celular. Los siguientes símbolos se pueden utilizar para indicar operaciones aritméticas: + (suma), - (sustracción), * (multiplicación), / (división).

Introducción de fórmulas. Excel interpreta los datos que ingresa como texto (alineado a la izquierda) o como un valor numérico (alineado a la derecha). Para ingresar una fórmula, debe ingresar una expresión algebraica que debe estar precedida por un signo igual (=).

Suponga que en la celda A1 de la tabla está el número 100, y en la celda B1, el número 20. Para dividir el primer número por el segundo y colocar el resultado en la celda C1, ingrese la fórmula apropiada en la celda C1 ( =A1/B1) y presione Ingresar .

La introducción de fórmulas se puede simplificar enormemente con un pequeño truco. Después de ingresar el signo igual, simplemente haga clic en la primera celda, luego ingrese la operación de división y haga clic en la segunda celda.

Edición de fórmulas. Para comenzar a editar el contenido de una celda, primero debe marcar esa celda. En el siguiente paso, debe habilitar el modo de edición presionando la tecla F2 o haciendo doble clic. En el modo de edición, se activa una línea de composición tipográfica en la parte superior de la pantalla (debajo de la barra de menú de iconos), en la que se ve la fórmula en sí, y no el resultado de su cálculo.

Enlaces de información. En Excel, es bastante fácil ingresar una referencia a una celda ubicada en otra tabla. Una vez establecido el enlace, los valores de las celdas se actualizarán automáticamente.

Para hacer referencia al valor de una celda ubicada en otra hoja de trabajo, debe especificar el nombre de esta hoja junto con la dirección de la celda correspondiente. Por ejemplo, para acceder a la celda B3 en la hoja de cálculo Hoja2, ingrese la fórmula: =Hoja2!B3. Las direcciones de las celdas deben indicarse en letras latinas.

Los cuadros gráficos dan vida a las columnas secas de números de la tabla, por lo que la capacidad de crear gráficos ya se ofrecía en las primeras versiones de Excel. Excel incluye un nuevo Generador de gráficos, que le permite crear gráficos de "calidad de presentación".

Un hermoso gráfico 3D no solo es agradable a la vista, sino que también mejora la calidad del documento. Ha aparecido un nuevo tipo de gráficos 3D en MS Excel: los llamados gráficos de anillos, que complementan los gráficos 3D de superficie y cuadrícula de la cuarta versión.

El gráfico se puede colocar al lado de la tabla o en una hoja de trabajo separada. Chart Builder es una de las herramientas más poderosas del programa Excel. La construcción de un diagrama con su ayuda se lleva a cabo en varios pasos. El diseñador recibe el área de origen de la tabla, el tipo de gráfico, las etiquetas y los colores utilizados. El panel principal tiene un icono para llamar al Creador de gráficos.

Construcción de diagramas. Antes de crear un gráfico, debe completar todo el trabajo en la tabla, incluido su formato. Llame al Generador de gráficos (consulte la Figura 11). Debe usar el puntero del mouse para dibujar un rectángulo en el espacio libre de la hoja de trabajo donde se colocará el diagrama.

Después de eso, Designer abre un cuadro de diálogo en el que debe crear un gráfico en cuatro pasos. Trabajar con el Constructor es tan intuitivo que no requiere ninguna explicación.

Objetos adicionales. En el menú Insertar hay directivas que le permiten darle al diagrama un aspecto más atractivo. En particular, aquí hay una directiva Dibujo, que importa imágenes en formatos gráficos estándar (BMP, PCX, etc.). Después de llamar a esta directiva, se abre una ventana para cargar un archivo gráfico. La figura seleccionada aparece en el diagrama, encerrada en un marco. Este marco se puede mover por el gráfico con el ratón y cambiar de tamaño.

Además, Chart Builder ofrece la posibilidad de insertar texto adicional en el gráfico, lo que llamará la atención sobre ciertas partes del gráfico. Para insertar texto, debe ingresarlo desde el teclado en la línea de marcación y presionar la tecla Intro Ingresar. Luego aparecerá un marco de texto en el centro del diagrama, al que se le puede dar un tamaño apropiado con el mouse y luego moverlo a la ubicación deseada en el diagrama.

Actualización del diagrama. Si realiza cambios en la parte de la tabla en la que se creó el gráfico, Excel modificará automáticamente el gráfico. Si ha agregado una nueva fila o columna a la tabla, proceda de la siguiente manera. Marque los nuevos datos en la tabla y transfiéralos con el mouse al diagrama. Para hacer esto, coloque el puntero del mouse en el borde del área marcada y, sin soltar el botón izquierdo del mouse, muévalo al diagrama. Tan pronto como suelte el botón del mouse, el diagrama se cambiará (actualizará). Esta técnica es llamada por Microsoft Arrastrar y soltar .

Se requieren fórmulas para realizar cálculos de hoja de cálculo. Dado que algunas fórmulas y sus combinaciones son muy comunes, Excel ofrece más de 200 fórmulas preprogramadas, que se denominan funciones .

Todas las funciones están divididas en categorías para que sean más fáciles de navegar. incorporado Constructor de funciones ayuda en todas las etapas del trabajo para aplicar correctamente las funciones. Le permite construir y calcular la mayoría de las funciones en dos pasos.

El programa tiene un orden alfabético Lista llena todas las funciones, en las que puede encontrar fácilmente la función si se conoce su nombre; de lo contrario, busque por categoría. Muchas de las funciones difieren muy poco, por lo que al buscar por categoría, es útil utilizar las descripciones breves de las funciones que ofrece el Generador de funciones. La función opera sobre algunos datos, que se denominan sus argumentos. Un argumento de función puede ocupar una celda o colocarse en un grupo completo de celdas. El constructor de funciones brinda asistencia para especificar cualquier tipo de argumento.

Constructor de funciones. Marque la celda en la que debe aparecer el resultado del cálculo. Luego, al hacer clic en el icono del Generador de funciones, abra el cuadro de diálogo Generador. Las categorías de funciones se enumeran en el campo izquierdo de esta ventana, y las funciones correspondientes a la categoría seleccionada se enumeran en el campo derecho. Para ver todas las funciones, haga clic en la opción Todo en el campo de categorías.

Haga clic en el nombre de la función que necesita, luego el nombre de la función aparecerá en una línea separada junto con una breve descripción de esta función. Los tipos de argumentos de función y su número también se indican aquí. Los argumentos se establecen en el siguiente paso del trabajo con el Constructor. Para acceder a él, haga clic en el botón de comando ACERCA DE k .

El segundo paso es especificar los argumentos de la función en el cuadro de diálogo Constructor. El constructor distingue entre argumentos que deben tenerse en cuenta y argumentos opcionales (opcional). Para establecer un argumento de función, debe ingresar su dirección desde el teclado o marcar el área donde se encuentra en la tabla. Luego, la dirección del argumento de la función aparecerá en el campo correspondiente del cuadro de diálogo Constructor. Haga clic en el botón de comando DE ACUERDO para cerrar la ventana del Generador de funciones. Después de eso, el resultado del cálculo aparecerá en la celda especificada de la tabla, pero la celda permanecerá marcada. En la línea de composición, puede ver la función seleccionada junto con los argumentos correspondientes.

Autosuma. Marque la celda donde debe ubicarse la suma y haga clic en el icono de adición.

Aparecerá un signo igual y la palabra "SUMA" en la línea escrita, generalmente seguida entre paréntesis por la dirección de algún área que el programa propone, después de analizar las celdas cercanas, como el área de suma. Si Excel "adivinó" correctamente, haga clic en el icono de marca de verificación.

De lo contrario, marque el grupo de celdas a plegar. Puede marcar varios grupos de celdas no contiguos usando la tecla control. Esta tecla debe mantenerse presionada hasta que todos los grupos estén marcados. Las direcciones de grupo se pueden ingresar usando el teclado.

El intercambio de datos

Data Exchange permite a un usuario de Excel importar objetos de otras aplicaciones a sus hojas de cálculo y transferir (exportar) sus hojas de cálculo para incrustarlas en otros objetos.

El concepto de comunicación es uno de los conceptos básicos del entorno Windows. Los enlaces de información se crean entre objetos que son procesados ​​por varios programas de aplicación, por ejemplo, entre tablas y textos. Estos enlaces de información se implementan dinámicamente, por ejemplo, una copia de la tabla incrustada en el texto se actualizará (actualizará) cada vez que se realicen cambios en su original.

Procesamiento de listas

Las listas le permiten trabajar de manera efectiva con grandes conjuntos de datos homogéneos.

Una lista es un conjunto ordenado de datos que tiene la misma estructura. Por ejemplo, una lista es una guía telefónica que contiene los nombres de los suscriptores y sus números de teléfono. En Excel, los desarrolladores de Microsoft han simplificado enormemente el trabajo con listas. Desde un punto de vista técnico, las listas son tablas ordinarias para las que Excel tiene operaciones de procesamiento adicionales: ingresar una lista de datos, buscar un elemento en una lista, editar listas, filtrar datos, ordenar datos, analizar datos (buscar tendencias y patrones )

Base de datos

Excel se suministra con un programa para procesar bases de datos externas MS Query. El programa Query (Request) puede trabajar con archivos de texto y con datos que hayan sido elaborados por los siguientes programas de gestión de bases de datos: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server.

Si, mientras trabaja con una tabla en Excel, se hace necesario acceder a una base de datos externa, debe ejecutar el programa Query. Esto le permitirá importar datos de la base de datos y procesarlos como datos tabulares regulares en Excel. En algunos casos, Query puede procesar directamente los datos externos.

Después de cargar un conjunto de datos, puede seleccionar una parte de los registros incluyendo criterios de selección de datos.

Configuración del programa

Excel se puede personalizar para satisfacer las necesidades individuales de una amplia gama de usuarios. Cada usuario del programa Excel, habiendo determinado el círculo de las funciones más utilizadas, puede organizar el trabajo con ellas de la manera más conveniente para él. Por otro lado, aquellas funciones del programa que nunca se usan pueden eliminarse por completo de la configuración para ahorrar recursos informáticos y aumentar la eficiencia del procesamiento. Por ejemplo, cada usuario del programa puede crear un menú de iconos, cambiar la apariencia de la ventana principal, cambiar la apariencia de la hoja de trabajo, instalar las fuentes deseadas, crear plantillas de tablas, etc.

ACCESO MICROSOFT

Unas palabras sobre...

microsoft Acceso es un DBMS relacional interactivo ( relacional base de datos gestión sistema - RDBMS) Para VENTANAS . Este es un programa que puede usar para almacenar y recuperar datos según las relaciones que haya establecido. Trabajar con él se simplifica mediante el manipulador del mouse. Las capacidades gráficas de la carcasa causan una gran impresión cuando se producen informes e impresiones de alta calidad. Todo esto gracias al apoyo tipo verdadero fuentes e incrustaciones objetos OLE (Unir e incluir objetos) dentro del entorno VENTANAS . Objeto OLE es un enlace a cierta información que permanece en su forma original. Objeto OLE Tal vez Hoja de cálculo de Excel , Pincel - ilustración o Archivo de sonido.

Novedad del programa Acceso es Tarjetas de referencia - Sistema de avisos. Se trata de un sistema de formación que proporciona al usuario recomendaciones sobre cómo salir de situaciones reales a la hora de resolver problemas aplicados. Con conocimientos de inglés, el usuario siempre puede obtener una pista sobre qué hacer a continuación.

Acceso también proporciona al usuario mecanismos para trabajar con bases de datos de varios formatos. Por ejemplo, puede acceder directamente a las bases de datos dBASE , Paradoja o btrieve sin convertirlos al formato utilizado Acceso . Incluido en el paquete Acceso también incluye idioma Acceso Básico (dialecto integrado del lenguaje Visual Basic), lo que permite formar sistemas especializados de gestión de bases de datos.

