Fügen Sie der Kommunikation eine Kopie der Nachricht bei. Geheimnisse der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz. Adressat - Beamter

Die meisten E-Mail-Clients, einschließlich Google Mail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, ermöglichen Ihnen das Eingeben mehrerer Empfänger Eine Kopie(Auf Englisch wird die Abkürzung akzeptiert SS), oder Bcc (CCB). IN Kopien Empfänger können die Adressen anderer Personen sehen. Im zweiten Fall wird die Identität weiterer Empfänger verschleiert.

Hinzufügen der Adresse eines Empfängers

Um den/die Empfänger der E-Mail anzugeben, geben Sie deren E-Mail-Adresse in das Feld ein An wen (Das):

Bei einigen E-Mail-Clients können Sie einfach Ihren Benutzernamen in ein Feld eingeben, das dann vom Programm automatisch ausgefüllt wird.

Wenn Sie dieses Feld verwenden, um E-Mails an mehrere Personen zu senden, kann jeder von ihnen die vollständige Liste der anderen Empfänger sehen.

So erstellen Sie eine Kopie einer E-Mail

Feld CC oder Kopieren Wird verwendet, um elektronische Nachrichten auf indirektere Weise als über das Feld auszutauschen An wen. Wenn Sie die Person in Ihrer E-Mail nicht direkt ansprechen, sondern möchten, dass diese Person der Konversation im E-Mail-Thread folgt oder sich einfach des Themas bewusst ist, ist das Feld die richtige Adresse Kopieren wäre eine tolle Option. Der Adressat, der dabei ist Kopien Briefe, erhält einen ungelesenen Brief in seinem Briefkasten, genau wie der, der in den Briefkasten gelegt wurde An wen; Der einzige Unterschied besteht darin, an wen Sie den Brief im Text Ihrer E-Mail zuerst adressieren. In der Berufswelt Mailing an Kopien ist weit verbreitet und dient dazu, Kollegen über verschiedene Ereignisse und Themen auf dem Laufenden zu halten.

Sie können E-Mail-Empfänger auflisten, indem Sie einfach eine Liste von Adressen in das Feld eingeben Kopieren, der sich normalerweise direkt unter dem Feld befindet An wen. Jeder in dieser Empfängerkette kann die Namen und E-Mail-Adressen aller anderen Empfänger sehen:

So erstellen Sie eine E-Mail mit BCC

Jeder E-Mail-Client (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo usw.) ermöglicht es dem Absender einer E-Mail, eine große Anzahl von Personen zu erreichen, ohne ihre Informationen anderen Benutzern in der E-Mail-Kette preiszugeben. Diese Funktion wird aufgerufen BCC oder Versteckte Kopie. Sie können Empfänger ausblenden, indem Sie deren Adressen in das Feld eingeben Versteckte Kopie anstatt Felder zu verwenden An wen Und Kopieren:

Sie können diese Funktion sowohl für Einzel- als auch für Gruppen-E-Mails verwenden. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Ihre Kontakte privat halten, sie vor Spam und unerwünschten E-Mails schützen möchten oder einfach nicht möchten, dass Ihre Empfänger wissen, wer dieselbe Nachricht erhalten hat.

Feld Versteckte Kopie Nicht immer standardmäßig für alle E-Mail-Clients verfügbar. Zum Beispiel in Ausblick Sie müssen dorthin gehen Optionen um auf die Einstellungen zuzugreifen; V Donnervogel Sie müssen diese Funktion aus dem Dropdown-Menü auswählen; V Google Mail muss einen Knopf drücken Kopieren Und Versteckte Kopie; V Windows Live Mail Sie müssen die Tasten gleichzeitig drücken Alt + B.

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Die Frage nach der Möglichkeit der Verwendung elektronischer Korrespondenz als Beweismittel vor einem Schiedsgericht ist alles andere als neu, verliert jedoch nicht an Aktualität. Die Feinheiten der Beziehungen zwischen Gegenparteien werden nicht immer dokumentiert und unterzeichnet, da bestimmte Maßnahmen häufig im Fristenmodus vereinbart werden. In solchen Fällen werden einige bereits vereinbarte Handlungen der Parteien telefonisch oder im elektronischen Schriftverkehr neu vereinbart oder geändert. Konzentrieren wir unsere Aufmerksamkeit auf die zweite Methode.

Die Pünktlichkeit von Anwälten kennt keine Grenzen – egal wer, und Vertreter dieses Berufsstandes können es sich nicht leisten, zu spät zu kommen, insbesondere wenn es um eine Gerichtsverhandlung geht. Und so wurde ich, während ich die Zeit auf dem Flur des Schiedsgerichts verbrachte, als die Unterlagen zum zehnten Mal noch einmal überprüft wurden und die Sekretärin mich immer noch nicht zur Sitzung einlud, zum unfreiwilligen Zuhörer und dann zum Teilnehmer ein interessanter Dialog mit Kollegen. In der Diskussion ging es um die Möglichkeit, elektronische Korrespondenz als Beweismittel vor Gericht zu nutzen. Die Meinungen waren unterschiedlich, aber mir wurde klar, dass die meisten Rechtsberater und Anwälte auf die eine oder andere Weise mit diesem Dilemma konfrontiert waren.

Was sagt uns der agroindustrielle Komplex der Russischen Föderation?

Also, Absatz 2 der Kunst. 64 der Schiedsgerichtsordnung der Russischen Föderation erlaubt als Beweismittel schriftliche und materielle Beweise, Erklärungen der am Verfahren beteiligten Personen, Gutachten, Konsultationen von Spezialisten, Zeugenaussagen, Audio- und Videoaufzeichnungen, andere Dokumente und Materialien. Basierend auf dieser nicht erschöpfenden Liste ist es am sinnvollsten, elektronische Korrespondenz als schriftlichen Beweis auf der Grundlage der unten diskutierten Normen zu betrachten.

Satz 1 Kunst. In Art. 75 der Schiedsgerichtsordnung der Russischen Föderation heißt es: „Schriftliche Beweise enthalten Informationen über Umstände, die für den Fall relevant sind, Verträge, Handlungen, Bescheinigungen, Geschäftskorrespondenz und andere Dokumente, die in Form einer digitalen, grafischen Aufzeichnung oder in einer anderen Form erstellt wurden.“ Methode, die es ermöglicht, die Echtheit des Dokuments festzustellen.“

Die relevanteste Norm des betrachteten Themas ist Absatz 3 der Kunst. 75 Schiedsverfahrensordnung der Russischen Föderation. Mit Änderungen, die am 1. Januar 2017 in Kraft traten (gemäß Artikel 3 des Bundesgesetzes „Über Änderungen bestimmter Rechtsakte der Russischen Föderation hinsichtlich der Verwendung elektronischer Dokumente bei der Tätigkeit der Justizbehörden“ Nr. 220-FZ vom 23. Juni 2016 ) wird diese Norm wie folgt dargestellt: „Dokumente, die per Fax, elektronischer oder anderer Kommunikation, einschließlich der Nutzung des Internet-Informations- und Telekommunikationsnetzes, empfangen werden, sowie Dokumente, die mit einer elektronischen Signatur in der in den Rechtsvorschriften festgelegten Weise unterzeichnet wurden der Russischen Föderation, sind als schriftlicher Beweis in Fällen und in der Weise zulässig, die in der Schiedsverfahrensordnung der Russischen Föderation, anderen Bundesgesetzen, anderen Rechtsakten oder einer Vereinbarung vorgesehen sind.“

Was zeigt die gerichtliche Praxis?