Base de datos es un conjunto de datos que está asociado con un tema o propósito específico. Cuando crea una base de datos en Microsoft Access, crea un archivo que contiene todas las tablas, consultas, formularios, informes y otros objetos que lo ayudan a usar la información en la base de datos.

mesas

MESA - este es un conjunto de registros (filas de la tabla) que consta de campos separados (columnas de la tabla) que almacenan información y constituyen, de hecho, el contenido de la base de datos.

Las tablas son la principal forma de presentación de la información contenida en una base de datos. Sin una tabla, es imposible diseñar un formulario, las consultas y los informes se compilan en base a tablas. Hay dos formas de crear una tabla:

1. Usando Diseñador de mesas .

2. Sin ayuda Constructor .

Peticiones

Puede pensar en una consulta como mirar los datos incluidos en una tabla. Las consultas se utilizan para seleccionar y filtrar un conjunto de datos. Le permiten seleccionar solo la información necesaria de la base de datos, es decir. uno que cumple con un cierto criterio (condición) y es necesario para resolver un problema específico. Por ejemplo, es posible que necesite información sobre proveedores y los productos que suministran. Puede crear una consulta como "¿Qué productos suministran los proveedores de Moscú?" o "¿Cuál de los proveedores de cigarrillos de San Petersburgo vendió el lote más grande en el último trimestre?". El resultado del procesamiento por el programa. Acceso tal consulta es una tabla llamada Dynaset . Esta tabla incluye bloques de datos seleccionados de la tabla principal (o varias tablas) que satisfacen los criterios de consulta. Dynaset - un conjunto de datos temporal y dinámico, por lo tanto, cada vez que se ejecuta la consulta, se reconstruye en base a datos tabulares "frescos".

acceso Microsoft brinda grandes oportunidades en la flexibilidad del diseño de consultas. Puede:

· Seleccionar campos No es necesario incluir todos los campos de la tabla en la consulta.

· Seleccionar registros, puedes especificar la consulta de tal manera que recibirás datos de un determinado tipo. Por ejemplo, los precios de los bienes para un mes determinado.

· Ordenar registros. Puedes ver los registros en un orden específico. Por ejemplo, puede mostrar los nombres de los clientes en orden alfabético.

· Consulta los datos de varias tablas, los datos de varias tablas se pueden procesar juntos y puedes ver los datos combinados. También puede consultar datos de otras bases de datos como Microsoft Fox Pro , Paradoja , dBASE , recuperar y Microsoft o Servidores Sybase SQL .

· Realizar cálculos, puedes crear nuevos campos que contendrán los resultados de los cálculos.

· Usa una consulta como fuente de datos para formularios, informes y otras consultas. Cada vez que abra un formulario o imprima un informe, su consulta recuperará la información más reciente de las tablas. También podrá modificar los datos existentes directamente en el formulario basado en solicitudes.

· Modifica datos en tablas, puedes actualizar, eliminar, agregar grupos de registros, todo a la vez. También puede crear una nueva tabla basada en una tabla o grupo de tablas existente.

Hay dos tipos de solicitudes:

1. Consultas QBE (Consulta por ejemplo). El usuario los define especificando parámetros individuales en la ventana de diseño usando sugerencias (patrones).

2. Consultas SQL (Lenguaje de consulta estructurado - Lenguaje de consulta estructurado). El usuario los formula mediante instrucciones y funciones, construyendo una descripción. Consulta QBE Acceso se traduce fácilmente al apropiado consulta SQL . La operación inversa tampoco es difícil. En general, a Access no le importa con qué tipo de consulta está trabajando el usuario.

Las consultas se pueden crear mediante el Generador de consultas. Acelera el diseño de varios tipos especiales de consultas.

formularios

Ver la base de datos como una tabla en modo de relleno permite al usuario evaluar la base de datos como un todo, comparar registros, etc. Sin embargo, a menudo existe la necesidad de trabajar con registros de bases de datos individuales. En este caso, la presencia de otros registros en la pantalla (como ocurre en el modo de relleno) solo interfiere y distrae. Trabajar con registros individuales a través de formularios le permite concentrarse solo en la información relevante.

Un formulario es un espacio en blanco que debe completarse o una máscara que debe aplicarse a un conjunto de datos. El formulario en blanco le permite simplificar el proceso de llenado de la base de datos, lo que posibilita confiar el ingreso de información a personal poco calificado. La máscara de formulario le permite limitar la cantidad de información disponible para el usuario que accede a la base de datos. También puede tratarse de bloquear la indicación de servicio o campos secretos.

Informes

Informe es información que ha formateado de acuerdo con sus especificaciones. El informe le permite extraer y presentar datos como información significativa que puede usar y compartir. Ejemplos de informes son direcciones postales, facturas, cantidades de ventas o listas de teléfonos. Mediante el uso acceso Microsoft Puede diseñar un informe que presentará la información de la forma que desee. Puede usar muchos elementos de diseño diferentes, como texto, datos, imágenes, líneas, campos y gráficos para crear su informe. Depende de usted cómo y qué elementos usar para crear su informe.

acceso Microsoft proporciona varias formas de obtener información de su base de datos: mediante una consulta, un formulario o un informe. Puede elegir el método que mejor se adapte a su tarea.

Por ejemplo:

· Para ver todos los productos de un envío de venta específico, utilice la consulta.

· Para ver la información completa de un solo producto, utilice el formulario.

· Para imprimir las ventas comerciales para una presentación formal, utilice el informe.

Los informes también son una herramienta eficaz para imprimir información de uso habitual. Puede crear un borrador de informe y guardarlo para su uso posterior. El borrador del informe permanecerá sin cambios, pero cada vez recibirá una copia impresa de los datos actuales.

macros, macros

macro es una secuencia de operaciones escritas como instrucciones en un lenguaje especial. Al procesar datos, a menudo tiene que realizar largas secuencias de acciones. Pero cualquier acción, operación se puede escribir como macros. La llamada de macros conduce a la ejecución de una secuencia de acciones descritas anteriormente. El uso de macros permite automatizar varios procesos repetitivos, como llenar la Base, ejecutar consultas, abrir varios objetos, etc.

El usuario introduce la secuencia de operaciones en la ventana de diseño de macrocomandos.

Módulos

Al resolver problemas bastante complejos, pronto encontrará las limitaciones de las macros. Para superar los problemas que han surgido, puede intentar escribir su programa en el integrado Acceso lenguaje de programación - Acceso Básico . Es una herramienta de programación visual y es un dialecto del lenguaje. básico visual. Este procedimiento tiene el formato Módulo .

Módulo es un conjunto de declaraciones (declaraciones) y secuencias de comandos ejecutables (procedimientos, funciones) escritos en el lenguaje Acceso Básico .

- Conclusión

Naturalmente, en el marco de este curso no hay esperanza de resaltar completamente las posibilidades de tales programas multifacéticos, ya que el paquete completo de Microsoft Office es muy diverso. Para saber "Microsoft Office" necesitas trabajar en él. Usando este paquete, seguramente descubrirá más y más características y propiedades nuevas. Explora y experimenta. Si no te gustan los resultados, inténtalo de nuevo. Casi todo lo que hace en Microsoft Office se puede deshacer, por lo que no perderá nada más que unos minutos de su tiempo experimentando.

- Parte práctica:

Características generales de la tarea.

La empresa LLC "Iniciativa" lleva a cabo actividades relacionadas con los trabajos de construcción y la venta de materiales de construcción. Los precios de los bienes y servicios se presentan en el (Cuadro 1), datos sobre empresas cuyos pedidos deben completarse en septiembre de 2001 - (Cuadro 2).

Usando el PPP en una PC, debe:

Cree tablas de acuerdo con los datos de la tabla a continuación;

Organice enlaces entre tablas para el llenado automático de las columnas: "Nombre de la empresa" y cálculo automático de la cantidad de pedidos de cada empresa cliente en los documentos diseñados;

Presentar los resultados de los cálculos en forma de tabla que contenga los totales mensuales para cada empresa cliente y para la empresa LLC "Iniciativa", y en forma gráfica;

Esta tarea se resuelve en la hoja de cálculo MS Excel, ya que es un medio para preparar y procesar datos electrónicos organizados tabularmente. Excel realiza funciones matemáticas y trigonométricas, incluidas sumas, raíces cuadradas, productos, expresiones logarítmicas, etc. Además, esta hoja de cálculo está diseñada para trazar gráficos.

Diseño de formularios de documentos de salida y representación gráfica de datos para la tarea seleccionada

Ubicación de tablas con datos fuente en hojas de trabajo de MS Excel: "Bienes" (Tabla 1) y "Clientes" (Tabla 2);

Cuadro con datos finales de las empresas (presentados en forma de fórmulas) (Cuadro 3);

Tabla gráfica en forma de "Charts" (Tabla 4);

pestaña. 1

pestaña. 2

fecha	Nombre de empresa	Codigo de compañia	Código de orden	Nombre del producto
	BUSCAR(C2;Clientes!$A$2:$A$6;Clientes!$B$2:$B$6)			VER(F2;Productos!$A$2:$A$5;Productos!$B$2:$B$5)
	BUSCAR(C3;Clientes!$A$2:$A$6;Clientes!$B$2:$B$6)			VER(F3;Productos!$A$2:$A$5;Productos!$B$2:$B$5)
	Resultado médico
	BUSCAR(C5;Clientes!$A$2:$A$6;Clientes!$B$2:$B$6)			VER(F5;Productos!$A$2:$A$5;Productos!$B$2:$B$5)
	BUSCAR(C6;Clientes!$A$2:$A$6;Clientes!$B$2:$B$6)			VER(F6;Productos!$A$2:$A$5;Productos!$B$2:$B$5)
	BUSCAR(C7;Clientes!$A$2:$A$6;Clientes!$B$2:$B$6)			VER(F7;Productos!$A$2:$A$5;Productos!$B$2:$B$5)
	Privado Total
	BUSCAR(C9;Clientes!$A$2:$A$6;Clientes!$B$2:$B$6)			VER(F9;Productos!$A$2:$A$5;Productos!$B$2:$B$5)
	Total factorial
	BUSCAR(C11;Clientes!$A$2:$A$6;Clientes!$B$2:$B$6)			VER(F11;Productos!$A$2:$A$5;Productos!$B$2:$B$5)
	BUSCAR(C12;Clientes!$A$2:$A$6;Clientes!$B$2:$B$6)			VER(F12;Productos!$A$2:$A$5;Productos!$B$2:$B$5)
	Proyecto - Resultado M
	BUSCAR(C14;Clientes!$A$2:$A$6;Clientes!$B$2:$B$6)			VER(F14;Productos!$A$2:$A$5;Productos!$B$2:$B$5)
	Servicio total
	gran total

pestaña. 3

continuación de la mesa. 3

Código de producto	Cantidad	Cantidad, frotar.
		VER(F2;Productos!$A$2:$A$5;Productos!$E$2:$E$5*G2)
		VER(F3;Productos!$A$2:$A$5;Productos!$E$2:$E$5*G3)
		TOTALES INTERMEDIOS(9;H2:H3)
		VER(F5;Productos!$A$2:$A$5;Productos!$E$2:$E$5*G5)
		BUSCAR(F6;¡Productos!$A$2:$A$5;¡Productos!$E$2:$E$5*G6)
		VER(F7;Productos!$A$2:$A$5;Productos!$E$2:$E$5*G7)
		TOTALES PROVISIONALES(9;H5:H7)
		BUSCAR(F9;¡Productos!$A$2:$A$5;¡Productos!$E$2:$E$5*G9)
		TOTALES INTERMEDIOS(9;H9:H9)
		BUSCAR(F11;¡Productos!$A$2:$A$5;¡Productos!$E$2:$E$5*G11)
		BUSCAR(F12;¡Productos!$A$2:$A$5;¡Productos!$E$2:$E$5*G12)
		TOTALES PROVISIONALES(9;H11:H12)
		BUSCAR(F14;¡Productos!$A$2:$A$5;¡Productos!$E$2:$E$5*G14)
		TOTALES PROVISIONALES(9;H14:H14)
		TOTALES PROVISIONALES(9;H2:H14)

pestaña. 4

Manual de usuario

Excel es parte de la suite de Microsoft Office y está diseñado para preparar y procesar hojas de cálculo en Windows.