Im russischen Rechtsbereich gibt es auch eine Gerichtspraxis, die es ermöglicht, E-Mail-Korrespondenz als schriftlichen Beweis zu betrachten. Im Beschluss des Föderalen Antimonopoldienstes des Bezirks Fernost vom 5. August 2014 Nr. F03-3226/2014 im Fall Nr. A73-12821/2013 stellte das Gericht fest, dass „... die Rechtzeitigkeit der Übermittlung des Ergebnisses von Die Arbeiten wurden durch elektronische Korrespondenz der Parteien bestätigt, was den Bedingungen der Vereinbarung Nr. 110 vom 24. September 2012 entspricht …“ Daraus lässt sich schließen, dass die Vereinbarung die Bedingung enthielt, dass die gesamte elektronische Korrespondenz zwischen den Parteien während der Laufzeit der Vereinbarung von den Parteien als schriftlicher Beweis anerkannt wird.

Es ist zu beachten, dass die E-Mail-Adressen der Parteien im Vertragstext selbst (oder in dem Abschnitt, in dem die Einzelheiten der Parteien angegeben sind) angegeben werden müssen. Wenn dieser Moment bei der Vertragsunterzeichnung verpasst wurde, können die auf den offiziellen Websites von Organisationen als Kontaktadressen aufgeführten E-Mail-Adressen weiterhelfen. So hat das Schiedsgericht der Stadt Moskau in seiner Entscheidung vom 11. Juli 2016 in der Sache Nr. A40-30919/16 darauf hingewiesen, dass „... die zur Stützung dieser Aussage vorgelegte elektronische Korrespondenz kein ausreichender Beweis sein kann, da interne Korrespondenz.“ von einer internen E-Mail-Adresse an eine andere interne Postanschrift eines Dritten (GE Healthcare) übermittelt wird. Die Zugehörigkeit eines bestimmten elektronischen Postfachs zu einer bestimmten Organisation, insbesondere zum Zentralen Klinischen Krankenhaus der Zivilluftfahrt, kann dadurch festgestellt werden, dass es in einem Vertrag festgehalten und auf einem offiziellen Briefkopf oder einer offiziellen Website angegeben wird...."

Das Gericht betonte außerdem, dass elektronische Korrespondenz (als eine Reihe elektronischer Nachrichten relevanter Personen) im Wesentlichen mit den Bestimmungen von Artikel 75 Absatz 1 der Schiedsverfahrensordnung der Russischen Föderation korrespondiert und als schriftlicher Beweis angesehen werden kann.

In diesem Fall besteht die Zuverlässigkeit einer elektronischen Nachricht aus einer Kombination der folgenden Faktoren:

Die Notwendigkeit, den Absender und den Empfänger zu identifizieren;

Die Notwendigkeit, die Befugnis des Absenders und des Empfängers festzustellen, relevante Entscheidungen zu treffen, die Gegenstand der elektronischen Korrespondenz sind;

Die Notwendigkeit, eine authentische direkte elektronische Kommunikation herzustellen.

So machen Sie E-Mail-Korrespondenz legal

Basierend auf allem, was oben diskutiert wurde, können wir eine lakonische Schlussfolgerung ziehen: Ja, das Schiedsgericht kann die elektronische Korrespondenz zwischen Gegenparteien als schriftlichen Beweis gemäß Art. anerkennen. 75 Schiedsverfahrensordnung der Russischen Föderation. Es ist jedoch zu beachten, dass dies im Vertrag vorgesehen sein sollte.

Deshalb habe ich für unsere Organisation eine Klausel entwickelt, die in die Standardvertragsvorlagen aufgenommen wurde:

„Die Vertragsparteien haben vereinbart, dass die von den Vertragsparteien im Rahmen der Umsetzung dieser Vereinbarung per E-Mail geführte elektronische Korrespondenz, deren Adressen in den Einzelheiten dieser Vereinbarung angegeben sind, Rechtskraft hat und ein schriftlicher Beweis gemäß Art. ist. 75 Schiedsverfahrensordnung der Russischen Föderation.“

Der Text der E-Mail selbst sollte den Namen und die Position des Absenders sowie einen Link zu den Vertragsdetails enthalten.

Wenn der Vertrag ohne die genannte Klausel geschlossen wurde und sich in der Folge die Notwendigkeit einer elektronischen Korrespondenz ergab, halte ich den Abschluss einer Zusatzvereinbarung für ratsam, um der elektronischen Korrespondenz die erforderliche Rechtskraft zu verleihen. Wenn die Gegenpartei die Unterzeichnung einer solchen Vereinbarung verweigert, empfehle ich, die elektronische Korrespondenz an die auf den offiziellen Websites der Unternehmen angegebenen Adressen zu führen. Es ist jedoch zu bedenken, dass es sich bei letzterer Option nicht um eine garantierte Methode handelt, da die Anerkennung einer solchen Korrespondenz als schriftlicher Beweis ausschließlich im Ermessen des Gerichts liegt.

Es liegt auf der Hand, dass die vorstehenden Informationen keinen Anspruch auf absolute Wahrheit erheben, sondern lediglich beratenden Charakter haben. Es lohnt sich jedoch zu verstehen, dass der Gesetzgeber und die Gerichtspraxis es zulassen, sich im Schiedsverfahren auf diese Art von Beweisen zu stützen. Wenn Ihre Gegenpartei im Rahmen der elektronischen Korrespondenz die Schuld anerkennt und mögliche Rückzahlungsbedingungen nennt, diese aber vor Gericht bestreitet, kann diese elektronische Korrespondenz als Schlüssel- oder Beweisbeweis dienen. Natürlich ist die elektronische Korrespondenz im Vergleich zum Akt der Abstimmung gegenseitiger Abrechnungen traditionell minderwertig, aber wenn sie alles ist, was man hat, „ist das Spiel die Kerze wert.“

Tamara Vorotyntseva – Entwicklungsleiterin des Ausbildungsunternehmens „BUSINESS PARTNER“ (Moskau). Praktizierender Business Coach, Autor des Buches „Building a Personnel Training System“ und Veröffentlichungen in Wirtschaftspublikationen in Russland, Kasachstan und der Ukraine. Ersteller des Internet-Newsletters: „E-Mail-Korrespondenz im Geschäft“ auf dem subscribe.ru-Server! Das Buch ist ein praktischer Leitfaden für Geschäftsleute, die aktiv mit Kunden und Partnern korrespondieren. Es stellt Werkzeuge vor, die dabei helfen, die elektronische Kommunikation effektiv, zeit- und ergebnisoptimal und möglichst im Einklang mit den in der modernen Geschäftswelt akzeptierten Normen und Regeln zu gestalten. Der Autor gibt praktische Ratschläge, veranschaulicht seine Beobachtungen anhand von Fällen aus der Praxis und liefert begründete Schlussfolgerungen. Der Text des Buches ist reich an erkennbaren Beispielen echter Geschäftskorrespondenz. Der Autor teilt seine Beobachtungen, Techniken und „Tricks“, die die Effektivität und Effizienz einer Geschäfts-E-Mail erheblich beeinflussen können. Wenn Sie Unternehmer sind und es für Sie wichtig ist, zeitnah, prägnant, kompetent und im Einklang mit den Regeln guter Geschäftssitten zu schreiben, wird dieses Buch zu Ihrem zuverlässigen Helfer.

Buch:

Bedenken Sie bei der Arbeit mit den Feldern „An“ („An“), „Cc“ („CC“), „Bcc“ („Bcc“), dass es sich hierbei um einen wichtigen Teil der E-Mail handelt, der sich auf das weitere Vorgehen der Teilnehmer auswirkt in der Korrespondenz.

„An wen“ („Das“). Dieses Feld enthält die Adresse des Empfängers, an den der Brief und die darin enthaltenen Informationen direkt gerichtet sind. Der Autor des Briefes wartet auf eine Antwort des Hauptempfängers. Wenn in diesem Feld zwei Empfänger eingetragen sind, wartet der Autor des Briefes auf eine Antwort von jedem oder einigen von ihnen (bedenken Sie dies, wenn Ihr Name auf der Empfängerliste steht). Bedenken Sie gleichzeitig (wenn Sie der Absender sind), dass es nicht sehr ratsam ist, mehr als einen Adressaten im Feld „An“ („An“) anzugeben. Ein an mehrere Empfänger gesendeter Brief erhält möglicherweise keine einzige Antwort, da jeder davon ausgeht, dass der andere antworten wird.