Para iniciar el programa Excel, debe presionar INICIO, luego PROGRAMAS y MICROSOFT EXCEL. Aparece una hoja tabular en blanco, comenzamos a ingresar datos en la tabla. La mesa consta de 16384 líneas y 256 columnas. Las filas se numeran con números enteros del 1 al 16384 y las columnas se marcan con letras latinas A, B, …, Z, AA, AB, …, IV. En la intersección de la columna y la fila se encuentra el principal elemento estructural de la mesa: celúla. En cualquiera de ellos, puede ingresar los datos iniciales, un número o texto, así como una fórmula para calcular la información derivada. El ancho de columna y la altura de fila se pueden cambiar.

Este programa de aplicación funciona en el entorno de MS Excel. Para ingresar nuevos datos calculados, seleccione Archivo - Crear, especificando la plantilla "Declaración de cálculo del costo de los productos, teniendo en cuenta el descuento".

Esta plantilla tiene un límite de 12 posiciones de datos calculados. Para agregar una nueva línea, copie la última línea. Por lo tanto, el tamaño de los bordes está limitado a solo 32000 líneas.

Para imprimir el gráfico, debe ajustar el rango de valores según la cantidad de datos ingresados. Para configurar los valores, debe ir a la hoja de gráfico, ingresar al menú Diagrama y seleccione el elemento Datos iniciales. Dependiendo de la cantidad de datos ingresados, configure el número de la última línea en los campos de valor y etiqueta del eje X.

- Lista de literatura usada:

1. A.P. Miklyaev “Manual del usuario de PC IBM”.

2. Kenin y otros "Uso de MS Office".

3. "Cómo trabajar con microsoft oficina » // microsoft Prensa , publicación oficial, 1999

4. Programas de aplicación oficina .

5. Ayuda del programa microsoft sobresalir .

6. V. Pasko - sobresalir

7. Bemer S., Frater G.: Microsoft Access para el usuario .

La creación de código de programa para automatizar ciertos procedimientos abre posibilidades casi ilimitadas para desarrollar y usar aplicaciones basadas en Excel.

Grabación de macros

La primera herramienta de automatización con la que se encuentra el usuario es la denominada grabación de macros. Después de incluir esta entrada, Excel genera automáticamente código de programa con una secuencia de operaciones realizadas por el usuario.

Evaluando la originalidad de la solución, el uso práctico de esta función, desde nuestro punto de vista, es muy dudoso. El hecho es que reutilizar una macro grabada sin realizar cambios es imposible, salvo raras excepciones. Un usuario no capacitado generalmente ve solo un conjunto de comandos, pero no obtiene el resultado esperado de la macro grabada. Además, el usuario tiene una opinión errónea sobre la facilidad de escribir programas en VBA.

La programación real no tiene nada que ver con la grabación de macros. Se requiere conocer tanto los conceptos básicos del lenguaje de programación como estudiar el modelo de objetos de Excel. Por cierto, solo para el último caso, la función "grabar macro" es útil como complemento del sistema de ayuda. En el código escrito automáticamente, puede encontrar rápidamente las propiedades o métodos deseados de un objeto de Excel.

macros excel 4.0

Pocas personas se han encontrado con esto en la práctica, pero en la versión Excel 4.0 era posible crear macros y ejecutar sus secuencias. Hay un tipo especial de hoja de libro para este propósito. Las macros de Excel 4.0 (XLM) son compatibles con todas las versiones hasta ahora.

Intente insertar "hoja de macros internacional" y escriba 2 comandos en ella (ver imagen). Luego ejecute esta macro especificando la celda (la forma más fácil de ejecutar macros es a través del atajo de teclado Alt+F8):

La "hoja de macros internacional" es necesaria para escribir comandos en idioma en Inglés, también hay análogos de equipos rusos.

Las macros XLM le permiten ejecutar cualquier comando de Excel implementado en ese momento, así como formularios y cuadros de diálogo abiertos. Desde finales de la década de 1990, Microsoft ha recomendado enfáticamente reescribir macros XLM en aplicaciones de Excel a programas VBA. Sin embargo, la funcionalidad de las antiguas macros sigue siendo totalmente compatible.

Visual Basic para Aplicaciones 5.0

La primera versión de Excel compatible con el lenguaje de programación Visual Basic for Applications apareció en 1993: Excel 5.0. Originalmente, el editor de código era un tipo especial de hoja de libro de trabajo.

Se admitía el modelo de objetos completo de Excel, el usuario podía separar el código en módulos de programa. Por primera vez, fue posible crear y modificar visualmente formularios de diálogo: una colección Hojas de diálogo. Para estos formularios, hay controles con sus propios controladores de eventos, los formularios en sí solo se pueden abrir en modo modal. Usando DialogSheets, ya era posible crear opciones de interfaz de usuario bastante complejas. En el futuro, la funcionalidad de DialogSheets se reemplazó con formularios personalizados. Formularios de usuario. Los formularios de diálogo antiguos en versiones que comienzan con Excel 2000 solo se admiten por compatibilidad con versiones anteriores; ni siquiera tienen una descripción en el sistema de ayuda.

VBA 6

Excel 2000 (versión 9.0) incluye una nueva versión del lenguaje Visual Basic for Applications. Agregó soporte para clases personalizadas, formularios y procedimientos de manejo de eventos. La sintaxis del lenguaje VBA está unificada con las principales aplicaciones de Microsoft Office (Excel, Word, Access, PowerPoint). Algo que se destaca, quizás, es Microsoft Access, que admite su propio editor de formularios.

Principales novedades de VBA6:

• Clases de usuario.
• Acceso a controladores de eventos de hojas y libros de trabajo estándar.
• Habilidad para manejar eventos usando una palabra clave ConEventos.
• Formularios personalizados Formularios de usuario con nuevos controles.
• Capacidad para usar controles ActiveX externos y bibliotecas de código.
• Varias funciones nuevas y útiles (por ejemplo, Unirse Y Dividir).

Además, en base a la nueva versión de VBA, había versiones especiales de Excel para desarrolladores que admitían creación COM DLL. Ver artículo para más detalles complementos.

Uso de bibliotecas externas

Las bibliotecas externas del formato COM DLL (ActiveX DLL) se conectan mediante el uso de enlaces en el proyecto VBA (menú Herramientas\Referencias). Los controles visuales (archivos .ocx) se conectan de manera similar al seleccionar el elemento de menú T ools\Controles adicionales. Al usar enlaces a archivos externos es posible que deba prestar especial atención a la integridad del proyecto cuando lo distribuya a otras computadoras. Las bibliotecas estándar (por ejemplo, MSCOMCTL.OCX) normalmente se vuelven a vincular correctamente en los equipos cliente y seleccionan automáticamente un vínculo a la versión más reciente. Pueden surgir problemas con bibliotecas no estándar y controles ActiveX nativos. Para verificar la conexión de DLL COM externos, teóricamente puede usar la colección Aplicación.VBE.ActiveVBProject.Referencias. Pero en la práctica, es mejor no usar el objeto VBE en las aplicaciones, ya que el acceso puede estar limitado por la configuración de Excel (a partir de la versión 2007).

La tecnología COM le permite brindar acceso a bibliotecas y aplicaciones externas sin el uso de enlaces físicos. Para esto, se utiliza el llamado enlace de objetos tardío. como una interfaz Desconocido escriba en VBA Objeto; el procedimiento estándar se utiliza para instanciar un objeto Crear objeto, y para obtener una instancia existente: ObtenerObjeto.

Dim oWord como conjunto de objetos oWord = CreateObject("Word.Document") oWord.Application.Visible = True

Para llamar a las funciones y procedimientos de las bibliotecas dinámicas de Windows (Win32 DLL) en cualquier versión de VBA, se admite la construcción declarar. Por ejemplo:

Función de declaración pública GetUserName Lib "advapi32.dll" Alias ​​​​"GetUserNameA" (ByVal sBuf As String, ByRef iSize As Long) Como booleano

Después de tal declaración, la función se puede llamar de la forma habitual como cualquier función de VBA.

Además de los procedimientos y funciones estándar de Win API, puede desarrollar sus propios archivos DLL e incluirlos en proyectos de VBA de manera similar.

VSTO

Microsoft proporciona automatización de Excel en sus otros productos para desarrolladores. Por ejemplo, hay una plantilla de proyecto DLL ActiveX de Visual Basic 6.0 adaptada para Microsoft Office. Actualmente, Microsoft admite un flujo de desarrollo de aplicaciones basado en .NET llamado Visual Studio Tools para Office (VSTO). VSTO es un conjunto de plantillas de proyecto y herramientas de tiempo de ejecución de Visual Studio .NET para desarrollar bibliotecas y complementos para varias aplicaciones de Microsoft Office.

Puede encontrar un código fuente de ejemplo para un proyecto .NET para Excel en Otro.

Automatización de Excel para aplicaciones externas

Al igual que llamar a archivos DLL COM externos, el propio Excel puede ser un objeto de automatización para otros programas. Por ejemplo, puede llamar y manipular un libro de trabajo usando scripts vbs. Por ejemplo, cree un archivo de texto con el siguiente contenido:

Establecer oExcelApp = CreateObject("Excel.Application") oExcelApp.Visible = True Establecer oWorkbook = oExcelApp.Workbooks.Add Establecer oWorksheet = oWorkbook.Worksheets.Add oWorksheet.Cells(1,1)="Hello"

Guarde este archivo con la extensión vbs y luego ábralo. Tras un inicio exitoso, se abrirá Excel, se creará un libro de trabajo y una hoja, en la que aparecerá el texto "Hola" en la celda superior izquierda. Del mismo modo, puede crear muy programas complejos que gestionan archivos de Excel. Al transferir código a un script vbs (u otra aplicación), inicialmente es más conveniente crear y depurar el código en el editor VBA de Excel; contiene información completa sobre la sintaxis de los métodos y propiedades de los objetos integrados. En este sentido, es una buena práctica al programar en VBA utilizar rutas completas para acceder a los objetos: por ejemplo, en lugar de libro activo prescribir Application.ActiveWorkbook. Este estilo de programación lo salvará de errores ocultos al transferir código a otras aplicaciones.

Seguridad de archivos

Microsoft, mostrando preocupación por los usuarios, está intentando por todos los medios evitar la distribución accidental virus informáticos escrito en VBA. Basándonos en nuestra propia experiencia, podemos suponer que tal "cuidado" a menudo trae más problemas a los usuarios que aumenta la seguridad de su trabajo. En nuestra práctica de trabajar con archivos de Excel (desde 1995), nunca conocí macro-virus escrito específicamente para aplicaciones de Excel. Al mismo tiempo, no excluimos la posibilidad potencial de escribir dichos virus (incluso podemos intentar crear algo similar), pero no está claro por qué alguien lo necesita. Usar los mismos lenguajes de script es una amenaza mucho más grave para el sistema operativo. Sin mencionar que Visual Basic no es el mejor medio para escribir virus informáticos.

Pero tampoco está mal que Microsoft se esté reasegurando en la búsqueda de amenazas potenciales. La inconsistencia y la complicación constante de la gestión de seguridad de proyectos de Excel-VBA es frustrante. Además, existe una clara tendencia hacia el uso de firmas digitales de editores de confianza. Al mismo tiempo, obtener el derecho a firmar es un servicio pago, y la propia tecnología tiene errores en su implementación con archivos de Excel (para más detalles, consulte la siguiente sección).

Así es como las características de seguridad han cambiado históricamente:

• Excel 4.0-7.0- No estoy completamente seguro, pero parece que no había protección contra virus de macro, las macros se ejecutaban sin advertencias adicionales.
• Excel 97 (8.0) - ha aparecido una casilla de verificación de protección en la configuración general.