Wenn der Brief an Sie adressiert ist, aber Kopien anderer Empfänger enthält, verwenden Sie beim Antworten unbedingt die Schaltfläche „Allen antworten“! Dadurch können Sie den Empfängerkreis beibehalten, den der Initiator der Korrespondenz festgelegt hat.

„Kopieren“ („Cs“). IN Geben Sie in dieses Feld die Adressen der Empfänger ein, die Ihrer Meinung nach über Korrespondenz zu diesem Thema informiert sein sollten. Diese Empfänger erhalten die Informationen lediglich „zu Ihrer Information“. Der CC-Empfänger muss in der Regel nicht auf das Schreiben antworten, kann dies aber bei Bedarf tun.

BEACHTEN SIE. ES IST WICHTIG!

Wenn Ihr Name im Feld „Cc“ („CC“) steht, denken Sie bei der Korrespondenz daran, dass es Situationen gibt, in denen es äußerst wichtig ist, höflich zu sein. Verwenden Sie die Formulierungen: „Lassen Sie mich an der Diskussion teilnehmen“, oder „Lassen Sie mich an Ihrem Dialog teilnehmen“ oder „Lassen Sie mich meine Meinung äußern.“

„Blindkopie“ („Bcc“). Die Nutzung dieses Feldes ist in einigen Unternehmen verboten, da es sich um ein Werkzeug handelt, das ethischen Standards der Kommunikation widerspricht. Der Zweck dieses Feldes besteht darin, den Empfänger einzuladen, ein „heimlicher Zeuge“ zu werden.

Wenn Ihre Geschäftspraxis darin besteht, dieses Feld in Ihrer Arbeit zu nutzen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen. Der BCC-Empfänger bleibt für den Hauptempfänger und die BCC-Empfänger unsichtbar. Manchmal ist es für den Absender und den „geheimen Empfänger“ nützlich, eine vorläufige Vereinbarung (oder ein späteres Bewusstsein) über den Grund und Zweck dieser Informationsmethode zu treffen.

BEACHTEN SIE. ES IST WICHTIG!

Der „verborgene“ Empfänger sollte auf keinen Fall aus diesem Feld heraus korrespondieren.

· Igor Schurawlew

· Igor Zhuravlev, Andrey Kurosh, Alexey Chumachenko, Polina Vafina

· Igor Zhuravlev, Polina Vafina

Sie haben eine E-Mail mit mehreren Empfängern in der Kopie erhalten. Was passiert, wenn Sie auf die Schaltfläche „Allen antworten“ klicken?

· Es wird ein Brief erstellt, in dem im Feld „An“ die Adresse angegeben wird, von der Sie den Originalbrief erhalten haben

· Es wird ein Brief erstellt, in dem in den Feldern „An“ und „Kopie“ jeweils alle im Originalbrief aufgeführten Adressaten angegeben werden.

· Es wird eine E-Mail mit einem leeren „An“-Feld erstellt.

· Es wird ein Brief erstellt, wobei im Feld „Kopie“ die im Originalbrief aufgeführten Empfänger angegeben werden

Sie haben eine E-Mail von einer bestimmten Adresse erhalten. Im Feld „Kopieren“ gibt es mehrere weitere Adressen. Sie möchten nur der Person antworten, von deren Adresse der Brief stammt. Welchen Knopf soll man drücken?

· Antwort

· Allen antworten

· Erstellen Sie eine Nachricht

· Nach vorne

Wozu dient die Schaltfläche „Ausführen“?