• Excel 2000 (9.0)– apareció un cuadro de diálogo especial en el menú Servicio\Macros con la opción de uno de los tres niveles de seguridad y una lista de certificados de confianza. Por defecto, el nivel de seguridad es medio. Es decir, al abrir archivos con macros, se le pide al propio usuario que decida qué tan seguro es. Los complementos de Excel se activan de forma predeterminada sin advertencias adicionales.

• Excel 2002 (10.0)- agregó otro nivel de seguridad "más alto", que permite la ejecución de macros firmadas por un editor confiable, y solo de fuentes confiables. Por defecto, el nivel de seguridad es medio.
• Excel 2003 (11.0)– lo mismo que en la versión anterior, pero el nivel de seguridad está configurado en alto por defecto. Es decir, las macros se deshabilitan sin previo aviso.

• Excel 2007 (12.0)- se ha reescrito la interfaz de parámetros, ha aparecido el llamado "Centro de control de seguridad". Los niveles de seguridad han cambiado de comportamiento, aunque todavía quedan cuatro. De manera predeterminada, cuando abre un archivo con macros, aparece una ventana debajo de la cinta con la capacidad de activar macros. En términos relativos, este es el mismo cuadro de diálogo de conexión de macros, pero se abre de forma no modal. Por un lado, la solución parece atractiva en términos de interfaz, pero puede generar incompatibilidad con versiones anteriores: por ejemplo, el usuario puede trabajar durante un tiempo sin macros y luego habilitarlas. Hay una opción separada para poder controlar el objeto VBE a nivel de código, que está deshabilitada de forma predeterminada. Además, la seguridad de los complementos de Excel se configura por separado, que, de forma predeterminada, todavía están conectados sin preguntas adicionales.

Tenga en cuenta estas diferencias en la personalización cuando desarrolle y distribuya sus propias aplicaciones de Excel.

Desde nuestro punto de vista, el punto débil de la configuración de seguridad es que todos los parámetros se almacenan en registro del sistema Windows está limpio y, en teoría, no es difícil cambiarlos mientras se ejecutan otras aplicaciones. A menudo, esto se hace mediante programas de instalación para aplicaciones de Excel.

Certificados VBA

A partir de Microsoft Office 2000, la tecnología Authenticode de Microsoft estuvo disponible, lo que le permite firmar código ejecutable VBA en macros y complementos. Para un desarrollador de soluciones, esto significa la capacidad de ejecutar programas con un nivel de seguridad establecido. Alto Y Muy alto.

Las firmas digitales mantienen la integridad de las soluciones distribuidas (nadie puede realizar cambios en el código firmado, excepto el propietario del certificado) y verifican la identidad del desarrollador (identifican sin ambigüedades al autor de la solución).

Existen varias opciones para la obtención de certificados:

• Certificado autofirmado
• Certificado de CA local
• certificado comercial

Las posibilidades de utilizar un certificado autofirmado se limitan principalmente al uso personal. Para evitar una advertencia constante sobre un error de certificado, debe agregarlo a la lista de fuentes confiables.

Si existe una autoridad de certificación local (dentro de una organización, por ejemplo), es posible crear certificados emitidos por esta autoridad. Distribución posible con Active Directory certificado raíz en los equipos de los usuarios, lo que permitirá identificar el código firmado como de confianza. Para crear una entidad emisora ​​de certificados local, puede utilizar los Servicios de certificados de Windows Server (Servicios de certificados) o utilizar soluciones basadas en el paquete OpenSSL.

Si necesita la más amplia distribución de soluciones basadas en Microsoft Office, se recomienda adquirir un certificado comercial para firma de código (Code Signing). El uso de autoridades de certificación conocidas permitirá a los usuarios estar seguros de que reciben el producto de un proveedor bien definido y sin modificaciones.

Sin embargo, hay algunos puntos al trabajar con certificados que deben mencionarse:

• El certificado se requiere en las computadoras de todos los desarrolladores que realizan cambios en el proyecto VBA.
• A veces surgen situaciones en las que incluso sin cambiar el código, un proyecto firmado se considera cambiado. En este caso, es imposible trabajar con macros, y la única forma de salir de esta situación es eliminar la firma en la configuración del proyecto.

Autocompletar

Función Autocompletar le permite llenar el área de la celda con datos de acuerdo con ciertas reglas. Excel busca una regla para completar los datos ingresados ​​​​para determinar los valores de las celdas vacías. Si se ingresa un valor inicial del patrón de llenado, entonces se selecciona una celda, si la lista tiene un intervalo de cambio de datos, entonces se deben seleccionar dos celdas llenas con los datos correspondientes.

1. Introduzca datos en la celda inicial o en las celdas adyacentes (si se especifica una regla de relleno).
2. Seleccione la celda o celdas donde se establece la regla de relleno.
3. Coloque el cursor del ratón sobre marcador de relleno(Fig. 84), un pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda activa.
4. Arrastra con el mouse Manija de relleno(horizontal o verticalmente) hasta la última celda que desee rellenar en el patrón.
5. Suelte el botón del ratón.

Arroz. 84. Marcador de relleno de celda activo

Un truco útil de autocompletar es arrastrar el controlador de relleno mientras mantiene presionado el botón derecho del mouse. En este caso, aparece un menú contextual que le ayudará a seleccionar el método de autorrelleno (Fig. 85).

Arroz. 85. Menú contextual de autocompletar

Ejercicio

Para cada grupo de datos, según la regla de llenado, debe ingresar datos en una o dos celdas adyacentes. Use autocompletar para ingresar los siguientes datos (Tabla 21).

Tabla 21. Ejemplos de autocompletar.

Valor inicial	Filas generadas por autocompletar
Miércoles	Jueves	Viernes	Sábado	Domingo
Enero	Febrero	Marzo	Abril	Puede
Trimestre 1	Trimestre 2	Trimestre 3	Trimestre 4	Trimestre 1
1er grupo	2do grupo	3er grupo	4to grupo	5to grupo
07.oct	08.oct	09 de octubre	10 de octubre	11 de octubre
11.01.00	12.01.00	13.01.00	14.01.00	15.01.00

Para la comodidad de trabajar en Excel, hay listas estándar que contienen los nombres de los días de la semana y los meses disponibles cuando selecciona el comando Opciones en el menú Servicio(pestaña Listas), así como listas creadas por el usuario (Fig. 86).

Arroz. 86. Crear una lista personalizada

Las listas estándar, a diferencia de las listas personalizadas, no se pueden eliminar ni editar. Para crear o editar una lista personalizada de autocompletar, siga estos pasos:

1. elige un equipo Opciones en el menú Servicio(Herramientas › Opciones) y luego el marcador Liza(Lista).
2. Especificar Lista nueva(Nuevo) en el campo Liza(Lista).
3. Introducir elementos de la lista o realizar cambios en un campo Elementos de la lista y presiona el boton Agregar(Agregar), luego el botón DE ACUERDO.

Para eliminar una lista, selecciónela y haga clic en el botón Borrar(Borrar).

Este artículo está dedicado a un tema que puede no ser nuevo, pero, como muestran las cartas de los lectores, sigue siendo relevante: la automatización de las aplicaciones de Microsoft Office. Muchos desarrolladores en el proceso de trabajar en sus proyectos (sin importar qué herramienta de desarrollo: Delphi, C ++ Builder, Visual Basic ...) a menudo usan los servicios proporcionados por Microsoft Office, por ejemplo, construyendo tablas dinamicas y diagramas en Microsoft Excel, generación e impresión de documentos en Microsoft Word, etc. A menudo, los usuarios que están acostumbrados a usar las aplicaciones de Microsoft Office en su trabajo diario insisten en usar dichos servicios en las aplicaciones o simplemente guardar informes y otros documentos en uno de los formatos de Microsoft Office. Tenga en cuenta que los deseos potenciales de este tipo por parte de Microsoft se han tenido en cuenta durante mucho tiempo: casi todo lo que un usuario de cualquier aplicación de Microsoft Office puede hacer usando el menú, el teclado y la barra de herramientas también se puede hacer automáticamente, es decir, desde un programa VBA o desde una aplicación creada usando una de las herramientas de desarrollo. En otras palabras, las aplicaciones de Microsoft Office son programables. La programabilidad generalmente significa la capacidad de controlar una aplicación determinada con la ayuda de lenguajes de macros o con la ayuda de otras aplicaciones. Todos los componentes de Microsoft Office admiten el mismo lenguaje de macros: Visual Basic para aplicaciones (VBA), que le permite crear aplicaciones directamente dentro documentos de oficina(esto se llama "soluciones basadas en Microsoft Office"). La gestión de los componentes de Office desde otras aplicaciones se lleva a cabo mediante la automatización (Automatización, anteriormente Automatización OLE): todas las aplicaciones de Microsoft Office son servidores de automatización (o servidores COM). Para crear tales aplicaciones, cualquier herramienta de desarrollo que le permita crear controladores de automatización (clientes COM) es adecuada. La mayoría de las veces, se usa Visual Basic para este propósito, pero puede ser Delphi, C++Builder o Visual C++. Sin embargo, antes de discutir las posibilidades de ciertas herramientas de desarrollo, debe comprender qué es la automatización.

Brevemente sobre la automatización

La automatización es una de las posibilidades que ofrece la tecnología COM (Component Object Model) de Microsoft. Sin entrar en detalles de la implementación de esta tecnología, notamos que es utilizada por aplicaciones (llamadas servidores COM) para dar acceso a sus objetos, así como a las propiedades y métodos de estos objetos, a otras aplicaciones (llamadas clientes COM). ), que pueden ser herramientas de desarrollo. Por ejemplo, un procesador de texto, al ser un servidor COM, puede proporcionar a otras aplicaciones acceso a un documento, párrafo, marcador utilizando los objetos apropiados. Para nombrar (e identificar) servidores COM, generalmente se usan designaciones de cadenas especiales: identificadores de programa (Identificador programático, ProgID). Son necesarios para que el sistema operativo pueda usar estos identificadores para determinar en qué directorio (o en qué computadora en la red local, si se usa uno u otro método de acceso remoto al servidor) se encuentra el archivo ejecutable del servidor de automatización, y ejecutarlo para su ejecución. Los identificadores programáticos que se usan para una aplicación de Microsoft Office en particular se analizarán en las secciones sobre estas aplicaciones.

Desde el punto de vista de la programación, los objetos de automatización no son muy diferentes de los objetos ordinarios que nos son familiares a partir de la teoría y la práctica de la programación orientada a objetos. Como los objetos ordinarios, tienen propiedades y métodos. Una propiedad es una característica de un objeto; por ejemplo, una propiedad de párrafo (objeto Paragraph) puede ser su estilo (Estilo). Un método es una acción que se puede realizar en un objeto (por ejemplo, puede guardar un documento utilizando el método Guardar como del objeto Documento).

No es raro que los servidores de automatización contengan colecciones de objetos del mismo tipo, denominadas colecciones. Por ejemplo, un procesador de texto puede contener una colección de documentos y cada documento una colección de párrafos.

¿Cómo puedo averiguar qué objetos están disponibles en los servidores de automatización? Para este propósito, cada servidor de automatización viene con documentación y archivos de ayuda que describen su modelo de objeto. Si tomamos las aplicaciones de Microsoft Office 2000, estos son archivos de ayuda para programadores que usan Visual Basic para Aplicaciones VBAxxx9.CHM (para Microsoft Office 97 - VBxxx8.HLP, respectivamente). Tenga en cuenta que no están instalados de forma predeterminada, ya que los necesitan los desarrolladores y no los usuarios comunes.

Toda la información sobre los objetos que necesitan los controladores de automatización se encuentra en las bibliotecas de tipos. Las bibliotecas de tipos se almacenan en un formato binario especial y generalmente se representan como archivos con extensiones *.olb o *.tlb, y también pueden estar contenidas en archivos ejecutables (*.exe) o bibliotecas cargadas dinámicamente (*.dll). Las bibliotecas de tipos se pueden ver utilizando la utilidad OleView incluida con Microsoft Platform SDK, mientras que las herramientas de desarrollo de Borland contienen sus propios visores de bibliotecas de tipos.