· So legen Sie eine Kalendererinnerung fest

· Um eine Antwort im Namen des Managers vorzubereiten

· Damit die Nachricht immer als ungelesen markiert ist

· Um einen Brief an einen Untergebenen weiterzuleiten

Welches Konzept wird unten definiert?

· Offene Daten

· Offener Datenpass

666. Die Definition dieses Konzepts ist unten angegeben:

· Offene Daten

· Offene Regierungsdaten

· Öffnen Sie den Datenpass

In welchem ​​Format werden die Daten nicht für den offenen Datensatz zum Zweck ihrer Veröffentlichung auf dem Open Data Portal der Russischen Föderation aufbereitet?

· XML-Format

· DOC-Format

· CSV-Format

Welches Symbol startet eine Softwareanwendung zum Erstellen eines Satzes offener Daten im CSV-Format?

Tabelle 1

Tabelle 2

· Tabelle 1

· Tabelle 2

Welche Tabelle erfüllt die Anforderungen für die Veröffentlichung eines offenen Datensatzes?

Tabelle 1

Tabelle 2

· Tabelle 1

· Tabelle 2

Die Briefe einer intelligenten Person spiegeln den Charakter derjenigen wider, an die sie gerichtet sind.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Schreiben Sie die Art von Briefen, die Sie erhalten möchten.

[Alter Aphorismus]

Ein Brief ist ein starkes Argument in der Geschäftswelt.

[Bechtereva Victoria]

1. Warum einheitliche Unternehmensstandards in der Geschäftskorrespondenz?

Die elektronische Korrespondenz ist für jedes Unternehmen ein obligatorisches Merkmal der Geschäftskommunikation. Es gibt praktisch keine Unternehmen, die keine E-Mail nutzen. Aber stellen Sie sich folgende Fragen:

• Kommt es Ihnen schon einmal vor, dass Sie beim Senden einer E-Mail an einen Kollegen das Gefühl haben, Sie würden einen Brief in ein schwarzes Loch schicken, und dass dieser Ihnen einfach nicht antwortet?
• Wenn Mitarbeiter sich gegenseitig anrufen und sich gegenseitig bitten, dringend eine E-Mail zu lesen, und das passiert den ganzen Tag
• Wenn Sie absolut nicht verstehen können, was genau sie in einer E-Mail von Ihnen wollen
• Wenn komplexe und schwierige Probleme per E-Mail besprochen werden, ertrinken sie in einem Meer von Informationen und Details und das Problem wird nie gelöst

Wenn diese Themen für Sie relevant sind, können Sie durch die Einführung einheitlicher Regeln für die elektronische Korrespondenz jeden Tag viel Zeit gewinnen. In diesem Artikel werden wir über die Etikette in der Geschäftskorrespondenz sprechen.

2. Sieben Hauptregeln der Geschäftskorrespondenzethik

Teilen wir die Regeln der Geschäftskorrespondenz bedingt auf über die Regeln der Ethik Und Regeln der Kommunikation und des Informationsaustauschs.

Kommunikationsregeln werden durch die Regeln für den Informationsaustausch innerhalb von Geschäftsprozessen und Projekten geregelt. Wir werden ihnen einen eigenen Artikel widmen. Die Regeln der Ethik prägen den Stil der internen Beziehungen zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens und beeinflussen zwangsläufig die Imagebildung Ihres Unternehmens bei den Partnern. Beispielsweise erhielt ich kürzlich einen Brief von einem unserer Partner, der mit den Worten begann: „Guten Tag, Bechterew.“ Glauben Sie, dass unsere Zusammenarbeit geklappt hat?