Terminando esta más que breve introducción a la automatización, detengámonos también en el concepto de encuadernación. La vinculación es la forma en que una variable o clase en una aplicación de controlador se refiere a un objeto de automatización. Existen dos métodos de este tipo: enlace tardío y enlace temprano.

El enlace tardío significa que la referencia real al objeto en la variable o clase se produce en el momento en que se ejecuta la aplicación del controlador. Este método suele ser más lento que el enlace anterior, pero está disponible en todas las herramientas de desarrollo que le permiten crear controladores de automatización y es menos sensible a si todos los parámetros del método se enumeran cuando se les llama en el código de la aplicación del controlador. Con el enlace tardío, la corrección de las llamadas a métodos se verifica en el momento de su ejecución, es decir, en el tiempo de ejecución de la aplicación y no en la etapa de su compilación.

El enlace anticipado significa que la referencia real al objeto de automatización ya aparece en tiempo de compilación. Por lo tanto, en el código de la aplicación del controlador, se requiere una referencia a la biblioteca de tipos (o a un módulo especial que es una interfaz para ella), y esto conduce a la generación en esta aplicación de clases con las mismas propiedades y métodos que los objetos de automatización, lo que hace posible la verificación sintáctica de nombres de métodos en tiempo de compilación y acceso a constantes con nombre contenidas en la biblioteca de tipos. Tenga en cuenta, sin embargo, que no todas las herramientas de desarrollo que admiten el enlace en tiempo de ejecución también admiten el enlace en tiempo de ejecución.

Habiendo terminado nuestro recorrido por COM y la automatización, volvamos a la pregunta de qué herramientas de desarrollo son convenientes para usar para crear controladores de automatización.

Herramientas de desarrollo de controladores de automatización y VBA

Como se mencionó anteriormente, los controladores de automatización se pueden crear utilizando varias herramientas de desarrollo, y si ya usa alguna de las herramientas que admiten la creación de controladores de automatización, puede usarla. Lo único que debe hacer es averiguar si su herramienta de desarrollo admite el enlace previo si planea usarla. Los ejemplos de los controladores de automatización más simples (generalmente para Microsoft Word o Microsoft Excel), que dan una idea de cómo se llaman los métodos del servidor, generalmente se pueden encontrar con la mayoría de las herramientas de desarrollo modernas.

Puede comenzar a dominar el modelo de objetos de un servidor automatizado registrando la secuencia necesaria de acciones en forma de macro usando VBA. Puede crear una macro seleccionando Herramientas | Macro | Grabar nueva macro. Ver la macro resultante en un editor de código VBA generalmente le da una idea de cómo debería ser el código que implementa esta secuencia de acciones.

Habiendo discutido las posibles herramientas para desarrollar controladores de automatización, finalmente podemos pasar a las propias aplicaciones de Microsoft Office, sus modelos de objetos y su uso. Los siguientes ejemplos utilizan Borland Delphi 5 como herramienta de desarrollo, pero dado que muestran la secuencia de llamadas a propiedades y métodos de objetos de Microsoft Office, trasladar el código a otros lenguajes de programación no debería ser demasiado difícil. A menos que se indique lo contrario, todos los ejemplos de este artículo utilizan enlace anticipado.

Modelos de objetos de Microsoft Office

Como se mencionó anteriormente, las aplicaciones de Microsoft Office brindan a los controladores de automatización acceso a su funcionalidad a través de su modelo de objetos, que es una jerarquía de objetos. Los objetos pueden proporcionar acceso a otros objetos a través de colecciones.

Como ilustración de cómo se ve la jerarquía de objetos de Microsoft Office, aquí hay un pequeño fragmento del modelo de objetos de Microsoft Word (Fig. 1):

Aquí, hemos utilizado las funciones GetActiveOleObject y CreateOleObject para conectarnos a una instancia que ya se está ejecutando de la aplicación del servidor, o iniciar una nueva si el servidor no se está ejecutando, lo que hace que la variable variant se establezca en el objeto de la aplicación del servidor correspondiente. .

La parte anterior del código del controlador en otras herramientas de desarrollo puede verse diferente: no está directamente relacionado con los métodos de los objetos de Office, ya que está determinado por las reglas de llamada. características estándar OLE en Delphi (excepto las llamadas a los métodos Visible y Quit del objeto Aplicación). Pero todo lo que debe insertarse en lugar del comentario "Aquí se realizan otras acciones con los objetos de la aplicación de Office" debe verse más o menos igual en diferentes herramientas de desarrollo: utilizando la variable variante creada, manipulamos los métodos y propiedades del objeto Aplicación.

En conclusión, hagamos un pequeño comentario sobre la cantidad de parámetros de métodos de objetos de automatización. En el caso de enlace tardío, el número de parámetros de método especificado en el código no tiene que coincidir con su número real (que se puede encontrar en la descripción del modelo de objeto de la aplicación correspondiente). En este caso, el siguiente código es perfectamente válido:

aunque el método Quit del objeto Aplicación tiene parámetros en el caso de algunas aplicaciones de Microsoft Office (como Microsoft Word).

Al usar el enlace temprano, por ejemplo, al crear controladores usando Delphi, debe ser más estricto al definir los parámetros: su número y tipo deben coincidir con la descripción de los métodos en la biblioteca de tipos. Por ejemplo, en el caso del enlace anticipado, el código Delphi correcto para cerrar un documento de Word con valores predeterminados para todos los parámetros sería:

App.Quit(EmptyParam, EmptyParam, EmptyParam);

La excepción a esta regla es Visual Basic: esta herramienta de desarrollo le permite no pensar en la cantidad de parámetros de método al escribir código.

Habiendo discutido los principios generales de la creación de controladores de automatización y aprendido cómo se hace usando Borland Delphi, podemos pasar a la automatización de aplicaciones específicas de Microsoft Office. Comencemos con uno de los componentes más populares de este paquete: Microsoft Word.

Identificadores programáticos y el modelo de objetos de Microsoft Word

Los siguientes objetos están directamente disponibles para la aplicación del controlador:

Todos los demás objetos de Word son los llamados objetos internos. Esto significa que no pueden crearse por sí mismos; por lo tanto, un objeto Paragraph (párrafo) no se puede crear por separado del documento que lo contiene.

Si recordamos que el propósito principal de Word es trabajar con documentos, podemos entender fácilmente la jerarquía de su modelo de objetos (un fragmento se mostró en la Fig. 1). El objeto principal en él, como en todas las demás aplicaciones de Microsoft Office, es el objeto Aplicación, que contiene la colección Documentos de objetos de tipo Documento. Cada objeto de tipo Documento contiene una colección de Párrafos de Párrafo, Marcadores de Marcador, Caracteres de Carácter, etc. La manipulación de documentos, párrafos, símbolos, marcadores se lleva a cabo accediendo a las propiedades y métodos de estos objetos.

A continuación, veremos las tareas más comunes asociadas con la automatización de Microsoft Word. Si encuentra una tarea que no coincide con ninguna de las anteriores, puede intentar encontrar un ejemplo de Visual Basic adecuado en el archivo de ayuda VBAWRD9.CHM o, como se mencionó anteriormente, escribir la secuencia de acciones necesaria en forma de una macro y analizar su código.

Crear y abrir documentos de Microsoft Word

Para crear ejemplos uso de microsoft Word puede usar el código de creación del controlador anterior y modificarlo reemplazando los comentarios con código que manipula las propiedades y métodos del objeto Word.Application. Comenzaremos creando y abriendo documentos.

Puede crear un nuevo documento de Word utilizando el método Agregar de la colección Documentos del objeto Aplicación:

Aplicación.Documentos.Agregar;

¿Cómo crear un documento personalizado? Muy simple: debe especificar el nombre de la plantilla como parámetro del método Agregar:

App.Documents.Add('C:\Archivos de programa\ _ Microsoft Office\Templates\1033\Manual.dot');

Para abrir un documento existente, utilice el método Abrir de la colección Documentos:

App.Documentos.Open('C:\MiArchivoWord.doc');

Tenga en cuenta que la propiedad ActiveDocument del objeto Word.Application apunta al documento actualmente activo entre uno o más abiertos. Además, se puede acceder a un documento por su número de serie utilizando el método Artículo; por ejemplo, se puede acceder al segundo documento abierto así:

Aplicación.Documentos.Elemento(2)

Tenga en cuenta que la numeración de los miembros de la colección en Microsoft Office comienza desde uno.

Puede activar un documento utilizando el método Activar:

Aplicación.Documentos.Elemento(1).Activar;

Lo siguiente que debe aprender es guardar el documento de Word y cerrar Word.

Guardar, imprimir y cerrar documentos de Microsoft Word

Aplicación.Documentos.Elemento(2).Cerrar;

Aplicación.ActiveDocument.Close ;

El método Close tiene varios parámetros opcionales (en el caso de la vinculación tardía) que afectan la forma en que se guarda el documento. El primero de ellos afecta si los cambios realizados en el documento se guardan y toma tres valores posibles (se recomienda describir las constantes correspondientes en el apéndice. Ver Listado 2):

El tercer parámetro es Verdadero o Falso y controla si el documento se envía por correo electrónico al siguiente usuario. Si no se utiliza esta funcionalidad, puede ignorar esta configuración.

Así, al usar estas opciones, puede cerrar el documento, por ejemplo, así:

App.ActiveDocument.Close(wdSaveChanges, _ wdPromptUser) ;

Aplicación.ActiveDocument.Save;

Este método también tiene varios parámetros opcionales (en el caso de la vinculación tardía), el primero de los cuales es Verdadero si el documento se guarda automáticamente, y Falso si se debe mostrar un cuadro de diálogo para pedirle al usuario que confirme los cambios (si los hay). han sido salvados. El segundo parámetro afecta el formato del documento guardado, y la lista de valores posibles para él es la misma que la lista de valores para el segundo parámetro del método Cerrar.

Como recordatorio, puede cerrar Word usando el método Salir del objeto Word.Application. Este método generalmente tiene tres parámetros, que son los mismos que los del método Close del objeto Document.

Puede enviar un documento a un dispositivo de impresión mediante el método PrintOut del objeto Documento, por ejemplo:

Aplicación.ActiveDocument.PrintOut;

Si necesita cambiar la configuración de impresión, debe especificar los valores de los parámetros correspondientes del método PrintOut (en el caso de Microsoft Word, hay alrededor de veinte).

Insertar texto y objetos en un documento y formatear el texto

Para crear párrafos en un documento, puede utilizar la colección Paragraphs del objeto Document, que representa el conjunto de párrafos del documento. Puede agregar un nuevo párrafo usando el método Agregar de esta colección:

App.ActiveDocument.Paragraphs.Add;

Sin embargo, para insertar el texto real en el documento, no se utiliza el objeto Paragraph, sino el objeto Range, que representa cualquier parte continua del documento (incluido el párrafo recién creado). Este objeto se puede crear de diferentes maneras. Por ejemplo, puede especificar los caracteres de inicio y final de un rango (si existe alguno en el documento):

VarRng: ​​Variante; ...Rng:= App.ActiveDocument.Range(2,4); // del 2° al 4° carácter

o especifique el número de párrafo (por ejemplo, recién creado):

Rng:= App.ActiveDocument.Paragraphs.Item(1).Rango;

o especifique varios párrafos seguidos en una fila:

Rng:= App.ActiveDocument.Range _(App.ActiveDocument.Paragraphs.Item(3).Range.Start,_ App.ActiveDocument.Paragraphs.Item(5).Range.End)

Puede insertar texto utilizando los métodos del objeto Range InsertBefore (antes del rango) o InsertAfter (después del rango), por ejemplo:

Rng.InsertAfter('Este es el texto a insertar');

Además del objeto Range, se puede insertar texto mediante el objeto Selection, que es una propiedad del objeto Word.Application que representa la parte seleccionada del documento (este objeto se crea cuando el usuario selecciona una parte del documento con el mouse, y también se puede crear usando una aplicación de controlador). El objeto Selección en sí se puede crear aplicando el método Seleccionar al objeto Rango, así:

Var Sel: Variante; ... App.ActiveDocument.Paragraphs.Item(3).Range.Select;

En el ejemplo anterior, el tercer párrafo está resaltado en el documento actual.