Um bei der Geschäftskorrespondenz nicht das „Gesicht“ des Unternehmens zu verlieren, ist es notwendig, die „goldenen Regeln“ der Ethik der Geschäftskorrespondenz zu befolgen:

1. Wir beginnen einen Brief immer mit einem Einspruch
2. Der Betreff des Briefes muss sein
3. Vor dem Absenden müssen Sie Rechtschreibung, Zeichensetzung und Sprachfehler überprüfen.
4. Der Brief muss strukturiert sein (KEIN Wasser!)
5. Der Brief muss einen korrekten Wortlaut enthalten
6. Wenn wir Anhänge in einem Brief versenden, vermerken Sie unbedingt, dass Dateien angehängt sind (dieser Schritt hilft, Situationen zu vermeiden, in denen Sie einen Brief senden und die Datei nicht angehängt ist; der Empfänger hat den Brief gelesen und findet das angehängte Dokument nicht , kann schnell antworten und Ihnen schreiben, dass im Anhang die von Ihnen im Brief angegebenen Dokumente fehlen).
7. Wir löschen niemals Korrespondenz. Einer der wichtigsten Punkte. Der Nachrichtenverlauf sollte niemals gelöscht werden, da ein Brief ein Dokument ist. Bei Bedarf sollten Sie jederzeit in der Lage sein, Ihren Korrespondenzverlauf zu erweitern. Radislav Gandapas beispielsweise fügte in seiner Signatur sogar die Bitte ein, den Korrespondenzverlauf nicht zu löschen.

3. Arten von Briefen

Es gibt viele verschiedene Klassifizierungen; wir schlagen vor, Buchstaben nach ihrer Designstruktur zu unterscheiden:

1. Kommunikationsschreiben (Ablehnungsschreiben, Klageschreiben, Anerkennungsschreiben, Begründungsschreiben usw.)
2. Einverständniserklärung

Briefkommunikation

Zu dieser Briefart zählen alle Arten von Briefen, die ein Mitarbeiter im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit verwendet.

Buchstabenstruktur

Der Brief sollte nicht in einem einzigen Text formatiert sein. Es sollte klar strukturiert und gut gestaltet sein, damit der Empfänger wichtige Informationen nicht aus den Augen verliert. Der Aufbau des Briefes besteht aus klaren Bestandteilen:

Betreff des Briefes

Der Betreff des Briefes sollte die konkrete Aktion enthalten, die Sie vom Befragten erwarten: „Einigung vereinbaren“, „Themen zur Prüfung vorschlagen“, „Bericht senden“ usw.

Wenn Sie Dokumente versenden, muss die Betreffzeile eine eindeutige Angabe der im Anhang des Schreibens enthaltenen Dokumente enthalten.

Warum ist es wichtig, den Betreff Ihrer E-Mail richtig zu formatieren?

Es ist sehr einfach, den benötigten Brief im täglichen Informationsfluss anhand des Betreffs des Briefes zu finden. Es geht kein einziger Buchstabe verloren.

Hinweis: Wenn Sie einen Brief innerhalb eines Unternehmens versenden, wird der Betreff des Briefes nach einem vorgegebenen Standard formatiert. Wenn Sie einen Brief außerhalb des Unternehmens versenden, empfiehlt es sich, den Betreff gemäß der Vorlage zu formatieren: Firmenname: Zweck des Briefes.

Je konstruktiver der Text des Briefes, desto besser! Eine der wichtigsten Fähigkeiten zum Geschäftsschreiben, die Sie bei Ihren Mitarbeitern entwickeln sollten, ist die Fähigkeit, Ihre Gedanken klar und prägnant zu formulieren.

P.S. Wenn wir beim Verfassen eines Briefes einen Sachverhalt aus dem Brief des Gesprächspartners erwähnen, muss dieser zitiert werden, getrennt nach Farbe oder Schriftart.

Firmensignatur

Die Unternehmenssignaturvorlage muss für alle Mitarbeiter des Unternehmens gleich sein.

Die Unterschrift sollte alle wichtigen Angaben zum Adressaten enthalten, damit der Empfänger des Briefes im Bedarfsfall problemlos mit Ihnen in Kontakt treten kann.

Mit freundlichen Grüßen,

Vollständiger Name, Position.

P.S. Wenn wir eine herzliche Beziehung zu einem Partner/Kunden wünschen, dann lohnt es sich, eine persönliche Unterschrift zu erteilen. Über einen Brief mit persönlicher Einstellung freut sich jeder, auch im formellen Schriftverkehr.