Si queremos insertar una línea de texto en el documento, ya sea en lugar de una selección de texto o antes de ella, esto se puede hacer con el siguiente fragmento de código:

Var Sel: Variante; ... Sel:= Selección de aplicación; Sel.TypeText('Este es el texto con el que reemplazaremos _ la selección');

Tenga en cuenta que si la propiedad Options.ReplaceSelection del objeto Word.Application es True, el texto seleccionado se reemplazará con el nuevo texto (este es el modo predeterminado); si desea que el texto se inserte antes de la selección, y no en su lugar, debe establecer esta propiedad en False:

App.Options.ReplaceSelection:= Falso;

El carácter de salto de párrafo cuando se usa el objeto Selección se puede insertar usando el siguiente fragmento de código:

SelTypeParagraph;

Puede aplicar los métodos InsertBefore e InsertAfter al objeto Selection, así como al objeto Range. En este caso, a diferencia del anterior, el texto insertado pasará a formar parte del fragmento de texto seleccionado.

Con el objeto Selección, usando su propiedad Fuente y las propiedades del objeto Fuente como Negrita, Cursiva, Tamaño,…, puede dar formato al texto. Por ejemplo, de esta forma puedes insertar una línea en negrita:

Sel.Fuente.Negrita:= Verdadero; Sel.TypeText('Este es el texto que _bold.'); Sel.Fuente.Negrita:= Falso; SelTypeParagraph;

Para aplicar un estilo predefinido al texto insertado, puede utilizar la propiedad Estilo del mismo objeto, por ejemplo:

Sel.Estilo:= 'Título 1'; Sel.TypeText('Este es el texto que será _ el título'); SelTypeParagraph;

No es raro que los documentos de Word contengan datos de otras aplicaciones. La forma más fácil de pegar dichos datos en un documento es usar el método Pegar del objeto Range:

VarRng: ​​Variante; ... Rng:= App.Selection.Range; Rng.Collapse(wdCollapseEnd); Rng.Pegar;

Naturalmente, en este caso, el portapapeles ya debería contener los datos que se van a pegar.

Si necesita colocar parte de un documento de Word en el portapapeles, puede hacerlo usando el método Copiar del objeto Rango:

VarRng: ​​Variante; ... Rng:= App.Selection.Range; Rng.Copiar;

Lo siguiente que debe aprender es cómo mover el cursor al lugar correcto en el texto, que es lo que haremos en la siguiente sección.

Mueve el cursor sobre el texto

Con el método Collapse, puede "comprimir" un objeto Range o un objeto Selection reduciendo su tamaño a cero caracteres:

Rng.Collapse(wdCollapseEnd);

El parámetro de este método indica si el nuevo objeto Range o Selection aparecerá al principio o al final del fragmento original. Si utiliza enlaces en tiempo de ejecución y su herramienta de desarrollo no es Visual Basic, debe definir las constantes adecuadas en su aplicación:

Const wdCollapseStart = $00000001; //el nuevo objeto está al principio del fragmento wdCollapseEnd = $00000000; //el nuevo objeto está al final del fragmento

Puede mover el cursor sobre el texto usando el método Move de los objetos Range y Selection. Este método tiene dos parámetros. El primer parámetro indica en qué unidades se mide el movimiento: en caracteres (por defecto), palabras, oraciones, párrafos, etc. El segundo parámetro indica cuántas unidades mover en este caso (este número puede ser negativo; por defecto es 1 ). Por ejemplo, el siguiente fragmento de código:

Rng.Mover;

moverá el cursor un carácter hacia adelante, y

Rng.Move(wdParagraph,3);

moverá el cursor tres párrafos hacia adelante. Tenga en cuenta que este método utiliza las siguientes constantes:

Const //La unidad de movimiento es: wdCharacter = $00000001; //carácter wdWord = $00000002; //palabra wdSentence = $00000003; //oración wdParagraph = $00000004; //párrafo wdStory = $00000006; //parte del documento //por ejemplo, pie de página, //índice, etc.) wdSection = $00000008; //sección wdColumn = $00000009; //columna de tabla wdRow = $0000000A; //fila de la tabla wdCell = $0000000C; //celda de tabla wdTable = $0000000F; //mesa

Los marcadores se utilizan a menudo para navegar por el texto. Puede crear un marcador en la posición actual del cursor agregando un miembro de la colección Marcadores del objeto Documento mediante el método Agregar, pasando el nombre del marcador como parámetro, por ejemplo:

App.ActiveDocument.Bookmarks.Add('MyBookmark');

Puede verificar la existencia de un marcador en el documento usando el método Existe y moverse a él usando el método Ir a de los objetos Documento, Rango o Selección:

Rng:= App.ActiveDocument.Goto(wdGoToBookmark, wdGoToNext,'MyBookmark'); Rng.InsertAfter('Texto insertado después del marcador');

Los valores constantes para este ejemplo son:

WdGoToBookmark = $FFFFFFFF; //ir al marcador wdGoToNext = $00000002; // busca el siguiente objeto en el texto

Tenga en cuenta que al usar el método Ir a, puede moverse no solo al marcador especificado, sino también a otros objetos (imágenes, errores gramaticales, etc.), y la dirección del movimiento también puede ser diferente. Por lo tanto, la lista de constantes que se pueden usar como parámetros este método, es bastante grande.

Creando tablas

Hay dos formas de crear tablas. El primero es llamar al método Add de la colección Tables del objeto Document y llenar secuencialmente las celdas con datos. Este método de enlace tardío es bastante lento.

La segunda forma, mucho más “rápida”, es crear texto a partir de varias líneas que contengan subcadenas con delimitadores (cualquier o casi cualquier carácter puede usarse como delimitador, solo debes saber que no ocurre en los datos que serán colocado en la tabla futura), y luego convertir dicho texto en una tabla usando el método ConvertToTable del objeto Range. El siguiente es un ejemplo de cómo crear una tabla con tres filas y tres columnas de esta manera (se usa una coma como separador, que es el primer parámetro del método ConvertToTable):

VarRng: ​​Variante; ... Rng:= App.Selection.Range; Rng.Collapse(wdCollapseEnd); Rng.InsertAfter('1, 2, 3'); Rng.InsertParagraphAfter; Rng.InsertAfter('4,5,6'); Rng.InsertParagraphAfter; Rng.InsertAfter('7,8,9'); Rng.InsertParagraphAfter; Rng.ConvertToTable(',');

Tenga en cuenta que la apariencia de una tabla se puede cambiar mediante la propiedad Format, así como mediante las propiedades de la colección Columns, que representa las columnas de la tabla, y la colección Rows, que representa las filas de la tabla del objeto Table.

Acceso a las propiedades del documento

Las propiedades del documento se pueden recuperar utilizando la colección BuiltInDocumentProperties del objeto Document, por ejemplo:

Memo1.Lines.Add('Título -' + _ App.ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties .Value); Memo1.Lines.Add('Autor -' + _ App.ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties . _ Value); Memo1.Lines.Add('Template -' + _ App.ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties . _Value)

Las constantes necesarias para acceder a las propiedades del documento por nombre se muestran en el Listado 3.

Entonces, en esta sección, hemos estudiado las operaciones básicas que se usan con más frecuencia al automatizar Microsoft Word. Naturalmente, las posibilidades de la automatización de Word están lejos de agotarse con los ejemplos dados, pero espero que, guiado por los principios básicos de creación de controladores de Word descritos en este artículo y el archivo de ayuda correspondiente, pueda usarlos: tenemos Ya vimos que esto no es nada difícil.Identificadores programáticos y el modelo de objetos de Microsoft Excel

Hay tres tipos de objetos de Excel que se pueden crear directamente desde la aplicación del controlador. Estos objetos y sus identificadores programáticos correspondientes se enumeran a continuación.

Todos los demás objetos de Excel son los llamados objetos internos.

En la Figura 2 se muestra un pequeño fragmento del modelo de objetos de Microsoft Excel:

En el núcleo del modelo de objetos de Excel se encuentra el objeto Aplicación, que contiene una colección de libros de trabajo de objetos de tipo WorkBook. Cada objeto del tipo WorkBook contiene una colección de objetos WorkSheets del tipo WorkSheet, Charts del tipo Chart, etc. Los libros de trabajo, sus hojas, celdas y gráficos se manipulan accediendo a las propiedades y métodos de estos objetos.

A continuación, veremos las tareas más comunes asociadas con la automatización de Microsoft Excel. Si encuentra una tarea que no coincide con ninguna de las anteriores, puede intentar encontrar un ejemplo de Visual Basic adecuado en el archivo de ayuda VBAXL9.CHM o, como en el caso de Microsoft Word, grabar la macro correspondiente y analizar su código.

Iniciar Microsoft Excel, crear y abrir libros de trabajo

Para crear ejemplos de uso de Microsoft Excel, puede usar el código de creación de controlador provisto en la sección "Principios generales para crear controladores de automatización", reemplazando la primera declaración en el ejemplo con lo siguiente:

AppProgID:= 'Excel.Aplicación';

y reemplace los comentarios con código que manipula las propiedades y métodos del objeto Excel.Application. Tenga en cuenta, sin embargo, que conectar un controlador de automatización a una versión existente de Excel mediante el método GetActiveOleObject puede hacer que todo el lado del cliente de Excel sea invisible (esto sucede si la copia existente de Excel se ejecuta en un modo en el que su interfaz de usuario no está disponible ). Las razones de este comportamiento son desconocidas para el autor. Por lo tanto, si existe la posibilidad de tal situación, es mejor simplificar el código de creación del controlador y crear siempre una nueva copia de Excel.

Comenzaremos a aprender cómo crear controladores de Excel creando y abriendo libros de trabajo.

Puede crear un nuevo libro de trabajo de Excel utilizando el método Agregar de la colección Libros de trabajo del objeto Aplicación:

Aplicación.Libros de trabajo.Agregar;

Para crear un libro de trabajo basado en una plantilla, especifique su nombre como el primer parámetro del método Agregar:

App.WorkBooks.Add('C:\Archivos de programa\Microsoft _ Office\Templates\1033\invoice.xlt');

También puede utilizar las siguientes constantes como primer parámetro de este método:

Const xlWBATChart = $FFFFFF3; //el libro de trabajo consta de una hoja de gráfico xlWBATWorksheet = $FFFFEFB9; //el libro de trabajo consta de una hoja de datos

En este caso, el libro de trabajo contendrá una hoja del tipo especificado por la constante especificada (gráfico, hoja de datos regular, etc.)

Para abrir un documento ya existente, utilice el método Open de la colección WorkBooks:

Aplicación.Documentos.Open('C:\MiArchivoExcel.xls');

Tenga en cuenta que la propiedad ActiveWorkBook del objeto Excel.Application apunta al libro actualmente activo entre uno o más abiertos. Además, se puede acceder al libro de trabajo por su número de serie, por ejemplo, se puede acceder al segundo libro de trabajo abierto así:

Aplicación.WorkBooks

Tenga en cuenta que en Delphi, cuando se usa enlace en tiempo de ejecución, la sintaxis utilizada para referirse a miembros de colecciones de objetos de Excel es diferente de la sintaxis utilizada para referirse a objetos de Word; en el caso de Word, usamos el método Item, y en el caso de Excel, nos referimos a las colecciones de miembros como a elementos de matriz. Sin embargo, si usa Visual Basic, la sintaxis para acceder a los miembros de la colección es la misma para todas las colecciones de Microsoft Office.

Puede activar un libro de trabajo mediante el método Activar:

Aplicación.Libros de trabajo.Activar;

Lo siguiente que debe aprender es cómo guardar libros de trabajo en archivos.