Die persönliche Unterschrift bezieht sich immer auf den Textkörper des Briefes. Beispiel: Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag / Danke / Es war mir eine Freude, heute mit Ihnen zu sprechen / Danke, dass Sie sich Zeit für ein so wichtiges Thema genommen haben / Hallo Familie und Kinder usw.

Kopieren

Die Felder „An“ und „Cc“ füllen wir zuletzt aus, um nicht versehentlich einen Brief zu versenden, wenn dieser noch nicht fertig ist.

Was ist der Unterschied zwischen den Feldern „An“ und „Cc“?

Im Feld „An“ geben wir die Adresse der Person ein, von der wir eine Aktion ausführen müssen.

Im Feld „Kopie“ geben wir die Adresse der Person ein, die von der Lektüre des Briefinhalts profitieren würde.

P.S. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass das Cc-Feld sehr nützlich ist. Wenn wir mit einem normalen Mitarbeiter verhandeln, wichtige Themen besprechen, aber keine inhaltlichen und rechtzeitigen Antworten erhalten, lohnt es sich, eine Kopie des Briefes des Direktors oder des leitenden Managers beizufügen, und die Korrespondenz beginnt sofort in a konstruktive Art und Weise.

Leider ist in vielen Unternehmen die Unternehmenskultur nicht auf dem richtigen Niveau, was zu Situationen führt, in denen eine strenge Kontrolle durch das Managementteam erforderlich ist, damit ein Mitarbeiter seine Arbeit gut erledigen kann.

Outlook verfügt außerdem über eine Funktion wie „Bcc“ – ein wichtiges Tool, mit dem Sie Interessenten über den Brief informieren können, gleichzeitig aber den Empfänger nicht verwirren, dass der Brief nicht allein an ihn gerichtet ist!

Einverständniserklärung

Eine wichtige Art von Brief, mit dem Sie das Treffen zusammenfassen, Vereinbarungen schriftlich formulieren, die Fertigstellungszeit angeben und klarstellen können: Haben beide Parteien richtig verstanden, was sie tun müssen?

Es ist sinnvoll, solche Briefe nach Treffen, Verhandlungen und Konferenzen zu verfassen, um schriftliche Vereinbarungen und eine gemeinsame Vision für deren Umsetzung zu haben.

Briefaufbau:

1. Grüße, Ansprachen und Dank an die Diskussionsteilnehmer.
2. Wiederholung des Zwecks des Treffens, bei dem Vereinbarungen getroffen wurden.
3. Eine Auflistung aller besprochenen Themen im Zusammenhang mit den dazu getroffenen Entscheidungen und der Ernennung der für die Ausführung verantwortlichen Person.
4. Aufzeichnen von Ideen, die keiner dringenden Umsetzung bedürfen, für die Geschichte.
5. Frage an die Adressaten: Ist alles berücksichtigt? Irgendwelche Kommentare oder Ergänzungen?

Zum Beispiel:

Einen Brief formatieren

Schriftart

Die Schriftart des Briefes sollte einheitlich sein; Kernaussagen und Überschriften können kursiv hervorgehoben werden, es ist jedoch zwingend erforderlich, einen einheitlichen Gestaltungsstil einzuhalten.

P.S. Sie sollten immer bedenken, dass in Großbuchstaben geschriebene Wörter als den Ton anhebend empfunden werden. Sie sollten vermieden werden.

Absatz

Um den Text verständlicher zu machen, empfiehlt es sich, jeden einzelnen Gedanken in einem eigenen Absatz zu formulieren.

Einrückungen

Absätze sollten nicht miteinander verschmelzen. Um den Brief besser lesbar zu machen, sollten Einzüge nach der Begrüßung, vor jedem Absatz und vor der Unterschrift erfolgen:

Um den Brief optisch ansprechender zu gestalten, ist es besser, die Links im Briefkörper als Hyperlinks zu formatieren:

Schreibstil

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