Guardar, imprimir y cerrar libros de Microsoft Excel

El cierre de un documento se puede realizar mediante el método Cerrar:

Aplicación.Libros de trabajo.Cerrar;

Aplicación.ActiveWorkBook.Cerrar;

El método Close tiene varios parámetros opcionales (en el caso de enlace tardío) que afectan la forma en que se guarda el libro. La primera de las opciones es Verdadero o Falso y afecta si se guardan los cambios realizados en el libro. El segundo parámetro (de tipo Variant) es el nombre del archivo en el que se debe guardar el libro de trabajo (si se han realizado cambios en él). El tercer parámetro, también establecido en Verdadero o Falso, determina si el documento debe enviarse por correo electrónico al siguiente usuario y puede ignorarse si no se utiliza esta funcionalidad.

App.ActiveWorkBook.Close(True,'C:\MyWorkBook.xls');

App.ActiveWorkBook.Guardar;

App.ActiveWorkBook.SaveAs('C:\MyWorkBook.xls');

El método SaveAs tiene más de una docena de parámetros que afectan a cómo se guarda el documento (con qué nombre, con o sin contraseña, cuál es la página de códigos del texto que contiene, etc.).

Puede cerrar Excel usando el método Salir del objeto Excel.Application. En el caso de Excel, este método no tiene parámetros.

Puede enviar un documento de Excel a un dispositivo de impresión utilizando el método PrintOut del objeto WorkBook, por ejemplo:

App.ActiveWorkBook.PrintOut;

Si necesita cambiar la configuración de impresión, debe especificar los valores de los parámetros correspondientes del método PrintOut (en el caso de Excel, hay ocho).

Hojas y celdas de referencia

Se accede a las hojas de trabajo mediante la colección WorkSheets del objeto WorkBook. Cada miembro de esta colección es un objeto WorkSheet. Se puede acceder a un miembro de esta colección por su número de índice, por ejemplo:

App.WorkBooks.WorkSheets.Name:= _ 'Página 1';

El ejemplo anterior ilustra cómo puede cambiar el nombre de la hoja del libro de trabajo.

También puede hacer referencia a una hoja de libro por su nombre, por ejemplo:

App.WorkBooks.WorkSheets['Hoja1'].Name:= _ 'Página 1';

Se accede a las celdas individuales de una hoja mediante la colección Cells del objeto WorkSheet. Por ejemplo, puede agregar datos a la celda B1 de esta manera:

App.WorkBooks.WorkSheets['Hoja1'].Cells.Value:='25';

Aquí, la primera de las coordenadas de celda apunta al número de fila, la segunda, al número de columna.

La adición de fórmulas a las celdas se realiza de manera similar:

App.WorkBooks.WorkSheets['Hoja1'] _ .Cells.Value:= ' =SUMA(B1:B2)';

Puede borrar una celda usando el método ClearContents.

El formato del texto en las celdas se realiza utilizando las propiedades Fuente e Interior del objeto Celda y sus subpropiedades. Por ejemplo, el siguiente fragmento de código muestra el texto de una celda en negrita Courier rojo de 16 puntos sobre un fondo amarillo:

App.WorkBooks.WorkSheets.Cells.Interior _ .Color:= clYellow; App.WorkBooks.WorkSheets.Cells.Font _ .Color:= clRed; App.WorkBooks.WorkSheets.Cells _ .Font.Name:= 'Courier'; App.WorkBooks.WorkSheets.Cells _ .Font.Size:= 16; App.WorkBooks.WorkSheets.Cells _ .Font.Bold:= True;

	identificación del programa

Durante la última década, la computadora en la contabilidad se ha convertido simplemente en una herramienta indispensable. Al mismo tiempo, su aplicación es diversa. En primer lugar, esto, por supuesto, es el uso de un programa de contabilidad. Hasta la fecha, se han desarrollado bastantes herramientas de software, tanto especializadas ("1C", "Info-Contador", "BEST", etc.) como universales, como Microsoft Office. En el trabajo y en la vida cotidiana, a menudo tiene que hacer muchos cálculos diferentes, mantener tablas de varias líneas con información numérica y textual, hacer todo tipo de cálculos con los datos e imprimir opciones. Para resolver una serie de problemas económicos y financieros, es recomendable utilizar las numerosas posibilidades de las hojas de cálculo. Considere a este respecto las funciones computacionales de MS Excel.

Dr. Vladimir SEROV, Olga TITOVA

Fuente: Revista “Contador e Informática” N° 4, 2004.

Como cualquier otra hoja de cálculo, MS Excel está diseñado principalmente para automatizar cálculos que generalmente se realizan en una hoja de papel o usando una calculadora. En la práctica, en las actividades profesionales existen cálculos bastante complejos. Es por eso que veremos más de cerca cómo Excel nos ayuda a automatizar su ejecución.

Los operadores se utilizan en fórmulas para indicar una acción, como suma, resta, etc.

Todos los operadores se dividen en varios grupos (ver tabla).

OPERADOR	SIGNIFICADO	EJEMPLO
OPERADORES ARITMÉTICOS
+ (signo más)	Suma	=A1+B2
- (signo menos)	Resta Menos unario	=A1-B2 =-B2
/(barra oblicua)	División	=A1/B2
*(estrella)	Multiplicación	= A1*B2
% (signo de porcentaje)	Por ciento	=20%
^ (gorra)	exponenciación	= 5^3 (5 elevado a la 3ª potencia)
OPERADORES DE COMPARACIÓN
=	igual	=SI(A1=B2,"Sí","No")
>	Más	=SI(A1>B2,A1,B2)
<	Menos	=SI(AKV2,B2,A1)
>= <=	Mayor o igual Menor o igual	=SI(A1>=B2,A1,B2) =SI(AK=B2,B2,A1)
<>	No es igual	=SI(A1<>B2; "No es igual")
OPERADOR DE TEXTO
&(ampersand)	Combinar secuencias de caracteres en una sola secuencia de caracteres	= "El valor de la celda B2 es: "&B2
OPERADORES DE DIRECCIÓN
rango (dos puntos)	Hacer referencia a todas las celdas entre los límites de un rango, inclusive	=SUMA(A1:B2)
Concatenación (punto y coma)	Enlace para fusionar celdas de rango	=SUMA(A1:B2,SZ,D4:E5)
Intersección (espacio)	Enlace a celdas de rango compartidas	=CUMM(A1:B2C3D4:E5)

Los operadores aritméticos se utilizan para indicar operaciones matemáticas básicas con números. El resultado de una operación aritmética es siempre un número. Los operadores de comparación se utilizan para denotar las operaciones de comparar dos números. El resultado de la operación de comparación es el valor lógico VERDADERO o FALSO.

Las fórmulas se utilizan para realizar cálculos en Excel. Usando fórmulas, puede, por ejemplo, sumar, multiplicar y comparar datos de tablas, es decir, las fórmulas deben usarse cuando necesita ingresar un valor calculado en una celda de hoja (calcular automáticamente). El ingreso de una fórmula comienza con el símbolo “=” (signo igual). Es este signo el que distingue la entrada de fórmulas de la entrada de texto o un valor numérico simple.

Al ingresar fórmulas, puede usar valores numéricos y de texto regulares. Recuerde que los valores numéricos solo pueden contener números del 0 al 9 y caracteres especiales: (más, menos, barra, paréntesis, punto, coma, porcentaje y signos de dólar). Los valores de texto pueden contener cualquier carácter. Cabe señalar que las expresiones de texto utilizadas en las fórmulas deben estar entre comillas dobles, por ejemplo, "constante1". Además, en las fórmulas, puede usar referencias de celdas (incluso en forma de nombres) y numerosas funciones que están interconectadas por operadores.

Las referencias son direcciones de celdas o rangos de celdas incluidas en una fórmula. Las referencias de celda se establecen de la forma habitual, es decir, en la forma A1, B1, C1. Por ejemplo, para obtener la suma de las celdas A1 y A2 en la celda A3, basta con ingresar la fórmula =A1+A2 (Fig. 1).

Al ingresar una fórmula, las referencias de celda se pueden escribir carácter por carácter directamente desde el teclado latino, pero más a menudo es mucho más fácil especificarlas con el mouse. Por ejemplo, para ingresar la fórmula =A1+B2, haría lo siguiente:

Seleccione la celda en la que desea ingresar la fórmula;

Comience a ingresar la fórmula presionando la tecla “=” (igual);

Haga clic en la celda A1;

Ingrese el símbolo “+”;

Haga clic en la celda B2;

Termine de ingresar la fórmula presionando la tecla Enter.

Un rango de celdas es un área rectangular determinada de una hoja de trabajo y se define de manera única por las direcciones de celda ubicadas en las esquinas opuestas del rango. Separadas por “:” (dos puntos), estas dos coordenadas forman la dirección del rango. Por ejemplo, para obtener la suma de los valores de las celdas en el rango C3:D7, use la fórmula =SUMA(C3:D7).

En el caso especial en el que un rango consta enteramente de varias columnas, por ejemplo de B a D, su dirección se escribe como B:D. De manera similar, si todo el rango consta de las líneas 6 a 15, entonces tiene la dirección 6:15. Además, a la hora de escribir fórmulas, puedes utilizar la unión de varios rangos o celdas, separándolas con el símbolo “;” (punto y coma), por ejemplo C3:D7; E5;F3:G7.

La edición de una fórmula ya ingresada se puede hacer de varias maneras:

Hacer doble clic con el botón izquierdo del mouse en una celda para corregir la fórmula directamente en esa celda;

Seleccione una celda y presione la tecla F2 (Fig. 2);

Seleccione una celda moviendo el cursor a la barra de fórmulas, haga clic en el botón izquierdo del mouse.

Como resultado, el programa ingresará al modo de edición, durante el cual puede realizar los cambios necesarios en la fórmula.

Al completar una tabla, es habitual establecer fórmulas de cálculo solo para la "primera" (inicial) fila o la "primera" (inicial) columna, y completar el resto de la tabla con fórmulas utilizando los modos de copia o relleno. Un excelente resultado es el uso de fórmulas de autocopia mediante un autorrelleno.

Recuerde cómo implementar correctamente el modo de copia. Puede haber varias opciones (y problemas también).

Hay que tener en cuenta que al copiar se transponen las direcciones. Cuando copia una fórmula de una celda a otra, Excel reacciona de manera diferente a las fórmulas con referencias relativas y absolutas. Para términos relativos, Excel por defecto realiza la transposición de direcciones, dependiendo de la posición de la celda en la que se copia la fórmula.

Por ejemplo, debe agregar fila por fila los valores de las columnas A y B (Fig. 8) y colocar el resultado en la columna C. Si copia la fórmula \u003d A2 + B2 de la celda C2 a la celda C3 * ( y más abajo en C), Excel mismo convertirá las direcciones de fórmula respectivamente como =A3+B3 (y así sucesivamente). Pero si necesita poner una fórmula, digamos, de C2 a la celda D4, entonces la fórmula ya se verá como =B4+C4 (en lugar del deseado =A4+B4) y, en consecuencia, ¡el resultado del cálculo será incorrecto! En otras palabras, preste especial atención al proceso de copia y ajuste manualmente las fórmulas si es necesario. Por cierto, copiarse de C2 a C3 se hace de la siguiente manera:

1) seleccione la celda C2 desde la que desea copiar la fórmula;

2) presione el botón “Copiar” en la barra de herramientas, o las teclas Ctrl+C, o seleccione “Editar ® Copiar” del menú;

3) seleccione la celda C3, en la que copiaremos la fórmula;

4) presione el botón “Pegar” en la barra de herramientas, o las teclas Ctrl + V, o a través del menú “Editar ® Pegar” presionando Enter.

Considere el modo de autocompletar. Si necesita transferir (copiar) la fórmula a varias celdas (por ejemplo, en C3: C5) en la columna, entonces es más conveniente y más fácil hacer esto: repita la secuencia de acciones anterior hasta el paso 3 de seleccionar la celda C3 , luego mueva el cursor del mouse a la celda inicial del rango (C3), presione el botón izquierdo del mouse y, sin soltarlo, arrástrelo hacia abajo hasta la última celda requerida del rango. En nuestro caso, esta es la celda C5. Luego suelte el botón izquierdo del mouse, mueva el cursor al botón "Insertar" en la barra de herramientas y presiónelo, y luego Enter. Excel mismo convierte las direcciones de las fórmulas en el rango que hemos seleccionado a las direcciones de fila correspondientes.

A veces se hace necesario copiar solo el valor numérico de una celda (rango de celdas). Para hacer esto, haga lo siguiente:

1) seleccione una celda (rango) desde la que desea copiar datos;

2) haga clic en el botón "Copiar" en la barra de herramientas o seleccione "Editar ® Copiar" en el menú;

3) seleccione una celda (arriba a la izquierda del nuevo rango) en la que se copiarán los datos;

4) seleccione "Editar ® Pegado especial" en el menú y presione Entrar.

Al copiar fórmulas, la computadora inmediatamente realiza cálculos sobre ellas, dando así un resultado rápido y visual.

:: Funciones en Excel

Las funciones en Excel facilitan enormemente los cálculos y la interacción con las hojas de cálculo. La función más utilizada es la suma de los valores de las celdas. Recuerda que tiene el nombre SUMA, y los rangos de números sumados sirven como argumentos.

En una hoja de cálculo, a menudo desea calcular un total para una columna o fila. Para hacer esto, Excel ofrece una función de suma automática, que se realiza haciendo clic en el botón ("AutoSuma") en la barra de herramientas.

Si ingresamos una serie de números, coloque el cursor debajo de ellos y haga doble clic en el ícono de autosuma, luego se agregarán los números (Fig. 3).

En la última versión del programa, hay un botón de lista a la derecha del icono de autosuma que le permite realizar una serie de operaciones de uso frecuente en lugar de sumar (Fig. 4).

:: Cálculos automáticos

Algunos cálculos se pueden hacer sin ingresar fórmulas en absoluto. Hagamos una pequeña digresión lírica, que puede ser útil para muchos usuarios. Como sabe, una hoja de cálculo, debido a su interfaz fácil de usar y sus capacidades informáticas, puede reemplazar completamente los cálculos con una calculadora. Sin embargo, la práctica muestra que una parte importante de las personas que utilizan activamente Excel en sus actividades mantienen una calculadora en su escritorio para realizar cálculos intermedios.

De hecho, para realizar la operación de sumar dos o más celdas en Excel para obtener un resultado temporal, debe realizar al menos dos operaciones adicionales: busque el lugar en la tabla actual donde se ubicará el total y active la operación de autosuma . Y solo después de eso, puede seleccionar aquellas celdas cuyos valores deben sumarse.

Por eso, a partir de Excel 7.0, la función de cálculo automático se ha integrado en la hoja de cálculo. Las hojas de cálculo de Excel ahora tienen la capacidad de realizar rápidamente algunas operaciones matemáticas en modo automático.

Para ver el resultado de la suma intermedia, basta con seleccionar las celdas necesarias. Este resultado también se refleja en la barra de estado en la parte inferior de la pantalla. Si la cantidad no aparece allí, mueva el cursor a la barra de estado en la parte inferior del marco, haga clic con el botón derecho y en el menú desplegable junto a la línea Cantidad, presione el botón izquierdo del mouse. Además, en este menú de la barra de estado, puede seleccionar diferentes opciones para los resultados calculados: la suma, la media aritmética, el número de elementos o el valor mínimo en el rango seleccionado.

Por ejemplo, usemos esta función para calcular la suma de valores para el rango B3:B9. Seleccione los números en el rango de celdas B3: B9. Tenga en cuenta que la inscripción Sum=X apareció en la barra de estado ubicada en la parte inferior de la ventana de trabajo, donde X es un número igual a la suma de los números seleccionados en el rango (Fig. 5).

Como puede ver, los resultados del cálculo habitual utilizando la fórmula en la celda B10 y el cálculo automático son los mismos.

:: Asistente de funciones

Además de la función de suma, Excel le permite procesar datos usando otras funciones. Cualquiera de ellos se puede ingresar directamente en la barra de fórmulas usando el teclado, sin embargo, para simplificar la entrada y reducir la cantidad de errores en Excel, hay un "Asistente de funciones" (Fig. 6).

Puede abrir el cuadro de diálogo "Asistentes" utilizando el comando "Insertar ® Función", la combinación de teclas Shift+F3 o el botón en la barra de herramientas estándar.

El primer cuadro de diálogo del "Asistente de funciones" está organizado por temas. Habiendo seleccionado una categoría, en la ventana inferior veremos una lista de los nombres de las funciones contenidas en este grupo. Por ejemplo, puede encontrar la función SUMA () en el grupo "Matemáticas", y en el grupo "Fecha y hora" hay funciones NÚMERO (), MES (), AÑO (), HOY ().

Además, para agilizar la selección de funciones, Excel "recuerda" los nombres de 10 funciones utilizadas recientemente en el grupo correspondiente. Tenga en cuenta que en la parte inferior de la ventana se muestra una breve ayuda sobre el propósito de la función y sus argumentos. Si hace clic en el botón "Ayuda" en la parte inferior del cuadro de diálogo, Excel abrirá la sección correspondiente del sistema de ayuda.

Suponga que necesita calcular la depreciación de una propiedad. En este caso, ingrese la palabra "depreciación" en el área de búsqueda de función. El programa seleccionará todas las funciones para la depreciación (Fig. 7).

Después de completar los campos apropiados de la función, se calculará la depreciación de la propiedad.

A menudo es necesario sumar números que satisfagan alguna condición. En este caso, debe utilizar la función SUMAR.SI. Consideremos un ejemplo específico. Supongamos que es necesario calcular el monto de la comisión si el valor de la propiedad supera los 75,000 rublos. Para ello, utilizamos los datos de la tabla de dependencia de las comisiones sobre el valor de la propiedad (Fig. 8).

Nuestras acciones en este caso son las siguientes. Colocamos el cursor en la celda B6, usamos el botón para iniciar el "Asistente de funciones", en la categoría "Matemático", seleccionamos la función SUMAR.SI, configuramos los parámetros, como en la Fig. 9.

Tenga en cuenta que elegimos el intervalo de las celdas A2:A6 (valor de propiedad) como rango para verificar la condición, y B2:B6 (comisión) como rango de suma, mientras que la condición parece (> 75000). El resultado de nuestro cálculo será de 27.000 rublos.

:: Pongamos nombre a la celda

Para la comodidad de trabajar en Excel, es posible asignar nombres a celdas o rangos individuales, que luego se pueden usar en fórmulas junto con direcciones regulares. Para nombrar rápidamente una celda, selecciónela, coloque el puntero sobre el campo de nombre en el lado izquierdo de la barra de fórmulas, haga clic con el botón del mouse e ingrese un nombre.

Al asignar nombres, recuerde que pueden consistir en letras (incluido el alfabeto ruso), números, puntos y guiones bajos. El primer carácter del nombre debe ser una letra o un guión bajo. Los nombres no pueden tener la misma forma que las referencias de celda, como Z$100 o R1C1. El nombre puede contener más de una palabra, pero no se permiten espacios. Los guiones bajos y los puntos se pueden usar como separadores de palabras, como Sales_Tax o First.Quarter. El nombre puede contener hasta 255 caracteres. En este caso, las letras mayúsculas y minúsculas se perciben por igual.

Para insertar un nombre en una fórmula, puede usar el comando "Insertar ® Nombre ® Insertar" seleccionando el nombre deseado en la lista de nombres.

Es útil recordar que los nombres en Excel se usan como referencias absolutas, es decir, son una especie de direccionamiento absoluto, lo cual es conveniente al copiar fórmulas.

Los nombres en Excel se pueden definir no solo para celdas individuales, sino también para rangos (incluidos los no contiguos). Para asignar un nombre, simplemente seleccione el rango y luego ingrese un nombre en el campo de nombre. Además, para configurar los nombres de los rangos que contienen encabezados, es conveniente usar el comando especial "Nuevo" en el menú "Insertar ® Nombre".

Para eliminar un nombre, selecciónelo de la lista y haga clic en el botón "Eliminar".

Cuando crea una fórmula que hace referencia a datos de una hoja de trabajo, puede usar los encabezados de fila y columna para especificar los datos. Por ejemplo, si asigna a los valores de la columna el nombre del nombre de la columna (Fig. 10),

luego, para calcular el monto total de la columna "Comisión", se utiliza la fórmula =SUMA (Comisión) (Fig. 11).

:: Más funciones de Excel - Plantillas

MS Excel incluye un conjunto de plantillas: tablas de excel, que están diseñados para analizar las actividades económicas de la empresa, redactar una factura, ordenar e incluso tener en cuenta el presupuesto personal. Se pueden utilizar para automatizar la solución de tareas frecuentes. Por lo tanto, puede crear documentos basados ​​​​en las plantillas "Informe anticipado", "Factura", "Pedido", que contienen formularios de documentos utilizados en actividades comerciales. Estos formularios no difieren de los estándar en su apariencia y en el momento de su impresión, y lo único que se debe hacer para recibir el documento es completar sus campos.

Para crear un documento basado en una plantilla, ejecute el comando "Nuevo" en el menú "Archivo", luego seleccione la plantilla requerida en la pestaña "Soluciones" (Fig. 12).

Las plantillas se copian en el disco durante una instalación típica de Excel. Si las plantillas no aparecen en el cuadro de diálogo Nuevo documento, ejecute el instalador de Excel e instale las plantillas. Para obtener información detallada sobre la instalación de plantillas, consulte "Instalación de componentes de Microsoft Office" en la Ayuda de Excel.

Por ejemplo, para crear una serie de documentos financieros, seleccione la plantilla "Plantillas financieras" (Fig. 13).

Este grupo de plantillas contiene formularios para los siguientes documentos:

certificado de viaje;
. informe anticipado;
. orden de pago;
. factura;
. factura;
. Poder legal;
. pedidos entrantes y salientes;
. facturas de teléfono y electricidad.

Seleccione el formulario requerido para completar, y luego ingrese todos los detalles necesarios e imprímalo. Si lo desea, el documento se puede guardar como una hoja de cálculo de Excel normal.

Excel permite al usuario crear plantillas de documentos por sí mismo, así como editar las existentes.

Sin embargo, los formularios de los documentos pueden cambiar con el tiempo y, en ese caso, la plantilla existente quedará inutilizable. Además, en las plantillas que se incluyen en la entrega de Excel, sería bueno ingresar con anticipación información tan permanente como datos sobre su organización, gerente. Finalmente, puede ser necesario crear su propia plantilla: por ejemplo, el departamento de planificación probablemente necesitará plantillas para preparar estimaciones y cálculos, y el departamento de contabilidad necesitará un formulario de factura con el logotipo de su organización.

Para tales casos, Excel, así como muchos otros programas que trabajan con documentos electrónicos, ofrece la posibilidad de crear y editar plantillas para documentos de uso frecuente. Una plantilla de Excel es un libro de trabajo especial que se puede utilizar como referencia al crear otros libros de trabajo del mismo tipo. A diferencia de un libro de Excel normal que tiene la extensión *.xls, el archivo de plantilla tiene la extensión *.xlt.

Al crear un documento basado en una plantilla, Excel crea automáticamente una copia de trabajo con la extensión *.xls y agrega un número de serie al final del nombre del documento. La plantilla original permanece intacta y se puede reutilizar más tarde.

Para introducir automáticamente la fecha, puede utilizar de la siguiente manera: en la celda de fecha, ingrese la función HOY, después de eso, mostrará el día actual del mes, mes y año, respectivamente.

Por supuesto, puede usar todas las acciones consideradas en las plantillas cuando trabaje con libros de Excel normales.